Ένας στατικός προϋπολογισμός είναι ένας προϋπολογισμός που παραμένει σε ισχύ, ακόμη και όταν αλλάζουν αλλαγές στον όγκο των πωλήσεων, τα έξοδα ή άλλους σχετικούς παράγοντες. Δεν είναι ασυνήθιστο για τον κύριο ή τον κύριο προϋπολογισμό μιας εταιρείας ή άλλου τύπου οργανισμού να δομείται ως ένα στατικό σχέδιο προϋπολογισμού, ενώ οι προϋπολογισμοί που σχετίζονται με μεμονωμένα τμήματα είναι κάπως πιο ρευστοί και επηρεάζονται από αλλαγές στον όγκο πωλήσεων και τα έξοδα. Ως εργαλείο προϋπολογισμού, η χρήση αυτού του μοντέλου βοηθά στο να διασφαλιστεί ότι ο οργανισμός δεν ξοδεύει περισσότερους πόρους από αυτούς που διαθέτει, υποθέτοντας ότι το σχέδιο για την κάλυψη του προϋπολογισμού επιτρέπει πιθανές μειώσεις στα έσοδα από πωλήσεις με μεταφορά κεφαλαίων από έκτακτους και άλλους λογαριασμούς.
Με έναν στατικό προϋπολογισμό που ισχύει για έναν ολόκληρο οργανισμό, σε κάθε τμήμα ή ομάδα σε αυτόν τον οργανισμό παρέχεται ένα μέγιστο ποσό κεφαλαίων για να συνεργαστεί για ολόκληρο το έτος λειτουργίας. Σε επίπεδο τμήματος, ο στόχος είναι να βρεθούν τρόποι για τη μεγιστοποίηση της χρήσης αυτού του εισοδήματος, κερδίζοντας το μεγαλύτερο όφελος, δαπανώντας παράλληλα το λιγότερο ποσό της στατικής κατανομής του προϋπολογισμού. Αυτό συχνά περιλαμβάνει τη θέσπιση συγκεκριμένων κριτηρίων σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα κεφάλαια για διάφορα έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών, των διοικητικών δαπανών και άλλων βασικών στοιχείων.
Για παράδειγμα, εάν ο στατικός προϋπολογισμός για μια εταιρεία διαθέτει 1 εκατομμύριο δολάρια ΗΠΑ (USD) για την πληρωμή προμηθειών στο τμήμα πωλήσεων, αυτό το τμήμα θα είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία κάποιου τύπου κατευθυντήριων γραμμών για τον τρόπο πληρωμής των προμηθειών. Ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης, μια απλή προσέγγιση επιπέδου μπορεί να λειτουργήσει καλά. Προκειμένου να εκδοθούν οι προμήθειες του 1 εκατομμυρίου USD καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους λειτουργίας, ο όγκος πωλήσεων μπορεί να πρέπει να είναι κάπου μεταξύ 19 και 20 εκατομμυρίων USD. Εάν ο συνολικός όγκος πωλήσεων είναι της τάξης των 15 εκατομμυρίων $ USD, τότε το τμήμα εκδίδει μόνο συνολικές προμήθειες 750,000 $ USD. Με αυτόν τον τύπο προσέγγισης, το τμήμα έχει κάποια ευελιξία στη διαχείριση των εξόδων του, ενώ παραμένει καλά εντός των δημοσιονομικών περιορισμών που τίθενται από τον κύριο στατικό προϋπολογισμό. Εφόσον η διακύμανση του όγκου των πωλήσεων είναι τέτοια ώστε οι πραγματικές πωλήσεις να μην υπερβαίνουν τα 20 εκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ, δεν χρειάζεται να βρούμε τρόπους για τη μεταφορά κεφαλαίων από το ένα στοιχείο γραμμής του προϋπολογισμού στο άλλο προκειμένου να πληρωθούν οι προμήθειες και ο στατικός προϋπολογισμός παραμένει άθικτος.
Η έννοια του στατικού προϋπολογισμού δεν περιορίζεται στη χρήση σε επιχειρήσεις και άλλους μεγάλους οργανισμούς. Τα νοικοκυριά μπορούν επίσης να εφαρμόσουν τη γενική ιδέα ως μέσο για να αποτρέψουν τα έξοδα από την υπέρβαση του εισοδήματος. Με τον προσεκτικό προγραμματισμό, είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένας προϋπολογισμός που επιτρέπει την κατανομή ενός μέγιστου ποσού κεφαλαίων σε κάθε στοιχείο γραμμής, με την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει κανένας περιορισμός να δαπανηθεί πραγματικά ολόκληρο το ποσό που έχει διατεθεί. Αυτό δημιουργεί μια κατάσταση όπου υπάρχει ένα στατικό υπόλοιπο του προϋπολογισμού, στο οποίο τα πραγματικά έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για την περίοδο είναι λιγότερα από τα μέγιστα επιτρεπόμενα ποσά για μία ή περισσότερες θέσεις του προϋπολογισμού. Όταν συμβαίνει αυτό το είδος διακύμανσης, τα νοικοκυριά μπορούν να επιλέξουν να μεταφέρουν τους μη δαπανηθέντες πόρους στην επόμενη δημοσιονομική περίοδο, να μεταφέρουν τους πόρους σε έντοκο λογαριασμό ή να χρησιμοποιήσουν τα πλεονάζοντα κεφάλαια για κάποιο είδος αγοράς που είναι εκτός προϋπολογισμού. Σε κάθε περίπτωση, το νοικοκυριό λειτουργεί με ισοσκελισμένο προϋπολογισμό, που είναι και ο απώτερος στόχος.