Οι κρατικές προμήθειες είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται από μεμονωμένα κράτη για την προμήθεια προμηθειών, προσωπικού και εξοπλισμού που χρειάζονται. Το κρατικό γραφείο προμηθειών μπορεί να αναλάβει την προμήθεια των πάντων για όλες τις κρατικές υπηρεσίες, από τα γραφεία των κρατικών εκπροσώπων που χρειάζονται μολύβια μέχρι τα κρατικά οδικά συνεργεία που απαιτούν μπουλντόζες ή μπορεί να επιτρέψει σε μεμονωμένους κρατικούς φορείς να φροντίσουν τις δικές τους ανάγκες προμηθειών, εποπτεύοντας τις προμήθειες πολιτική σε όλη την πολιτεία. Κάθε μέρα, ένα γραφείο κρατικών προμηθειών μπορεί να προμηθευτεί οτιδήποτε, από βαφή για τις γέφυρες του έως ιατρικό εξοπλισμό για κρατικά νοσοκομεία.
Η προμήθεια μπορεί να είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Οι υπεύθυνοι προμηθειών είναι υπεύθυνοι για την κάλυψη των αναγκών που τίθενται υπόψη του γραφείου προμηθειών. Οι κρατικοί υπάλληλοι μπορούν να παρέχουν στο γραφείο εντολές αγοράς με πολύ συγκεκριμένα αιτήματα ή μπορούν να επικοινωνήσουν με το γραφείο κρατικών προμηθειών για να λάβουν βοήθεια για να καθορίσουν τι θα καλύψει τις ανάγκες τους και να βρουν την καλύτερη επιλογή. Για εσωτερικά είδη, το γραφείο κρατικών προμηθειών μπορεί να κάνει σημαντική έρευνα για να καθορίσει την καλύτερη επιλογή αγοράς.
Εκτός από την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών για το κράτος μέσω αγοράς, ενοικίασης ή εμπορίου, το κρατικό γραφείο προμηθειών καθορίζει επίσης πολιτικές. Για παράδειγμα, το γραφείο προμηθειών μπορεί να υπαγορεύει ότι όταν οι κρατικές υπηρεσίες χρειάζονται εξοπλισμό, πρέπει πρώτα να υποβάλουν το αίτημα σε άλλους οργανισμούς, για να διαπιστώσουν εάν οι οργανισμοί αυτοί έχουν χρησιμοποιήσει και λειτουργούν εξοπλισμό που θα ήθελαν να πουλήσουν ή να εμπορευτούν. Ομοίως, το κρατικό γραφείο προμηθειών μπορεί να εκδώσει μια οδηγία σύμφωνα με την οποία τα αγαθά πρέπει να λαμβάνονται από τους παρόχους του κράτους, εάν είναι δυνατόν, ή ότι οι κρατικές προμήθειες πρέπει επίσης να δίνουν έμφαση στην περιβαλλοντική ευθύνη, επιλέγοντας στοιχεία που είναι περιβαλλοντικά υγιή.
Όταν ένα κρατικό γραφείο προμηθειών χρειάζεται να λάβει κάτι, ανοίγει το αίτημα για προσφορά. Για παράδειγμα, εάν τα οδικά συνεργεία χρειάζονται νέα οχήματα, το γραφείο κρατικών προμηθειών θα υποδείξει ότι έχει σύμβαση για την παροχή οδικών οχημάτων που είναι διαθέσιμα. Οι εταιρείες που κατασκευάζουν, μισθώνουν ή πωλούν οχήματα θα έχουν την ευκαιρία να υποβάλουν προσφορές για την ευκαιρία παροχής οχημάτων στο κράτος, με το γραφείο προμηθειών να εξετάζει τις προσφορές για να καθορίσει την καλύτερη επιλογή. Δεδομένου ότι οι συμβάσεις του κράτους μπορεί να είναι πολύ προσοδοφόρες, η διαδικασία υποβολής προσφορών μπορεί να γίνει αρκετά ανταγωνιστική.
Συνήθως, η έδρα του γραφείου βρίσκεται στην πρωτεύουσα της πολιτείας. Αυτό είναι βολικό για κρατικούς οργανισμούς που έχουν επίσης την έδρα τους στην πρωτεύουσα, καθώς διευκολύνουν την επικοινωνία με το γραφείο προμηθειών. Τα υποκαταστήματα μπορεί να βρίσκονται σε άλλες περιοχές της πολιτείας, μαζί με αποθήκες για προμήθειες.
SmartAsset.