Ένας διευθυντής ρεσεψιόν εργάζεται στον κλάδο της φιλοξενίας, σε μια εγκατάσταση όπως ξενοδοχείο, θέρετρο ή πανδοχείο. Οι καθημερινές ευθύνες κάποιου σε αυτή τη θέση μπορεί να διαφέρουν, ανάλογα με το μέγεθος της εγκατάστασης και τον αριθμό των άλλων εργαζομένων που εργάζονται εκεί, αλλά είναι μια δύσκολη δουλειά που απαιτεί από ένα άτομο να διαθέτει επίσης εξαιρετικές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών ως η ικανότητα να συνεργάζεσαι καλά με άλλους. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να εισέλθετε σε μια θέση διαχείρισης στον κλάδο της φιλοξενίας.
Ένα άτομο που διαχειρίζεται τη ρεσεψιόν θα χρειάζεται γενικά πάντα τουλάχιστον μια εκπαίδευση γυμνασίου. Πολλοί άνθρωποι που σχεδιάζουν καριέρα στον κλάδο ακολουθούν πτυχία κολλεγίου στη διαχείριση της φιλοξενίας ή των επιχειρήσεων προκειμένου να αποκτήσουν πολύτιμες γνώσεις. Το πτυχίο κολλεγίου δεν είναι απαίτηση, ωστόσο, και πολλοί διευθυντές έχουν πολυετή εμπειρία αντί για τυπική εκπαίδευση. Γενικά χρειάζονται τουλάχιστον τρία έως πέντε χρόνια εργασίας στη ρεσεψιόν πριν γίνετε διευθυντής και οι προαγωγές σε εποπτικούς ρόλους είναι συχνές πριν γίνετε πραγματικός διευθυντής.
Πολλοί διαχειριστές ρεσεψιόν ξεκινούν ως υπάλληλοι ρεσεψιόν ή πράκτορες υπηρεσιών επισκεπτών. Είναι σημαντικό για τον διευθυντή να γνωρίζει σχεδόν όλα όσα πρέπει να ξέρει για το ξενοδοχείο, προκειμένου να απαντήσει με ακρίβεια στις ερωτήσεις των πελατών, και αυτό συνήθως μπορεί να προέλθει μόνο από την εμπειρία. Μόλις το άτομο αποκτήσει μια θέση διοίκησης, μπορεί πραγματικά να περάσει λιγότερο χρόνο δουλεύοντας στο γραφείο και αντίθετα θα περάσει περισσότερο χρόνο στα παρασκήνια.
Αυτό το άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων για άλλους υπαλλήλους που εργάζονται στη ρεσεψιόν, καθώς και για τη διασφάλιση ότι οι πολιτικές της εταιρείας τηρούνται πάντα. Ο διευθυντής θα επιβάλει πολιτικές για πράγματα όπως ο ελεύθερος χρόνος, οι ώρες που πρέπει να δουλεύουν, οι ενδυματολογικοί κώδικες και άλλες πρακτικές στο χώρο εργασίας. Πιθανότατα θα χρειαστεί να έχει συχνές συναντήσεις με άλλους διευθυντές στο ξενοδοχείο για να συζητήσει θέματα όπως οι στόχοι πωλήσεων, η παραγωγικότητα και οι ιδέες για τη βελτίωση της επιχείρησης.
Εάν ένας πελάτης αντιμετωπίζει πρόβλημα και χρειάζεται πρόσθετη βοήθεια, ο διευθυντής της ρεσεψιόν μπορεί να είναι αυτός που καλείται. Είναι σημαντικό για οποιονδήποτε σε θέση διαχείρισης να μπορεί να αντιμετωπίζει δύσκολους πελάτες και να παραμένει ευγενικός και με σεβασμό. Μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση της ταμειακής ροής μέσω της ρεσεψιόν ή για τη δημιουργία νέων κρατήσεων.