Συντονιστής λειτουργιών είναι το άτομο που είναι υπεύθυνο για την οργάνωση και το συγχρονισμό των δραστηριοτήτων διαφόρων διευθυντών και τμημάτων εντός μιας εταιρείας. Σε αντίθεση με έναν διαχειριστή λειτουργιών, ο οποίος διευθύνει τις πραγματικές δραστηριότητες της εταιρείας, ένας συντονιστής επιχειρήσεων διασφαλίζει ότι τα προγράμματα, οι συναντήσεις και οι στόχοι κάθε τμήματος λειτουργούν αρμονικά. Η δουλειά του είναι να εντοπίζει τις συγκρούσεις από νωρίς και να τις επιλύει προς ικανοποίηση όλων των εμπλεκόμενων μερών. Ανάλογα με τη βιομηχανία και τη διακριτική ευχέρεια του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, η θέση μπορεί επίσης να αναφέρεται με άλλο τίτλο, όπως συντονιστής εκδηλώσεων ή συντονιστής πληροφοριών.
Δεξιότητες Επικοινωνίας
Αυτό το άτομο πρέπει να είναι ένας κύριος επικοινωνιακός για να είναι αποτελεσματικός και επιτυχημένος. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να προσαρμοστεί γρήγορα για να αλλάξει. Εάν ακόμη και ένα τμήμα αλλάξει τα σχέδια, τους στόχους ή τους στόχους του, θα μπορούσε να επηρεάσει σημαντικά τις συνολικές δραστηριότητες της εταιρείας. Ο ρόλος του συντονιστή απαιτεί από αυτόν να εκτιμήσει γρήγορα τις επιπτώσεις των μεταβαλλόμενων συνθηκών και να αναπτύξει στρατηγικές που θα επηρεάσουν ελάχιστα άλλα τμήματα. Η ικανότητα γρήγορης και ανεξάρτητης επεξεργασίας ιδεών και υλοποίησης αλλαγών είναι ανεκτίμητο χαρακτηριστικό για έναν συντονιστή λειτουργιών.
Προγραμματισμός και προγραμματισμός
Ο προληπτικός σχεδιασμός και ο προγραμματισμός έργων είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της εργασίας των συντονιστών επιχειρήσεων. Αυτό απαιτεί αλληλεπίδραση με εξωτερικούς οργανισμούς και οργανισμούς, καθώς και τη διασφάλιση ότι το βασικό προσωπικό της εταιρείας είναι διαθέσιμο όπως απαιτείται. Πολλές φορές, η εργασία συνεπάγεται ταυτόχρονη οργάνωση πολλαπλών έργων, η οποία απαιτεί υποδειγματικές δεξιότητες προγραμματισμού και διαχείρισης χρόνου. Απαιτεί επίσης συνάντηση με εξωτερικούς εργολάβους, παρόχους υπηρεσιών και προμηθευτές για να διευθετηθούν συγκεκριμένες λεπτομέρειες.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Η άριστη γνώση λογισμικού υπολογιστών είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για έναν συντονιστή λειτουργιών. Η ικανότητα ηλεκτρονικής επικοινωνίας εσωτερικά και εξωτερικά εξοικονομεί χρόνο και το χρονοδιάγραμμα προγραμματισμού απλοποιείται με τη χρήση υπολογιστικών φύλλων υπολογιστών και λογισμικού ημερολογίου. Η εξειδίκευση στη δημιουργία οπτικών παρουσιάσεων με λογισμικό πολυμέσων μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.
Υποστήριξη του Operations Manager
Συχνά ένας συντονιστής επιχειρήσεων αναμένεται να βοηθήσει τον διαχειριστή επιχειρήσεων εκτός από τις άλλες ευθύνες του. Αυτό γενικά απαιτεί τακτική επανεξέταση και μερικές φορές αναθεώρηση του προγράμματος του διευθυντή. Η θέση μπορεί επίσης να του ζητήσει να οργανώσει ταξίδια και ξενοδοχεία για τον διαχειριστή επιχειρήσεων και να επιβεβαιώσει τα δρομολόγια.
Προσόντα
Οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις για μια θέση συντονιστή λειτουργιών διαφέρουν πολύ από τη μια εταιρεία στην άλλη. Μερικές φορές απαιτείται πτυχίο, αλλά η απαίτηση μπορεί να παραιτηθεί εάν είναι προφανής συγκρίσιμη εργασιακή εμπειρία. Ένα κατάλληλο υπόβαθρο εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει θέσεις γραφείου ή διοικητικής υποστήριξης που απέδειξαν ότι ο υποψήφιος είναι άριστος επικοινωνιακός και ότι διαθέτει ικανότητες πολλαπλών εργασιών.