Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι δομικά εργαλεία που καθορίζουν πώς λειτουργεί μια εταιρεία και πώς επιτυγχάνει τους στόχους της. Οι πολιτικές λειτουργούν ως κατευθυντήριες γραμμές καθορίζοντας τι θα κάνει και τι δεν θα κάνει μια εταιρεία. Οι διαδικασίες είναι οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την ολοκλήρωση των πράξεων που δεσμεύεται και χρησιμοποιεί μια εταιρεία για να αποτρέψει παραβιάσεις των κανόνων που έχει θέσει. Αυτά τα εργαλεία είναι γενικά περιουσιακά στοιχεία για μια εταιρεία, αλλά μπορεί να χρησιμεύσουν ως μειονεκτήματα σε ορισμένες περιπτώσεις όπου απαιτείται άμεση ευελιξία.
Για να απλοποιηθούν τα πράγματα, οι πολιτικές μπορούν να θεωρηθούν ως όρια μιας εταιρείας. Οι πολιτικές παρέχουν στις εταιρείες ένα μέσο για να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά τους και να δώσουν ουσία στους στόχους τους. Τα άτομα μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές για να αναπτύξουν ρεαλιστικές προσδοκίες από έναν οργανισμό.
Οι διαδικασίες μπορούν να θεωρηθούν ως τα οχήματα που χρησιμοποιούνται για να παραμένουν εντός των ορίων. Αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιούνται για να απαιτούν και να υπαγορεύουν ενέργειες και αποφάσεις. Οι οργανισμοί γενικά έχουν πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με όλες τις πτυχές των υποθέσεών τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προσλήψεις, σχέσεις με τους πελάτες και λογιστική. Μαζί, οι πολιτικές και οι διαδικασίες ωφελούν τις εταιρείες επειδή παρέχουν ένα μέσο για ομοιομορφία.
Χωρίς αυτά τα εργαλεία, θα ήταν δύσκολο, αν όχι αδύνατο, να διασφαλιστεί ότι όλοι σε έναν μεγάλο οργανισμό χειρίζονταν τις ίδιες καταστάσεις με τον ίδιο τρόπο. Αυτή η έλλειψη διασφάλισης θα μπορούσε να προκαλέσει μια εταιρεία να αντιμετωπίσει ένα ευρύ φάσμα προβλημάτων, συμπεριλαμβανομένων νομικών ζητημάτων, έλλειψης εμπιστοσύνης πελατών και αποτυχίας. Αν και η δομή που παρέχεται από αυτά τα εργαλεία είναι γενικά επωφελής, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι πολιτικές και οι διαδικασίες μπορεί να έχουν αρνητικά αποτελέσματα.
Καθώς αυτά τα εργαλεία προορίζονται να παρέχουν δομή, συχνά εξαλείφουν την ευελιξία. Μερικές φορές μπορεί να προκύψουν ειδικές καταστάσεις που αντιμετωπίζονται καλύτερα σε αντίθεση με τη συνήθη πρακτική. Μπορεί να μην υπάρχει αρκετός χρόνος για να περάσετε από την κατάλληλη διαδικασία για να λάβετε την απαραίτητη άδεια για απόκλιση από μια πολιτική ή μια διαδικασία που εμποδίζει τον βέλτιστο χειρισμό μιας κατάστασης. Για λόγους συμμόρφωσης, αυτά τα ζητήματα μπορεί να αντιμετωπιστούν κακώς ως αποτέλεσμα.
Οι πολιτικές και οι διαδικασίες μιας εταιρείας δημοσιεύονται συχνά. Όλα αυτά μπορεί να βρίσκονται μέσα σε ένα μόνο έγγραφο ή μπορεί να χωριστούν σε διάφορα έγγραφα που χρησιμοποιούνται από τα άτομα στα οποία σχετίζονται. Για παράδειγμα, αυτές οι πολιτικές και διαδικασίες που αφορούν τους εργαζόμενους ενδέχεται να βρίσκονται σε εγχειρίδιο εργαζομένων, ενώ οι λογιστικές πρακτικές ενδέχεται να αναφέρονται σε εγχειρίδιο σχέσεων επενδυτών. Σε κάθε περίπτωση, αυτές οι πληροφορίες τείνουν να είναι ευρέως διαθέσιμες στα μέλη του προσωπικού και στο κοινό.
Αν και οι πολιτικές και οι διαδικασίες επιλέγονται από κάθε εταιρεία και μπορεί να μην είναι νόμοι από μόνοι τους, μπορεί να έχουν νομικές επιπτώσεις. Εάν μια εταιρεία παραβιάζει τους όρους που έχει περιγράψει για να καθοδηγήσει τις ενέργειές της, μπορεί να μηνυθεί για παραβίαση της σύμβασης. Αυτό μπορεί να συμβεί ακόμη και αν το μέρος που φέρνει την αγωγή δεν έχει ιστορικό συνεργασίας με την εταιρεία. Για παράδειγμα, ένας αιτών μπορεί να είναι σε θέση να μηνύσει μια εταιρεία για παραβίαση της πολιτικής προσλήψεών της.
SmartAsset.