Ένα από τα βασικά της λειτουργίας μιας επιχείρησης είναι η κατοχή μέσων για να συμβαδίζει με τα χρήματα που οφείλονται από τους πελάτες, καθώς και η διατήρηση ακριβούς καταγραφής των χρημάτων που λαμβάνονται από πελάτες που πρόκειται να εφαρμοστούν στα ποσά που χρωστούν επί του παρόντος. Τα οφειλόμενα χρήματα είναι γνωστά ως εισπρακτέοι λογαριασμοί. Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν ένα τμήμα αφιερωμένο σε αυτόν τον τομέα και είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία και την αποστολή λογαριασμών, τη λήψη και την επεξεργασία πληρωμών και την παρακολούθηση των χρημάτων που υπάρχουν και των οφειλομένων.
Ο βασικός σκοπός της λογιστικής είναι να διασφαλιστεί ότι κάθε λειτουργική οντότητα έχει συνοπτική εικόνα του τι συμβαίνει οικονομικά κάθε δεδομένη στιγμή. Ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών συμβάλλει στην ακρίβεια εν μέρει χρεώνοντας τους πελάτες για υπηρεσίες ή αγαθά που παρέχονται. Συνήθως, είναι αυτό το τμήμα που παρακολουθεί τις πληροφορίες χρέωσης και τις προσαρμοσμένες ανάγκες χρέωσης του πελάτη.
Ένας μεγάλος πελάτης, για παράδειγμα, μπορεί να λάβει ένα ποσοστό έκπτωσης σε μηνιαία αγαθά ή υπηρεσίες που αγοράζει, με βάση τον όγκο των συναλλαγών που διεξάγονται με την εταιρεία. Το προσωπικό των εισπρακτέων λογαριασμών θα διατηρήσει αυτές τις πληροφορίες έκπτωσης ως μέρος του προφίλ χρέωσης αυτού του πελάτη, διασφαλίζοντας ότι όλα τα τιμολόγια προς αυτόν τον πελάτη αντικατοπτρίζουν την κατάλληλη έκπτωση. Συχνά, αυτό το τμήμα έχει μεγάλη συμβολή στην εμφάνιση του τιμολογίου, ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται και πώς οργανώνονται οι πληροφορίες.
Μαζί με τη δημιουργία και τη διανομή τιμολογίων στους πελάτες, αυτό το τμήμα είναι συχνά υπεύθυνο για τη λήψη πληρωμών σε αυτά τα τιμολόγια και τη διασφάλιση της σωστής εφαρμογής των χρημάτων. Ενώ ορισμένα τμήματα τείνουν να δημοσιεύουν μια πληρωμή σε έναν πελάτη και να την εφαρμόζουν στο παλαιότερο εκκρεμές τιμολόγιο, είναι πιο συνηθισμένο μια πληρωμή να εφαρμόζεται σε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο, ακόμη και αν δεν είναι το παλαιότερο εκκρεμές τιμολόγιο για αυτόν τον πελάτη. Αυτό επιτρέπει στα μέλη του προσωπικού να εντοπίζουν τη γήρανση σε παλαιότερα τιμολόγια και να συνεργάζονται με τον πελάτη για την επίλυση τυχόν ζητημάτων που ενδέχεται να εμποδίζουν την πληρωμή τιμολογίων που είναι παλαιότερα από τους τυπικούς όρους πληρωμής.
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί συνεργάζονται επίσης στενά με τον οφειλόμενο κλάδο της λογιστικής διαδικασίας. Όπως οι πελάτες αναμένεται να πληρώσουν για αγαθά και υπηρεσίες που παρέχονται, έτσι και η εταιρεία αναμένεται να πληρώσει εκκρεμή τιμολόγια στους προμηθευτές τους εγκαίρως. Είναι σημαντικό οι πληροφορίες σχετικά με το ποσό των χρηστικών εσόδων να είναι διαθέσιμες πριν από τις πληρωμές. Με αυτά τα διαθέσιμα δεδομένα, το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών είναι σε θέση να προγραμματίσει και να πραγματοποιήσει πληρωμές για λογαριασμό της εταιρείας.
SmartAsset.