Ένας υπάλληλος καθολικών είναι υπεύθυνος για την εισαγωγή πληροφοριών σε λογιστικά βιβλία για λογαριασμό μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Οι νόμοι σε πολλές χώρες απαιτούν από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να τηρούν λεπτομερή οικονομικά αρχεία εσόδων και εξόδων και αυτά τα αρχεία αναθεωρούνται που χρησιμοποιούνται κατά τη φορολογική προετοιμασία και τους ελέγχους της εταιρείας. Ο υπάλληλος του βιβλίου πρέπει να διασφαλίσει ότι οι οικονομικές πληροφορίες καταγράφονται με ακρίβεια και τα βιβλία της εταιρείας εξισορροπούνται σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.
Πολλές εταιρείες διατηρούν ξεχωριστά βιβλία για διαφορετικούς τύπους δαπανών, όπως μισθοδοσία ή απογραφή. Πριν από την κατάθεση ή την απόσυρση κεφαλαίων από αυτούς τους λογαριασμούς, ο υπάλληλος μπορεί να περάσει όλες τις συναλλαγές μέσω ενός γενικού βιβλίου. Οι καταθέσεις καταγράφονται στο γενικό καθολικό και στη συνέχεια χρεώνονται από αυτόν τον λογαριασμό και ανακατατίθενται στον κατάλληλο υποκαθαριστικό. Ο υπάλληλος χρησιμοποιεί αριθμούς λογαριασμού δευτερεύοντος βιβλίου για την παρακολούθηση αυτών των καταθέσεων και αναλήψεων, αλλά το βιβλίο λογαριασμών γενικού βιβλίου περιέχει λεπτομέρειες για όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις της εταιρείας.
Στο τέλος κάθε ημέρας, το τελικό υπόλοιπο του καθολικού πρέπει να αντικατοπτρίζει το συνολικό σύνολο του αρχικού υπολοίπου της ημέρας συν όλες τις πιστώσεις και μείον όλες τις χρεώσεις. Συνήθως, οι εταιρείες απαιτούν από τον υπάλληλο να εξισορροπεί το γενικό καθολικό σε καθημερινή βάση. Εάν διαπιστωθούν αποκλίσεις, ο υπάλληλος του καθολικού πρέπει να ελέγξει προσεκτικά όλες τις συναλλαγές και τις αποδείξεις για να προσδιορίσει την πηγή του προβλήματος. Ο υπάλληλος πρέπει να διορθώσει το λάθος και να διασφαλίσει ότι το τελικό υπόλοιπο είναι ακριβές. Σε ορισμένα κράτη, οι υπάλληλοι δεν υποχρεούνται να ελέγχουν τα καθολικά σε καθημερινή βάση, αλλά όσο πιο συχνά αναθεωρούνται τα καθολικά, τόσο πιο εύκολα οι υπάλληλοι μπορούν να εντοπίσουν και να επιλύσουν προβλήματα.
Οι υπάλληλοι Ledger είναι μερικές φορές υπεύθυνοι για την προετοιμασία οικονομικών εκθέσεων και για την παρουσίαση σε διευθυντές ή ιδιοκτήτες εταιρειών. Μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις σχετικά με τις οικονομικές επιδόσεις της εταιρείας με αναφορά στα δεδομένα που περιέχονται στα καθολικά. Όταν οι φορολογικές αρχές διενεργούν ελέγχους, ο υπάλληλος του βιβλίου είναι υπεύθυνος για την απάντηση στις ερωτήσεις του ελεγκτή και για την παροχή αντιγράφων αποδείξεων και οικονομικών πληροφοριών που ζητούν οι ελεγκτές.
Ορισμένες εταιρείες προσλαμβάνουν πιστοποιημένους δημόσιους λογιστές για να εργάζονται ως υπάλληλοι καθολικών. Αυτά τα άτομα έχουν συνήθως πτυχίο κολλεγίου στη λογιστική, τη χρηματοδότηση ή τον σχετικό τομέα και έχουν άδεια να εργάζονται ως λογιστές. Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να απασχολούν μεγάλο αριθμό υπαλλήλων για να επιβλέπουν τα οικονομικά διαφόρων διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας. Μερικές εταιρείες προσλαμβάνουν μερικές φορές λογιστές που δεν έχουν επίσημη λογιστική κατάρτιση για να εργάζονται ως υπάλληλοι. Αυτά τα άτομα μπορεί ή όχι να έχουν πτυχία πανεπιστημίου, αλλά συνήθως έχουν κάποια εμπειρία ως διαχειριστές γραφείων, γραμματείς ή ταμία.