Οι προσαρμοστικές εγγραφές είναι λογιστικές εγγραφές που έχουν σχεδιαστεί για να αντισταθμίζουν συναλλαγές που ενδέχεται να μην καταγράφονται στο γενικό καθολικό είτε επειδή καλύπτουν πολλαπλές λογιστικές περιόδους είτε επειδή η συναλλαγή δεν οδήγησε σε εγγραφή. Αυτές οι εγγραφές προστίθενται στο τέλος της λογιστικής περιόδου πριν από το κλείσιμο των βιβλίων. Ο χειρισμός των εγγραφών προσαρμογής μπορεί να είναι δύσκολος και μερικές φορές μπορεί να απαιτούν μια κλήση κρίσης, με μερικούς ανθρώπους να προτιμούν να τις αφήσουν σε έναν λογιστή.
Υπάρχουν δύο τύποι εγγραφών προσαρμογής. Τα δεδουλευμένα είναι έξοδα ή έσοδα που πραγματοποιήθηκαν πριν από το τέλος της λογιστικής περιόδου και οι αναβολές είναι έξοδα ή έσοδα που θα πραγματοποιηθούν μετά τη λήξη της λογιστικής περιόδου. Ένα απλό παράδειγμα δεδουλευμένων είναι οι τόκοι που κερδίζονται σε τραπεζικό λογαριασμό. Εάν οι τόκοι δεν καταγράφονται σε λογιστικό βιβλίο, δημιουργείται μια λανθασμένη εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας, καθιστώντας απαραίτητη την προσθήκη μιας εγγραφής προσαρμογής που να δείχνει ότι οι τόκοι έχουν εισπραχθεί, ακόμη και αν δεν έχουν ακόμη καταβληθεί.
Ένα άλλο παράδειγμα δεδουλευμένων είναι οι υπηρεσίες που έχουν παρασχεθεί, αλλά δεν έχουν ακόμη πληρωθεί. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι άνθρωποι εκτέλεσαν Χ ποσό υπηρεσιών σε έναν δεδομένο μήνα, ακόμα κι αν δεν έχουν λάβει ακόμη χρήματα. Ομοίως, οι επιταγές μισθοδοσίας μπορούν να εισαχθούν ως προσαρμοστική εγγραφή, υποδεικνύοντας ότι η εταιρεία θα χρωστάει χρήματα στους υπαλλήλους με βάση το ποσό της εργασίας που έχουν κάνει, ακόμη και αν οι μισθοί δεν έχουν ακόμη εκδοθεί. Για παράδειγμα, εάν η περίοδος αμοιβής διαρκεί από τη 15η έως τη 15η ημέρα, αλλά η λογιστική περίοδος κλείνει την τελευταία ημέρα του μήνα, απαιτείται μια προσαρμοστική καταχώριση για να αντικατοπτρίζει τους μισθούς που αποκτήθηκαν μεταξύ της 15ης και της τελευταίας ημέρας του μήνα.
Οι εγγραφές προσαρμογής μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να λάβουν υπόψη πράγματα όπως τόκους που κερδήθηκαν και πληρώθηκαν, επιταγές αποδοχών, προπληρωμένα έξοδα, μη δεδουλευμένα έσοδα και ούτω καθεξής. Ένα άλλο παράδειγμα μιας εγγραφής προσαρμογής είναι μια εγγραφή που έχει σχεδιαστεί για να λαμβάνει υπόψη τις αποσβέσεις και άλλες αλλαγές στα περιουσιακά στοιχεία. Όταν μια εταιρεία αγοράζει είδη γραφείου, για παράδειγμα, το έξοδο χρεώνεται, αλλά οι προμήθειες θεωρούνται περιουσιακό στοιχείο, επειδή έχουν αξία και η εταιρεία τα ελέγχει. Καθώς τα είδη γραφείου εξαντλούνται, ωστόσο, η αξία του περιουσιακού στοιχείου πέφτει και αυτό μπορεί να καταγραφεί με μια εγγραφή προσαρμογής. Ομοίως, η ανατίμηση των περιουσιακών στοιχείων θα μπορούσε να καταγραφεί με τη χρήση εγγραφών προσαρμογής.