Οι όροι αναφοράς αναφέρονται στη συλλογή θεμελιωδών εννοιών που βοηθούν στον καθορισμό του λόγου για την υλοποίηση κάποιου είδους έργου ή προγράμματος. Συνήθως, οι όροι θα καλύπτουν όλες τις θεμελιώδεις πτυχές που σχετίζονται με το έργο, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού και της ιστορίας που οδήγησαν στη δημιουργία του έργου, τον καθορισμό των στόχων του και, σε ορισμένες περιπτώσεις, τον τρόπο με τον οποίο θα επιτευχθεί ο τελικός σκοπός του έργου. Υπό αυτή την έννοια, οι όροι αναφοράς παρέχουν ένα σχέδιο για το έργο που δίνει στην προσπάθεια κάποια ουσία και μορφή, αν και συνήθως υπάρχουν προσδοκίες ότι το έργο θα γνωρίσει κάποια ανάπτυξη και αλλαγή στην πορεία.
Τα ακριβή στοιχεία που προσδιορίζονται ως όροι αναφοράς θα διαφέρουν κάπως από το ένα έργο στο άλλο. Δεδομένου ότι ένα έργο μπορεί να είναι μια συνεχής προσπάθεια ή κάτι σχετικά βραχυπρόθεσμο, το πεδίο των δραστηριοτήτων που καλύπτονται υπό αυτούς τους όρους θα ποικίλει επίσης. Είτε το έργο αποτελείται από κάτι που δεν απαιτεί περισσότερες από μερικές συνεδριάσεις επιτροπών είτε περιλαμβάνει το σχηματισμό μιας ομάδας εργασίας που λειτουργεί για αρκετά χρόνια, υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που είναι πιθανό να συμπεριληφθούν.
Στη βάση των όρων αναφοράς βρίσκεται ο ορισμός του γιατί το έργο υλοποιείται κατ ‘αρχάς. Αυτό συνήθως σημαίνει την άρθρωση του ιστορικού και της ιστορίας που οδήγησαν στην απόφαση σχηματισμού της επιτροπής ή της ομάδας εργασίας. Παράλληλα με τη δημιουργία αυτού του ιδρύματος, οι όροι αναφοράς θα περιλαμβάνουν επίσης την ανάπτυξη συγκεκριμένων στόχων και στόχων που η επιτροπή θα επιδιώξει να επιτύχει στο πλαίσιο των εργασιών της. Στο πλαίσιο του καθορισμού αυτών των στόχων, υπάρχει συχνά η δημιουργία οράματος και δηλώσεων αποστολής που βοηθούν στην παροχή κάποιου βαθμού εστίασης και μορφής στο τρέχον έργο των μελών της επιτροπής.
Οι όροι αναφοράς θα αφορούν επίσης άλλους παράγοντες κλειδί για την επιτυχία του έργου. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του ποιος θα εμπλακεί στο ίδιο το έργο, τόσο όσον αφορά την ενεργό συμμετοχή στην επιτροπή όσο και ποιος θα προσφέρει υποστήριξη σε αυτήν την επιτροπή. Ο προσδιορισμός των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων είναι επίσης ένα ουσιαστικό συστατικό των όρων αναφοράς. Αυτό περιλαμβάνει πόρους όπως οικονομικά, εργασία, ακόμη και υλικά που απαιτούνται για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων.
Ένα τελευταίο στοιχείο των όρων εντολής έχει να κάνει με τον καθορισμό ενός χρονοδιαγράμματος για την ολοκλήρωση των βασικών εργασιών που σχετίζονται με το έργο. Η ιδέα είναι να δημιουργηθεί ένα μέσο μέτρησης της κίνησης προς τα εμπρός του έργου μέσω των προσπαθειών των μελών της επιτροπής. Στο σύνολό τους, οι όροι αναφοράς βοηθούν να απαντηθούν οι ερωτήσεις σχετικά με το γιατί λαμβάνει χώρα το έργο, τι ελπίζει να επιτύχει, πώς θα επιτευχθούν οι στόχοι και ακόμη και πότε θα ολοκληρωθούν συγκεκριμένες εργασίες που σχετίζονται με αυτήν την τελική επιτυχία.
SmartAsset.