Τα πρακτικά της συνεδρίασης είναι ένας απολογισμός μιας επίσημης συνεδρίασης, συνήθως ενός διοικητικού συμβουλίου για μια εταιρεία ή μια κυβερνητική οντότητα. Ωστόσο, πολλές εθελοντικές ομάδες κρατούν επίσης πρακτικά των συνεδριάσεων για να κάνουν μια ιστορική αναφορά όλων των εγκριθέντων αρχείων, αποφάσεων και νομοσχεδίων. Τα πρακτικά λαμβάνονται κανονικά από ένα άτομο και στη συνέχεια εγκρίνονται στην επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, μόλις όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είχαν την ευκαιρία να επανεξετάσουν και να κάνουν τυχόν διορθώσεις.
Τις περισσότερες φορές, τα πρακτικά της συνάντησης είναι μια πολύ τεχνική και πραγματική περιγραφή του τι συνέβη στη συνάντηση. Η έγκριση των πρακτικών γίνεται συνήθως με πολύ λίγη ή καθόλου συζήτηση. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως εάν υπάρχει ένα έντονα αμφιλεγόμενο ζήτημα ή ένα λάθος, μπορεί να υπάρξει σημαντική συζήτηση. Συνήθως, η συντριπτική πλειοψηφία των μελών συμφωνεί για το τι πρέπει να αναφέρουν τα πρακτικά. Δεν γίνονται επίσημο μέρος του δίσκου μέχρι να εγκριθούν από το διοικητικό συμβούλιο.
Η μορφή των πρακτικών συνεδριάσεων μπορεί να διαφέρει από οργανισμό σε οργανισμό, αλλά συνήθως είναι πολύ απλή. Ξεκινά αναφέροντας τη συνεδρίαση του οργάνου, αναφέρει την ημερομηνία και την ώρα της συνεδρίασης, τα μέλη που είναι παρόντα και προσφέρει σύντομη ανασκόπηση κάθε θέματος της ημερήσιας διάταξης και πρακτικό της ψηφοφορίας, εάν πραγματοποιήθηκε, για κάθε θέμα. Θα σημειώσει επίσης την ώρα της αναβολής και συνήθως αναφέρει την ημερομηνία και την ώρα της επόμενης συνάντησης.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης λαμβάνονται από άτομο που έχει οριστεί ως γραμματέας. Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να είναι μέλος του διοικητικού συμβουλίου ή όχι. Εάν δεν είναι μέλος του διοικητικού συμβουλίου, ολόκληρη η δουλειά του γραμματέα θα είναι να κρατά σημειώσεις. Εάν είναι μέλος του διοικητικού συμβουλίου, η δουλειά είναι κάπως πιο δύσκολη γιατί μπορεί να αναμένεται να συμμετάσχουν στη συζήτηση και να ψηφίσουν εκτός από τη λήψη σημειώσεων. Γενικά, για κυβερνητικό όργανο ή εταιρεία ο γραμματέας δεν θα είναι μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Για τις εθελοντικές οργανώσεις, ο γραμματέας είναι συνήθως στο διοικητικό συμβούλιο και εξετάζει έναν υπάλληλο του διοικητικού συμβουλίου.
Τα πρακτικά μπορεί να διαφέρουν από άλλες αφηγήσεις μιας συνάντησης, όπως αυτές που βρίσκονται σε μια εφημερίδα, καθώς τα πρακτικά είναι πολύ χρονολογικά. Κάθε στοιχείο στα πρακτικά αναφέρεται με τη σειρά που συνέβη. Εάν μια συνάντηση καλύπτεται σε μια εφημερίδα, ο ρεπόρτερ θα αρχίσει γενικά να γράφει για το θέμα που θεωρείται πιο αξιοσημείωτο. Άλλα θέματα μπορεί να καλύπτονται ή όχι, ανάλογα με τη σχετική σημασία τους. Πρέπει να σημειωθεί ότι κάθε τύπος λογαριασμού, τα πρακτικά της συνεδρίασης και το άρθρο της εφημερίδας, είναι σωστό για το ιδιαίτερο στυλ του.
SmartAsset.