Προκειμένου να παρακολουθείται η ποιότητα της εργασίας που εκτελείται σε ένα εργαστήριο, πρέπει να υπάρχουν ορισμένα συστήματα. Ένα μικροβιολογικό εργαστήριο αναλύει δείγματα και μπορεί επίσης να ελέγξει ότι οι βιομηχανικές ή επιστημονικές διεργασίες λειτουργούν σωστά. Επομένως, ο ποιοτικός έλεγχος στη μικροβιολογία χρησιμοποιεί τεκμηρίωση για να καταγράψει τι συμβαίνει σε μια διαδικασία και να εντοπίσει ζητήματα που επηρεάζουν αυτές τις διαδικασίες.
Τα νοσοκομεία, η βιομηχανία και η έρευνα είναι τομείς στους οποίους δραστηριοποιούνται μικροβιολόγοι. Για να έχει όσο το δυνατόν ακριβέστερα αποτελέσματα, πρέπει να ακολουθεί κανόνες. Αυτοί οι κανόνες διασφαλίζουν ότι τα υλικά είναι κατάλληλα για το σκοπό, ότι οι αναλυτές εκπαιδεύονται σωστά και ότι οι διαδικασίες ακολουθούνται σωστά. Με αυτόν τον τρόπο, τα λάθη μπορούν να μειωθούν και να εντοπιστεί η πηγή ενός προβλήματος.
Οι μικροβιολόγοι εντοπίζουν μικροοργανισμούς, όπως βακτήρια και μύκητες, για να ζήσουν. Η σημασία αυτού εξαρτάται από τον τομέα στον οποίο εργάζονται. Η ασφάλεια των τροφίμων είναι ένα τέτοιο παράδειγμα. Οι κατασκευαστές προϊόντων διατροφής μπορεί να χρειαστούν ένα μικροβιολογικό εργαστήριο για να ελέγξουν εάν υπάρχουν επικίνδυνα μικρόβια στα τρόφιμα.
Οι φαρμακευτικές εταιρείες κατασκευάζουν φάρμακα που χρησιμοποιούνται σε ανθρώπους ή ζώα. Εάν το προϊόν είναι μολυσμένο με μικρόβια, αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τον ασθενή. Η μόλυνση είναι ιδιαίτερα επικίνδυνη εάν το προϊόν είναι ενέσιμο φάρμακο, όπου τα μικρόβια μπορούν να εισαχθούν απευθείας στο σώμα.
Μικροβιολόγοι του νοσοκομείου δοκιμάζουν δείγματα από άρρωστους ασθενείς. Εάν μπορέσουν να βρουν ένα μικρόβιο που προκαλεί μια ασθένεια, τότε οι γιατροί μπορούν να θεραπεύσουν αποτελεσματικά τον ασθενή. Οι μικροβιολόγοι ερευνητές αναλύουν τα μικρόβια για επιστημονικούς σκοπούς και τα ευρήματά τους μπορεί να είναι σημαντικά για τη δημόσια υγεία ή για μελλοντική έρευνα.
Η σωστή αναγνώριση ενός μικροβίου που υπάρχει σε μια συγκεκριμένη περιοχή είναι ο στόχος κάθε μικροβιολόγου. Μόλις εντοπιστεί το μικρόβιο, ένας μικροβιολόγος μπορεί επίσης να χρειαστεί να εντοπίσει την πηγή μόλυνσης και να αφαιρέσει το πρόβλημα. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να συμβουλεύσει σχετικά με τη σωστή μέθοδο για την επίλυση του προβλήματος και την αποφυγή του να συμβεί στο μέλλον.
Κεντρική θέση σε αυτές τις ευθύνες είναι η ακριβής αναγνώριση του μικροβίου που εμπλέκεται. Τα μικροβιολογικά τεστ μολύνονται εύκολα με άλλα, άσχετα μικρόβια, τα οποία καθιστούν ολόκληρο το τεστ ανακριβές και όλες τις μελλοντικές ενέργειες άχρηστες. Ο ποιοτικός έλεγχος στη μικροβιολογία είναι επομένως εξαιρετικά σημαντικός για να είναι χρήσιμος ο έλεγχος.
Οι αναλυτές του εργαστηρίου πρέπει να γνωρίζουν τον σωστό τρόπο εκτέλεσης εργασιών. Για να τα μάθουν αυτά, μπορούν να ακολουθήσουν διαδικασίες εκπαίδευσης, οι οποίες καθορίζουν γραπτώς τον καλύτερο τρόπο εκτέλεσης εργασιών. Κάθε διαδικασία είναι η ίδια για κάθε αναλυτή. Μέρος του ποιοτικού ελέγχου στη μικροβιολογία είναι η τήρηση αρχείων εκπαίδευσης για να δείξει ότι ένας αναλυτής ήξερε πώς να εκτελέσει σωστά την εργασία.
Στη συνέχεια, ένας αναλυτής πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες για κάθε συγκεκριμένη δοκιμή που κάνει σε δείγματα. Αυτοί οι κανόνες αποτρέπουν τη μόλυνση του τεστ και διασφαλίζουν ότι, εάν υπάρχουν σχετικά μικρόβια στο δείγμα, η δοκιμή θα τα αναγνωρίσει. Μια τυπική διαδικασία δοκιμής, η οποία ονομάζεται τυπική διαδικασία λειτουργίας (SOP) σε ορισμένα πεδία, περιγράφει τον τρόπο χειρισμού του δείγματος, τον τρόπο εργασίας του εξοπλισμού και σε ποιες θερμοκρασίες και χρόνους επωάζεται ένα δείγμα. Όλα τα βήματα της δοκιμής πρέπει επίσης να καταγράφονται λεπτομερώς από τον αναλυτή.
Ο εξοπλισμός στο εργαστήριο πρέπει επίσης να κάνει σωστά τη δουλειά του. Ο ποιοτικός έλεγχος στη μικροβιολογία μπορεί επίσης να επεκταθεί στον εξοπλισμό. Οι αναλυτές και οι μηχανικοί καταγράφουν γραπτώς εάν ο εξοπλισμός λειτουργεί και τον αφαιρούν από τη χρήση εάν δεν λειτουργεί.
Σε μια βιομηχανία όπως η φαρμακευτική, ο όρος ποιοτικός έλεγχος μπορεί να αναφέρεται και σε ένα ολόκληρο τμήμα. Οι άνθρωποι που εργάζονται στο τμήμα ποιοτικού ελέγχου (QC) ελέγχουν τα προϊόντα και τις πρώτες ύλες για μόλυνση. Ελέγχουν επίσης τα μέρη του εργοστασίου που συμμετέχουν στην κατασκευή του προϊόντος για πιθανές πηγές μόλυνσης.
Εάν ένας μικροβιολόγος εντοπίσει μόλυνση σε ένα δείγμα, τότε μπορεί να ανατρέξει στην τεκμηρίωση ποιότητας για να διασφαλίσει ότι τίποτα δεν πήγε στραβά ή δεν έγινε σωστά στη διαδικασία δοκιμής. Εάν δεν υπάρχει αυτή η τεκμηρίωση, ο αναλυτής δεν μπορεί να αποκλείσει λάθη ως αιτία μόλυνσης. Ο ποιοτικός έλεγχος στη μικροβιολογία είναι επομένως μια μέθοδος που διασφαλίζει ότι τα αποτελέσματα είναι έγκυρα και ότι μπορούν να εφαρμοστούν. Όλοι οι κανόνες δίνουν επίσης στους αναλυτές καλές διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσουν, ώστε να μπορούν να κάνουν τη δουλειά με υψηλή ποιότητα.
Ο ποιοτικός έλεγχος σε μικροβιολογικό εργαστήριο μπορεί να ελεγχθεί από εξωτερικούς ρυθμιστικούς φορείς. Ο Οργανισμός Τροφίμων και Φαρμάκων των ΗΠΑ είναι ένας τέτοιος οργανισμός που ελέγχει την τεκμηρίωση πολλών εταιρειών, όπως αυτές που παράγουν φαρμακευτικά προϊόντα. Κάθε χώρα έχει γενικά τους δικούς της ρυθμιστικούς φορείς για εργαστήρια που λειτουργούν σε διάφορους τομείς.