Ο πρωταρχικός ρόλος του συντονιστή αλλαγής είναι να συντονίσει τη ροή των εγγράφων που περιβάλλουν τυχόν αλλαγές σε ένα τρέχον έργο ή ένα μεγάλο σύστημα. Για να είναι επιτυχής σε αυτόν τον ρόλο, πρέπει να είναι προσανατολισμένος στη λεπτομέρεια, να απολαμβάνει την εργασία με σύνθετα έργα και να έχει εξαιρετικές δεξιότητες πολλαπλών εργασιών. Η διαχείριση αλλαγών είναι η διαδικασία ελέγχου και διαχείρισης της αλλαγής και αυτή η θέση είναι κρίσιμη σε αυτή τη διαδικασία.
Δεν υπάρχει συγκεκριμένο πρόγραμμα κατάρτισης για να γίνετε συντονιστής αλλαγών. Αντίθετα, η συντριπτική πλειοψηφία των εργοδοτών απαιτεί από τον συντονιστή αλλαγής να έχει ολοκληρώσει την επίσημη μεταδευτεροβάθμια εκπαίδευση σε σχετικό τομέα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λογιστικά, επιχειρηματικά, διοικητικά ή πληροφοριακά συστήματα πληροφορικής. Αυτά τα προγράμματα μπορούν να ολοκληρωθούν είτε σε επίπεδο πανεπιστημίου είτε σε κοινοτικό κολέγιο και συνήθως χρειάζονται τρία έως τέσσερα χρόνια πλήρους φοίτησης.
Τα τρία κύρια καθήκοντα ενός συντονιστή αλλαγών είναι η εφαρμογή μιας διαδικασίας διαχείρισης αλλαγών, ο σχεδιασμός της επιχειρηματικής διαδικασίας για την υποστήριξή της και η διασφάλιση της συμμόρφωσης. Οι λεπτομέρειες της διαδικασίας θα διαφέρουν, αλλά πάντα θα υπάρχει το άτομο που ζητά την αλλαγή, ο υπεύθυνος έργου υπεύθυνος για τον έλεγχο του αιτήματος και η ειδοποίηση της ομάδας για την κατάσταση του αιτήματος. Οι περισσότερες εταιρείες σχεδιάζουν μια φόρμα πολλαπλών μερών ή ηλεκτρονική ροή εργασίας για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας.
Υπάρχουν δύο πτυχές για την αλλαγή της διαχείρισης που πρέπει να υπάρχουν για να λειτουργήσει σωστά: τεκμηρίωση του αιτήματος και κατάλληλη έγκριση. Η τεκμηρίωση του αιτήματος πρέπει να περιλαμβάνει το πραγματικό αντικείμενο που πρόκειται να αλλάξει, την επιχειρησιακή λογική του αιτήματος και τα αναμενόμενα οφέλη και κινδύνους που ενυπάρχουν στο αίτημα. Κάθε αλλαγή πρέπει να έχει ένα σαφές όφελος, είτε με τη βελτίωση μιας διαδικασίας είτε με τη διόρθωση ενός προβλήματος.
Η διαδικασία έγκρισης είναι ουσιαστική στη διαχείριση αλλαγών και είναι ευθύνη του συντονιστή αλλαγής να διασφαλίσει ότι όλα τα αιτήματα εγκρίνονται από το κατάλληλο άτομο. Απαιτώντας έγκριση από το ανώτερο προσωπικό, όλα τα αιτήματα πρέπει να εξηγηθούν σε ένα μέλος της ομάδας διαχείρισης, το οποίο μπορεί να έχει διαφορετική οπτική και να βλέπει επιπλέον κινδύνους ή οφέλη. Επιπλέον, αυτή η διαδικασία μειώνει τον κίνδυνο το προσωπικό να ζητήσει αλλαγή που θα μειώσει τους εσωτερικούς ελέγχους.
Η διασφάλιση της συμμόρφωσης αποτελεί σημαντικό μέρος του ρόλου του συντονιστή αλλαγής. Είναι υπεύθυνος για την έκδοση αριθμών παρακολούθησης για τις αλλαγές και την επανεξέταση των σχεδίων έργου για να βεβαιωθεί ότι όλα τα αιτήματα αλλαγής έχουν έναν αριθμό που τους έχει εκχωρηθεί. Επιπλέον, είναι σημαντικό να επιβεβαιωθεί ότι ο υπεύθυνος έγκρισης είναι υπεύθυνος για την περιοχή που θα επηρεαστεί από το αίτημα αλλαγής. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής δαπέδου δεν πρέπει να είναι σε θέση να εγκρίνει αίτημα αλλαγής σχετικά με το κεντρικό χρηματοπιστωτικό σύστημα, καθώς δεν είναι υπεύθυνος για αυτόν τον τομέα.
SmartAsset.