Τα πρακτικά είναι σημειώσεις που λαμβάνονται ως τρόπος διατήρησης αρχείου της συνάντησης μιας επιχείρησης ή μιας ομάδας. Συνήθως ηχογραφούνται από ένα διορισμένο άτομο, αν και αυτό μπορεί να αλλάζει από συνάντηση σε συνάντηση. Τα πρακτικά της συνεδρίασης θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το πού και πότε πραγματοποιήθηκε μια συνεδρίαση, ποιοι παρευρέθηκαν, τι συζητήθηκε στη συνεδρίαση και τυχόν συμφωνίες και αποφάσεις που λαμβάνονται.
Εκτός από το επιχειρηματικό περιεχόμενο, η μορφή των πρακτικών δεν αλλάζει συνήθως από συνάντηση σε συνάντηση. Τα πρακτικά πρέπει να ξεκινούν με τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης και την ημερομηνία της συνεδρίασης. Θα πρέπει επίσης να καταγράφεται η ώρα της συνάντησης, μαζί με το όνομα της επιχείρησης ή του σωματείου. Τα άτομα που παρευρίσκονται στη συνάντηση θα πρέπει να καταγράφονται, καθώς και όσοι απουσιάζουν. Τα πρακτικά της συνεδρίασης συνήθως διανέμονται τόσο στους απόντες όσο και στους παρόντες αντιπροσώπους.
Το επόμενο σημείο θα είναι η έγκριση των πρακτικών της τελευταίας συνεδρίασης. Θα πρέπει επίσης να υπάρχει μια ενότητα ειδικά για τυχόν θέματα που προκύπτουν σχετικά με τα πρακτικά της τελευταίας συνεδρίασης. Συνήθως, τα μέλη που απουσίαζαν από την τελευταία συνεδρίαση θα έχουν κάποια σημεία να αναφέρουν.
Στη συνέχεια στα πρακτικά θα υπάρχουν θέματα της ημερήσιας διάταξης. Αυτά θα λάβουν υπόψη τα κύρια σημεία που θα συζητηθούν στη συνάντηση. Οι αποφάσεις και οι συμφωνίες που έγιναν θα καταγράφονται επίσης σε αυτό το σημείο.
Το άτομο που κρατά πρακτικά δεν πρέπει να προσπαθεί να σημειώνει κάθε σημείο ή συζήτηση που γίνεται στη συνάντηση. Αυτές οι σημειώσεις δεν είναι ακριβές αντίγραφο κάθε λέξης και μόνο οι σημαντικές αποφάσεις και συμφωνίες πρέπει να καταγράφονται. Στα πρακτικά πρέπει επίσης να σημειώνεται το όνομα κάθε ατόμου που κάνει μια πρόταση ή επιχειρηματικό θέμα.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει να περιλαμβάνουν ποιοι συμμετέχοντες ήταν υπέρ ή κατά ορισμένων αποφάσεων και συμφωνιών. Εάν διενεργηθεί ψηφοφορία για ένα συγκεκριμένο θέμα, τα πρακτικά πρέπει να καταγράφουν ποιοι το ψήφισαν υπέρ ή κατά, καθώς και τα ονόματα των αποχών και ο τρόπος με τον οποίο έγινε η ψηφοφορία.
Ένα από τα τελευταία σημεία θα πρέπει να είναι η οποιαδήποτε άλλη επιχειρηματική κίνηση. Αυτό δίνει στους ανθρώπους την ευκαιρία να εκφράσουν τις απόψεις τους ή να θέσουν σημεία στους άλλους αντιπροσώπους. Στο τέλος, θα πρέπει να καταγραφεί η ημερομηνία, η τοποθεσία και η ώρα της επόμενης συνάντησης και το όνομα του ατόμου που κρατά τα πρακτικά.
Τα πρακτικά της συνεδρίασης θα πρέπει να πληκτρολογηθούν το συντομότερο δυνατό μετά τη συνάντηση για να διατηρηθούν τα σημεία φρέσκα στο μυαλό του ατόμου που έχει λάβει τις σημειώσεις. Ένα αντίγραφο των πρακτικών θα πρέπει να διανεμηθεί σε όλα τα μέλη της ομάδας —τόσο σε αυτούς που παρευρέθηκαν όσο και σε εκείνους που έλειπαν— πριν από την επόμενη συνεδρίαση. Αυτό θα δώσει στα μέλη επαρκή χρόνο για προετοιμασία.