Τα εταιρικά πρακτικά είναι τεκμηριωμένες σημειώσεις θεμάτων που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια κάποιου τύπου επαγγελματικής συνάντησης. Τα πρακτικά αυτού του τύπου συντάσσονται συνήθως για ένα ευρύ φάσμα γεγονότων, όπως συνελεύσεις μετόχων και διευθυντών. Τα εταιρικά αρχεία αυτού του τύπου γενικά αναθεωρούνται και τροποποιούνται όπως απαιτείται σε επόμενες συνεδριάσεις και γίνονται μέρος των μόνιμων αρχείων που τηρούνται από τις περισσότερες εταιρείες.
Ένα ευρύ φάσμα πληροφοριών μπορεί να συμπεριληφθεί σε ένα σύνολο εταιρικών πρακτικών. Συνήθως, οι λεπτομέρειες που περιλαμβάνονται θα επικεντρωθούν στην ακριβή καταγραφή συζητήσεων για διαφορετικά θέματα που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης. Τα κοινά παραδείγματα των στοιχείων γραμμής που βρίσκονται στα εταιρικά πρακτικά περιλαμβάνουν τη συζήτηση, την έγκριση ή την τροποποίηση επιχειρηματικών σχεδίων και διαδικασιών, την εκλογή και αναγνώριση νέων αξιωματούχων στην εταιρεία και αποφάσεις έκδοσης ή πώλησης μετοχών. Ακόμη και ζητήματα όπως η αναδιάρθρωση πακέτων παροχών για τους εργαζόμενους ή η ψυχαγωγία της ιδέας πώλησης ή συγχώνευσης της επιχείρησης μπορούν να συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και να τεκμηριωθούν στα επίσημα πρακτικά.
Σε πολλές δικαιοδοσίες, οι εταιρείες υποχρεούνται από τους νόμους να τηρούν πρακτικά εταιρικού χαρακτήρα για συγκεκριμένους τύπους συγκεντρώσεων, όπως συνεδριάσεις μετόχων ή διευθυντών στις οποίες πραγματοποιούνται εκλογές. Ακόμα κι αν οι τοπικοί νόμοι δεν απαιτούν την τήρηση πρακτικών σε ορισμένους τύπους εταιρικών συναντήσεων, πολλές εταιρείες επιλέγουν να το κάνουν ως μέσο δημιουργίας μιας συνεχούς ιστορίας της επιχείρησης και διασφαλίζοντας ότι τα βασικά θέματα και συζητήσεις είναι διαθέσιμα για αναφορά σε μελλοντικές ημερομηνίες . Δεδομένου ότι τα εταιρικά πρακτικά θεωρούνται συχνά αποδεκτά στις ακροάσεις του δικαστηρίου, είναι πολύ σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα πρακτικά είναι ακριβή και εγκεκριμένα από όσους παρευρίσκονται στη συνεδρίαση.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις για την προετοιμασία εταιρικών πρακτικών. Μια προσέγγιση περιλαμβάνει την παρουσία ενός ατόμου εκπαιδευμένου ως καταγραφέα για να κρατά σημειώσεις κατά τη διάρκεια της πραγματικής συνάντησης. Πιο συχνά σήμερα, η σύσκεψη εγγράφεται με συνήθη εξοπλισμό εγγραφής ήχου, καθιστώντας δυνατή την προετοιμασία ενός εγγράφου κειμένου σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Ορισμένες εταιρείες περιλαμβάνουν ακόμη και οπτικά δεδομένα στα πρακτικά, όπως η συμπερίληψη μιας παρουσίασης διαφανειών που εμφανίζεται στους μετόχους, συνδυάζοντας κείμενο και οπτικά βοηθήματα για να παρέχουν ένα πιο πλήρες ιστορικό του τι έλαβε χώρα στη συνεδρίαση.
Με οποιαδήποτε προσέγγιση, προετοιμάζεται ένα επίσημο αντίγραφο και διανέμεται στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή στους μετόχους για έλεγχο. Στην επόμενη προγραμματισμένη συνεδρίαση, τα εταιρικά πρακτικά επανεξετάζονται και τροποποιούνται εάν χρειάζεται. Η πραγματική διαδικασία αναθεώρησης και επιβολής τροποποιήσεων μπορεί να είναι κάπως χαλαρή, αν και δεν είναι ασυνήθιστο για ορισμένες επιχειρήσεις να κάνουν χρήση κοινοβουλευτικών διαδικασιών όπως περιγράφονται σε έργα όπως το Rules of Order του Robert για να αναγνωρίσουν, να εξετάσουν και τελικά να εγκρίνουν ή να απορρίψουν προτάσεις για αλλαγές ή τροποποιήσεις κατά την εξέταση των προτεινόμενων πρακτικών. Μόλις οι παρευρισκόμενοι συμφωνήσουν ότι τα πρακτικά είναι πλήρη και ακριβή, εγκρίνονται και αποτελούν μέρος των επίσημων αρχείων της εταιρείας.
SmartAsset.