Ο προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων είναι μια προσέγγιση στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού που εστιάζει στον προσδιορισμό του κόστους των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα σε κάθε τομέα μιας επιχείρησης ή οργανισμού και στον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο αυτές οι δραστηριότητες σχετίζονται μεταξύ τους. Τα δεδομένα σχετικά με αυτές τις δραστηριότητες και τον τρόπο με τον οποίο συνδέονται μεταξύ τους χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό στόχων που επιτρέπουν στον οργανισμό να προχωρήσει. Κατανοώντας τη σχέση μεταξύ όλων των δραστηριοτήτων του οργανισμού, είναι συχνά δυνατό να δημιουργηθούν ρεαλιστικοί προϋπολογισμοί για κάθε τμήμα που είναι πιο δίκαιοι και προς το συμφέρον της εταιρείας μακροπρόθεσμα.
Η έννοια του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων είναι διαφορετική από τη διαδικασία που είναι γνωστή ως προϋπολογισμός βάσει κόστους. Συχνά, η προσέγγιση με βάση το κόστος βασίζεται στην αξιολόγηση των πραγματικών δαπανών που συνδέονται με μια προηγούμενη δημοσιονομική περίοδο και απλώς στην προσαρμογή αυτών των ποσών με βάση τον τρέχοντα ρυθμό πληθωρισμού ή για να ληφθούν υπόψη οι αλλαγές στο ποσό των εσόδων που παράγονται. Αντίθετα, ο προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων ασχολείται περισσότερο με το τι γίνεται μέσα στον οργανισμό, τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζονται αυτές οι ενέργειες ή δραστηριότητες και στη συνέχεια η κατανομή κεφαλαίων σε κάθε δραστηριότητα με βάση το πόσο θα κοστίσει η επιτυχής ολοκλήρωση αυτών των δραστηριοτήτων.
Οι υποστηρικτές αυτού του στυλ κατάρτισης προϋπολογισμού βλέπουν αυτή την προσέγγιση ως πιο ρεαλιστική, καθώς περιλαμβάνει την εσωτερική εξέταση των δραστηριοτήτων και του κόστους αντί να βασίζεται ο προϋπολογισμός σε εξωτερικές επιρροές. Από αυτή την προοπτική, αυτή η στρατηγική θεωρείται ότι δημιουργεί οικονομικές προβλέψεις που είναι πιο ακριβείς, και έτσι ωθεί τον οργανισμό να κάνει την πιο αποτελεσματική χρήση των πόρων του. Ως μπόνους, η ανάλυση κάθε δραστηριότητας και η συμβολή της στη συνεχή επιτυχία του οργανισμού σημαίνει ότι οποιεσδήποτε δραστηριότητες δεν φαίνεται να σχετίζονται με άλλες δραστηριότητες εντός της οργανωτικής δομής μπορεί στην πραγματικότητα να είναι περιττές και μπορούν να εξαλειφθούν χωρίς να έχουν αρνητικές επιπτώσεις. επίδραση στη συνολική λειτουργία.
Όσοι προτιμούν μια προσέγγιση βάσει κόστους έναντι της χρήσης προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων σημειώνουν ότι αυτή η προσέγγιση δεν επιτρέπει απαραίτητα την πιθανότητα γεγονότων όπως η αύξηση του κόστους των πρώτων υλών ή η ανάγκη αντικατάστασης ξεπερασμένου εξοπλισμού. Σύμφωνα με αυτή τη γραμμή σκέψης, η εσωτερική εστίαση της μεθόδου που βασίζεται στη δραστηριότητα αντιπροσωπεύει μόνο μέρος των δεδομένων που απαιτούνται για την ανάπτυξη ενός λειτουργικού προϋπολογισμού. Μόνο όταν αυτή η εσωτερική ανάλυση συνδυάζεται με την εξέταση εξωτερικών παραγόντων που θα μπορούσαν να ασκήσουν κάποιο βαθμό επιρροής κατά την προσεχή δημοσιονομική περίοδο, μπορεί ο οργανισμός να ελπίζει να συντάξει έναν προϋπολογισμό που είναι πραγματικά πρακτικός και πιθανός να καλύψει τις ανάγκες του οργανισμού κατά τη διάρκεια της επερχόμενη περίοδο.