Τα έξοδα μισθοδοσίας είναι έξοδα που πραγματοποιεί μια επιχείρηση για την απασχόληση εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της αποζημίωσης που καταβάλλεται στους εργαζομένους, συν όλους τους φόρους και άλλα έξοδα απασχόλησης για τα οποία είναι υπεύθυνος ένας εργοδότης. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτά τα έξοδα αποτελούνται γενικά από τα ακαθάριστα κέρδη του εργαζομένου, συν το μερίδιο του εργοδότη στους φόρους Medicare και FICA (Κοινωνική Ασφάλιση), άλλους νομοθετημένους ομοσπονδιακούς ή κρατικούς φόρους και το κόστος οποιωνδήποτε άλλων πρόσθετων παροχών που παρέχονται σε σχέση με την απασχόληση στο επιχείρηση.
Τα έξοδα μισθοδοσίας και μισθοδοσίας, λοιπόν, δεν είναι τα ίδια. Η μισθοδοσία ενός εργοδότη είναι το ακαθάριστο ποσό της αποζημίωσης που καταβάλλεται σε όλους τους εργαζομένους, αλλά τα έξοδα μισθοδοσίας στις Ηνωμένες Πολιτείες είναι γενικά τουλάχιστον 10% – 15% υψηλότερα, λόγω της συμπερίληψης των φόρων μισθοδοσίας και άλλων νόμιμων πρόσθετων παροχών, όπως ασφάλιση ανεργίας και Ασφάλεια αναπηρίας. Τα εκ του νόμου περιθώρια υπολογίζονται ως έξοδα μισθοδοσίας μόνο όταν πληρώνονται από τον εργοδότη και δεν αφαιρούνται από την αποζημίωση του εργαζομένου.
Οι πρόσθετες παροχές όπως τα ασφάλιστρα υγείας και ζωής θεωρούνται σωστά μέρος των δαπανών μισθοδοσίας επειδή παρέχονται καθαρά ως συνάρτηση της απασχόλησης. Ο εξοπλισμός που είναι απαραίτητος για την εκτέλεση της εργασίας, ωστόσο, δεν θεωρείται ότι είναι αυτού του είδους τα έξοδα, επειδή είναι απαραίτητο στοιχείο για την εκτέλεση της εργασίας. Μια μηχανική, για παράδειγμα, απαιτεί εργαλεία και εξοπλισμό ασφαλείας, αλλά όχι ασφάλιση υγείας ή ζωής, για να κάνει τη δουλειά της. Πρόσθετες παροχές όπως ασφάλιση υγείας ή ζωής ή αποζημίωση διδάκτρων, παρέχονται γενικά από πολλούς εργοδότες σε όλους τους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης ως μέρος του συνολικού πακέτου αποζημίωσης και το κόστος τέτοιων κινήτρων για τον εργοδότη κατατάσσεται κατάλληλα ως έξοδο μισθοδοσίας.
Αυτά τα έξοδα είναι συνήθως μία από τις μεγαλύτερες κατηγορίες δαπανών που θα πραγματοποιήσει μια επιχείρηση, γεγονός που καθιστά επιτακτική την κατάλληλη ταξινόμηση, έτσι ώστε ο εργοδότης να έχει πάντα μια ακριβή ιδέα για το πραγματικό κόστος της απασχόλησης ατόμων. Η ομαδοποίηση αυτών των εξόδων σε έναν ισολογισμό παρέχει επίσης στη διοίκηση μια ακριβή ιδέα για το ποσοστό των δαπανών της επιχείρησης που σχετίζονται με την απασχόληση και πώς αυτό επηρεάζει την κερδοφορία.
Τα έξοδα μισθοδοσίας που έχουν πραγματοποιηθεί αλλά δεν έχουν ακόμη πληρωθεί ονομάζονται δεδουλευμένα έξοδα μισθοδοσίας και αναφέρονται ως υποχρέωση. Υπάρχουν δύο βασικά στοιχεία αυτού του σχήματος. Πρώτα είναι η άδεια μετ’ αποδοχών που έχουν συγκεντρώσει οι εργαζόμενοι αλλά δεν έχουν χρησιμοποιήσει ακόμη, η οποία είναι μια υποχρέωση που πρέπει να καλύψει ο εργοδότης κάποια στιγμή στο μέλλον. Το δεύτερο είναι το ποσό της αποζημίωσης που αποκτήθηκε αλλά δεν έχει ακόμη καταβληθεί, όπως όταν το τέλος της περιόδου οικονομικής αναφοράς εμπίπτει σε μια περίοδο μισθοδοσίας ή η αμοιβή για μια περίοδο που εμπίπτει στην περίοδο αναφοράς δεν καταβληθεί μέχρι κάποιο σημείο Μετά.