Το αποθεματικό εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένας τύπος αποθεματικού λογαριασμού που δημιουργείται για να αντισταθμίσει τις ζημίες που προκύπτουν όταν οι πελάτες δεν καταβάλλουν πληρωμές για εκκρεμή τιμολόγια. Η ιδέα του αποθεματικού είναι να αποτρέψει την εταιρεία από το να αντιμετωπίσει σοβαρή οικονομική δυσπραγία λόγω της μη πληρωμής. Ένας λογαριασμός αποθεματικού αυτού του τύπου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αντισταθμίσει τον αντίκτυπο των τιμολογίων που παραμένουν ληξιπρόθεσμα όταν ένας πελάτης κηρύξει πτώχευση, λήγει ή απλά δεν πληρώνει και το υπόλοιπο παραδίδεται σε μια εταιρεία είσπραξης.
Υπάρχουν διάφορες στρατηγικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό του ποσού των κεφαλαίων που κατανέμονται σε ένα αποθεματικό εισπρακτέων λογαριασμών. Μία από τις πιο κοινές προσεγγίσεις είναι η χρήση ιστορικών δεδομένων που περιλαμβάνουν τόσο το ποσοστό όσο και τα πραγματικά ποσά των προεπιλογών τιμολογίων που σημειώθηκαν εντός ενός δεδομένου χρονικού πλαισίου. Μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση απαιτεί τη βάση του ποσού στη γήρανση των τιμολογίων, με το υπόλοιπο στο αποθεματικό να βασίζεται στο άθροισμα των τιμολογίων που είναι άνω των 90 ημερών. Η επιλογή της καλύτερης προσέγγισης εξαρτάται συχνά από τις συνθήκες της επιχείρησης και από το πόσο εύκολα θα μπορούσε να ανακτήσει η εταιρεία εάν τελικά δεν εξοφληθούν πλήρως τα παλαιότερα τιμολόγια.
Το κύριο όφελος από τη δημιουργία και τη διατήρηση αποθεματικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι ότι η εταιρεία είναι κάπως απομονωμένη από τις αρνητικές επιπτώσεις που προκαλούνται από την αδυναμία των πελατών να καταβάλουν πληρωμές για εκκρεμή τιμολόγια. Διαθέτοντας αποθεματικά, η επιχείρηση είναι σε θέση να αντισταθμίσει αυτές τις ζημίες και να συνεχίσει να εκταμιεύει πληρωμές σε πωλητές και προμηθευτές χωρίς αποτυχία. Ως αποτέλεσμα της ύπαρξης επαρκούς ποσού κεφαλαίων στο αποθεματικό, είναι δυνατό να αποφευχθεί η επιβολή καθυστερημένων τελών και άλλων κυρώσεων επί των υποχρεώσεων που θα αύξαναν μόνο τις χρεωστικές υποχρεώσεις της εταιρείας, καθιστώντας ακόμη πιο δύσκολη τη διατήρηση της οικονομικής σταθερότητας.
Οι κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το πότε να κάνετε χρήση των κεφαλαίων σε ένα αποθεματικό εισπρακτέων λογαριασμών θα ποικίλλουν. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν ότι οι καθυστερημένοι λογαριασμοί πελατών πρέπει να υποβάλλονται για είσπραξη προτού τα κεφάλαια από το αποθεματικό μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αντιστάθμιση των ζημιών. Άλλες εταιρείες εφαρμόζουν μια πρακτική ανάληψης κεφαλαίων από το αποθεματικό εισπρακτέων λογαριασμών όταν τα τιμολόγια φτάνουν σε ένα ορισμένο επίπεδο παλαίωσης, όπως 120 ημέρες μετά την έκδοση. Σε περίπτωση που ληφθούν χρήματα λόγω προσπαθειών είσπραξης ή ο πελάτης υποβάλει μια πληρωμή αφού ο λογαριασμός φτάσει το όριο γήρανσης, αυτές οι πληρωμές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναπλήρωση του αποθεματικού, επιτρέποντας στην επιχείρηση να διατηρήσει αυτόν τον τύπο αυγού φωλιάς για το μέλλον .