Οι θυγατρικοί λογαριασμοί είναι λογαριασμοί που σχετίζονται με αυτό που είναι γνωστό ως θυγατρικό καθολικό. Αυτοί οι λογαριασμοί αντιπροσωπεύουν γενικά μεμονωμένους λογαριασμούς πελατών και χρησιμοποιούνται για την καταγραφή όλων των συναλλαγών που σχετίζονται με καθέναν από αυτούς τους πελάτες. Όταν γίνεται σωστή διαχείριση, το άθροισμα της ενοποίησης των λογαριασμών θυγατρικών που παρακολουθείται στα λογιστικά αρχεία θα ισοσκελίζεται τέλεια με το υπόλοιπο στον λογαριασμό ελέγχου του γενικού καθολικού.
Η λειτουργία των λογαριασμών θυγατρικών είναι σημαντική για σχεδόν κάθε τύπο επιχείρησης που παρέχει όρους πληρωμής στη βάση πελατών της. Για παράδειγμα, μια εταιρεία κοινής ωφέλειας παρέχει υπηρεσίες που χρεώνονται σε μηνιαία βάση. Ο πελάτης ή ο συνδρομητής έχει στη συνέχεια μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο για να πληρώσει αυτόν τον μηνιαίο λογαριασμό χωρίς την εκτίμηση καθυστερημένων τελών ή χρεώσεων.
Προκειμένου να παρακολουθεί τη χρήση και τη δραστηριότητα πληρωμής κάθε πελάτη κοινής ωφέλειας, η επιχείρηση θα δημιουργήσει έναν θυγατρικό λογαριασμό για αυτόν τον πελάτη στα λογιστικά αρχεία. Καθένας από τους λογαριασμούς θυγατρικών φέρει πλήρεις πληροφορίες για όλους τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού λογαριασμού που έχει εκχωρηθεί σε κάθε μεμονωμένο πελάτη. Καθώς εκδίδεται ο λογαριασμός για κάθε πελάτη, αυτό το τιμολογημένο ποσό καταχωρείται στον λογαριασμό μαζί με τον αριθμό του τιμολογίου και την ημερομηνία έκδοσης. Μόλις αποσταλεί μια πληρωμή για αυτό το τιμολόγιο, καταχωρείται στον λογαριασμό, μειώνοντας το οφειλόμενο υπόλοιπο.
Η συλλογική δραστηριότητα στους λογαριασμούς θυγατρικών αντικατοπτρίζεται επίσης στον λογαριασμό ελέγχου που τηρείται ως μέρος του γενικού καθολικού. Όταν εκδίδονται τιμολόγια, αυτά λογιστικοποιούνται όχι μόνο στους θυγατρικούς λογαριασμούς αλλά και στην περιοχή Πληρωτέοι Λογαριασμοί του καθολικού. Καθώς οι πελάτες αποστέλλουν πληρωμές, αυτές λογιστικοποιούνται στην περιοχή Λογαριασμοί Εισπρακτέοι του καθολικού καθώς και στον λογαριασμό θυγατρικής του ίδιου του πελάτη. Υποθέτοντας ότι όλες οι απαραίτητες αναρτήσεις γίνονται έγκαιρα. Αυτή η προσέγγιση βοηθά στη διατήρηση της ισορροπίας των λογιστικών βιβλίων ανά πάσα στιγμή, ενώ παράλληλα διευκολύνει την ανάκτηση πληροφοριών και ιστορικού λογαριασμού για κάθε πελάτη.
Χάρη στη χρήση λογιστικού λογισμικού, η διαδικασία καταχώρισης στον λογαριασμό ελέγχου στο γενικό καθολικό, ενώ παράλληλα η καταχώρηση στους λογαριασμούς θυγατρικών πελατών είναι πολύ πιο εύκολη από ό,τι στο παρελθόν. Συχνά, το λογιστικό λογισμικό έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει την εισαγωγή των δεδομένων σε μία οθόνη. Από εκεί, το λογισμικό καταγράφει την ανάρτηση τόσο στον λογαριασμό ελέγχου όσο και στον λογαριασμό θυγατρικής του μεμονωμένου πελάτη ταυτόχρονα. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη ζητημάτων όπως η δημοσίευση στον λογαριασμό πελάτη αλλά η παραμέληση της δημοσίευσης στον λογαριασμό ελέγχου του γενικού καθολικού ή το αντίστροφο.