Ο λογαριασμός μισθοδοσίας είναι ένας τραπεζικός λογαριασμός που παρακρατείται με σκοπό τη διαχείριση όλων των εκταμιεύσεων που σχετίζονται με τη μισθοδοσία ενός εργοδότη. Τα κεφάλαια μεταφέρονται στον λογαριασμό από άλλους επαγγελματικούς λογαριασμούς για τη χρηματοδότηση μισθοδοσίας, για την πληρωμή φόρων εργοδότη και τυχόν παρακρατήσεων από την αμοιβή των εργαζομένων και για την εκταμίευση πληρωμών με τη μορφή ηλεκτρονικών εμβασμάτων ή έντυπων επιταγών. Συνήθως συνιστάται η διατήρηση ξεχωριστού τραπεζικού λογαριασμού για σκοπούς μισθοδοσίας, καθώς καθιστά τη διαδικασία παρακολούθησης της δραστηριότητας στα κύρια λογιστικά βιβλία πολύ πιο απλή.
Μαζί με την παροχή οργανωμένων μέσων για την υλοποίηση συναλλαγών που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, ένας λογαριασμός μισθοδοσίας διευκολύνει επίσης τον προσδιορισμό των συναλλαγών που έχουν ολοκληρωθεί με επιτυχία. Οι εκταμιεύσεις μισθοδοσίας, είτε με τη μορφή χάρτινης επιταγής είτε με μεταφορά του υπολοίπου σε λογαριασμό κάρτας μισθοδοσίας υπαλλήλων, μπορούν να προσδιοριστούν με ευκολία, καθιστώντας απλή την παρακολούθηση της ημερομηνίας που πραγματοποιήθηκε η αρχική συναλλαγή και πότε αυτή η συναλλαγή δημοσιεύτηκε στο λογαριασμό. Αυτό επιτρέπει στο προσωπικό μισθοδοσίας να προσδιορίζει γρήγορα σε πραγματικό χρόνο ποιες εκταμιεύσεις έχουν πραγματοποιηθεί και δεν έχουν ακόμη εκκαθαριστεί.
Ενώ η διαχείριση ενός λογαριασμού μισθοδοσίας μπορεί να διαχειριστεί με τη χρήση ενός βασικού βιβλίου μισθοδοσίας και επιταγής, πολλές εταιρείες σήμερα χρησιμοποιούν λογισμικό μισθοδοσίας. Τα πακέτα λογισμικού αυτού του τύπου καθιστούν τη διαδικασία υπολογισμού της μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής υπερωριακής αμοιβής για ωρομίσθιους και της παρακράτησης φόρων, μια απλή διαδικασία. Επιπλέον, το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας πραγματοποίησης ηλεκτρονικών μεταφορών κεφαλαίων από τον λογαριασμό μισθοδοσίας στους τραπεζικούς λογαριασμούς των εργαζομένων. Πολλά από αυτά τα πακέτα μπορούν επίσης να υποβάλλουν ηλεκτρονικές πληρωμές σε φορολογικές υπηρεσίες, καθώς και να μεταφέρουν κεφάλαια σε καθορισμένους λογαριασμούς σε περιπτώσεις στις οποίες οποιοσδήποτε εργαζόμενος τελεί επί του παρόντος υπό διαταγή απόκτησης ή πάγια εντολή, όπως πληρωμή υποστήριξης παιδιού.
Μαζί με τον πιο συνηθισμένο ορισμό του λογαριασμού μισθοδοσίας ως τραπεζικού λογαριασμού που χρησιμοποιείται μόνο για σκοπούς μισθοδοσίας, ο όρος αναφέρεται επίσης σε λογαριασμό που έχει δημιουργηθεί με εθνικό οργανισμό εσόδων, όπως η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων στις Ηνωμένες Πολιτείες ή τα έσοδα του Καναδά Πρακτορείο. Αυτός ο λογαριασμός χρησιμεύει ως σημείο προορισμού για οποιαδήποτε δραστηριότητα μισθοδοσίας που αναφέρεται από μια δεδομένη επιχείρηση. Η δραστηριότητα που σχετίζεται με τον λογαριασμό περιλαμβάνει τη συνολική καταβολή μισθών και μισθών, το ποσό της παρακράτησης σε κάθε εργαζόμενο και ανάλυση των φόρων και άλλων μορφών παρακράτησης που έγιναν για λογαριασμό του εργαζομένου. Σε αυτήν την εφαρμογή, ο λογαριασμός μισθοδοσίας παρακολουθεί επίσης το ποσό των φόρων μισθοδοσίας που οφείλει η επιχείρηση και εφαρμόζει πληρωμές σε αυτό το ποσό καθώς τα κεφάλαια λαμβάνονται από την επιχείρηση.
SmartAsset.