Ο προϋπολογισμός κεφαλαίων είναι μια δημοσιονομικά υπεύθυνη διαδικασία που έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση των διαθέσιμων πόρων για την επιλογή των μακροπρόθεσμων έργων που επιδεικνύουν τον υψηλότερο βαθμό δυνατότητας να αποφέρουν υψηλή απόδοση στην επένδυση αυτών των πόρων. Ο προϋπολογισμός κεφαλαίων απαιτεί την κατανόηση της ισορροπίας μεταξύ του ποσού των πόρων που θα δαπανηθούν, του ρυθμού με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν αυτοί οι πόροι και του πόσο γρήγορα η επένδυση θα αρχίσει να παρουσιάζει απόδοση, να φτάσει στο νεκρό σημείο και τελικά να αρχίσει να δείχνει κέρδος.
Ο βασικός τύπος για τον προϋπολογισμό κεφαλαίου είναι πολύ απλός. Ουσιαστικά, ο προϋπολογισμός κεφαλαίου περιλαμβάνει τη σύγκριση των προεξοφλημένων ταμειακών ροών με τον εσωτερικό συντελεστή απόδοσης. Οι προεξοφλημένες ταμειακές ροές έχουν να κάνουν με την αξία των πόρων που εμπλέκονται στην αρχική έναρξη του έργου, επιτρέποντας σταδιακές μειώσεις ή εκπτώσεις για κάθε έτος του έργου. Τα ποσοστά απόδοσης, ειδικότερα το εσωτερικό ποσοστό απόδοσης, είναι τα μέσα ποσοστά που κερδίζονται από κάθε πόρο που επενδύεται σε ένα έργο κατά τη διάρκεια καθορισμένης χρονικής περιόδου.
Προκειμένου ο προϋπολογισμός κεφαλαίου για ένα έργο να είναι ελκυστικός, οι προβλέψεις πρέπει να αναφέρουν αρκετούς παράγοντες που θα συνθέσουν το αποτέλεσμα του έργου. Πρώτον, το έργο αναμένεται να ανακτήσει τους πόρους που επενδύθηκαν για την έναρξη του έργου μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα. Συχνά, όσο πιο νωρίς στη διαδικασία μπορεί να καλυφθεί η επένδυση από τα παραγόμενα έσοδα, τόσο πιο γρήγορα οι επενδυτές αρχίζουν να βλέπουν κέρδη από το εγχείρημα.
Στη συνέχεια, το έργο πρέπει να διαιωνιστεί. Δηλαδή, το έργο πρέπει να συνεχίσει να παράγει έσοδα μετά την αρχική έναρξη σε μακροπρόθεσμη βάση. Αυτός ο παράγοντας καθιστά τα είδη μόδας που αναμένεται να έχουν διάρκεια ζωής όχι μεγαλύτερη από μερικούς μήνες ανάξια για τον προϋπολογισμό κεφαλαίου. Τέλος, το ποσό των πόρων που απαιτούνται για τη διατήρηση της δυναμικής του έργου θα πρέπει να είναι σημαντικά μικρότερο από ό,τι στο σημείο εκκίνησης. Αυτός ο παράγοντας δείχνει ότι το επίπεδο κερδοφορίας θα συνεχίσει να αυξάνεται για κάποιο χρονικό διάστημα πριν ισοπεδωθεί.
Η προετοιμασία ενός κεφαλαιακού προϋπολογισμού είναι μια εργασία που απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια, ικανότητα ανάλυσης και διεξοδικής επενδυτικής ευκαιρίας και κατανόηση του τρόπου προετοιμασίας προβλέψεων που βασίζονται σε στέρεα δεδομένα. Αυτό σημαίνει ότι οι οικονομικοί εμπειρογνώμονες είναι η καλύτερη επιλογή για τη διαχείριση του προϋπολογισμού κεφαλαίων. Οι ειδικοί αυτού του τύπου μπορούν να δουν τα δεδομένα αντικειμενικά και να δημιουργήσουν έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό που θα αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τις συνθήκες που περιβάλλουν την επενδυτική ευκαιρία.