Τα αποθεματικά κεφαλαίου είναι κεφάλαια που προορίζονται για χρήση με συγκεκριμένα έργα που παρουσιάζουν μακροπρόθεσμη επένδυση κεφαλαίου ή που μπορεί να σχετίζονται με κάποιο είδος κεφαλαιακής δαπάνης στο μέλλον. Δεν είναι ασυνήθιστο για τις τοπικές και εθνικές κυβερνήσεις να δημιουργούν αποθεματικά αυτού του τύπου, ως μέσο σταδιακής συγκέντρωσης κεφαλαίων για τις αναμενόμενες μελλοντικές ανάγκες. Ένα αποθεματικό κεφαλαίου μπορεί επίσης να δημιουργηθεί από μια εταιρεία οποιουδήποτε μεγέθους και να χρησιμοποιηθεί για έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη ή ως μέσο προετοιμασίας για κάποιο μελλοντικό έργο.
Η κύρια ιδέα πίσω από ένα αποθεματικό κεφαλαίου είναι να παραμερίσει περιουσιακά στοιχεία που βρίσκονται εκτός του συνήθους προϋπολογισμού λειτουργίας και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αντιστάθμιση δαπανών με έργα που πρέπει να χρηματοδοτηθούν τουλάχιστον εν μέρει εκτός του λειτουργικού προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, ένας δήμος μπορεί να θέλει να χτίσει ένα νέο δημαρχείο. Εάν δεν διατεθούν κεφάλαια στον προϋπολογισμό για να ξεκινήσει η προετοιμασία για αυτή τη δραστηριότητα, τότε τα έσοδα από ένα αποθεματικό κεφαλαίου μπορούν να αποσυρθούν για τη διαχείριση του κόστους προετοιμασίας μιας έκτασης για το νέο κτίριο, δημιουργία σχεδίων και γενικά προετοιμασία για την κατασκευή της νέας εγκατάστασης. Ανάλογα με το ύψος των κεφαλαίων στο αποθεματικό κεφαλαίου και τους κανονισμούς που διέπουν τις εκταμιεύσεις από αυτό το ταμείο, μπορεί να είναι δυνατή η χρηματοδότηση ολόκληρου του κατασκευαστικού έργου χρησιμοποιώντας το αποθεματικό.
Οι εταιρείες μπορούν να κάνουν χρήση ενός αποθεματικού κεφαλαίου με τον ίδιο σχεδόν τρόπο. Το αποθεματικό ταμείο μπορεί να αυξηθεί κατά τη διάρκεια πολλών ετών, συνήθως με τη μεταφορά πλεονασματικών κερδών που δημιουργούνται από καιρό σε καιρό στο ταμείο. Εάν η επιχείρηση επιθυμεί να επεκταθεί, πιθανώς ανοίγοντας ένα νέο κατάστημα λιανικής ή χτίζοντας μια νέα μονάδα παραγωγής, τα περιουσιακά στοιχεία που περιλαμβάνονται στο αποθεματικό κεφαλαίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την έναρξη αυτών των έργων. Η χρήση των αποθεματικών επιτρέπει στην επιχείρηση να διαχειριστεί τη διαδικασία χωρίς να χρειάζεται να λάβει εξωτερική χρηματοδότηση, και έτσι εξαλείφει την ανάγκη αποπληρωμής τόκων δανείων ή πιστωτικών γραμμών προκειμένου να ολοκληρωθεί επιτυχώς το έργο επέκτασης.
Τυχόν κεφάλαια που τοποθετούνται σε αποθεματικό κεφαλαίου πρέπει να καταχωρούνται στα οικονομικά αρχεία του δήμου ή της εταιρείας. Για τους δήμους, αυτό σημαίνει τον προσδιορισμό της προέλευσης τυχόν κεφαλαίων που έχουν κατατεθεί στα αποθεματικά, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλαίων που έχουν χορηγηθεί και των κεφαλαίων που λαμβάνονται μέσω κρατικών επιδοτήσεων. Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να λογιστικοποιούν με ακρίβεια την προέλευση τυχόν περιουσιακών στοιχείων που έχουν εκχωρηθεί στο αποθεματικό κεφαλαίου. Σε πολλά έθνη, οι νόμοι διέπουν τον τρόπο διαχείρισης ενός αποθεματικού κεφαλαίου και παρέχουν το βασικό πλαίσιο για το πώς μια κρατική οντότητα ή μια επιχείρηση θα δομήσει και θα διατηρήσει το αποθεματικό, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο διατίθενται τα κεφάλαια για συγκεκριμένους τύπους κεφαλαιουχικών δαπανών.