Το αρχείο καταγραφής συντήρησης οχήματος είναι ένα ημερολόγιο όλων των εργασιών συντήρησης που εκτελούνται σε ένα συγκεκριμένο όχημα. Κάθε καταχώριση περιλαμβάνει ημερομηνία, χιλιόμετρα από εκείνη την ημέρα, λεπτομέρειες σχετικά με το είδος της εργασίας που έγινε και ποιος εκτέλεσε την υπηρεσία. Το αρχείο καταγραφής συντήρησης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει αποδείξεις και ένα χρονοδιάγραμμα για περαιτέρω συντήρηση.
Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για να διατηρείτε ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης οχήματος είναι να δείχνει ένα μισθωμένο αυτοκίνητο ότι τηρήσατε τη λήξη της σύμβασης μίσθωσης, τηρώντας την τυπική συντήρηση του οχήματος σε ή πριν από τα προτεινόμενα χρονικά διαστήματα του κατασκευαστή. Ένα ημερολόγιο συντήρησης του οχήματος θα δείχνει ξεκάθαρα αλλαγές λαδιών, περιστροφές ελαστικών, επιθεωρήσεις ή αντικαταστάσεις φρένων κ.ο.κ. Τη στιγμή που επιστρέφετε το όχημά σας από τη μίσθωση, μπορεί να σας ζητηθεί να αποδείξετε ότι το αυτοκίνητο συντηρήθηκε σωστά. Το ημερολόγιο συντήρησης του οχήματος θα είναι πολύ βολικό.
Ένας άλλος συνηθισμένος λόγος για την τήρηση αρχείου καταγραφής συντήρησης οχήματος είναι όταν χρησιμοποιείτε εταιρικό αυτοκίνητο. Συχνά απαιτείται σε αυτή την περίπτωση για φορολογικούς σκοπούς. Όλα όσα σχετίζονται με το αυτοκίνητο, εκτός από τη χρήση του για ευχαρίστηση, είναι διαγραφή για την εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει βενζίνη και όλη τη συντήρηση. Επομένως απαιτούνται αυστηρά αρχεία. Ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης οχήματος λειτουργεί τέλεια.
Ομοίως, εάν χρησιμοποιείτε το ιδιωτικό σας αυτοκίνητο για εταιρικές δραστηριότητες, ένα μέρος της βενζίνης, των χιλιομέτρων και της συντήρησης μπορεί να εκπίπτει φόρου. Συχνά, οι επιχειρήσεις θα σας αποζημιώσουν αντ’ αυτού, αλλά σε κάθε περίπτωση απαιτείται ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης οχήματος. Κάθε φορά που το αυτοκίνητο χρησιμοποιείται για επαγγελματικούς σκοπούς, τα χιλιόμετρα έναρξης και λήξης πρέπει να σημειώνονται και να χρονολογούνται στο ημερολόγιο.
Ωστόσο, ένα ημερολόγιο συντήρησης οχημάτων είναι μια καλή ιδέα για οποιονδήποτε. Είναι εύκολο να ξεχάσετε πόσο καιρό έχει περάσει από τότε που έχει πραγματοποιηθεί συγκεκριμένη συντήρηση χωρίς εγγραφή. Και πάλι, ένα καλά συντηρημένο αυτοκίνητο είναι ένα ασφαλέστερο αυτοκίνητο και μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση χρημάτων για επισκευές στο δρόμο. Επίσης, η απόδειξη ότι έχετε διατηρήσει το όχημά σας σωστά είναι πολύ σημαντική για τον επόμενο αγοραστή και στην πραγματικότητα αυξάνει την αξία του οχήματος. Αποπνέει έναν αέρα φροντίδας και σχολαστικότητας και ένα αυτοκίνητο που έχει συντηρηθεί είναι λιγότερο πιθανό να έχει ή να αναπτύξει σοβαρά προβλήματα. Τέλος, όταν πρέπει να παραλάβετε το αυτοκίνητο για επισκευές, είναι βολικό για τον τεχνικό να δει την εργασία που έχει ήδη γίνει.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να δημιουργήσετε ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης οχήματος είτε χρησιμοποιώντας ένα απλό κενό ημερολόγιο είτε ένα υπολογιστικό φύλλο σε ένα πρόγραμμα όπως το Excel. Ωστόσο, υπάρχουν επίσης προγράμματα λογισμικού όπως το Automotive Wolf by Lonewolf Software που όχι μόνο θα παρακολουθούν τη συντήρησή σας, αλλά θα υπολογίζουν τα χιλιόμετρα αερίου σας για εσάς και πολλά άλλα. Το Automotive Wolf διαθέτει επίσης μια ελκυστική “διεπαφή οχήματος” που χρησιμοποιεί μετρητές για να σας ενημερώνει πότε απαιτείται συγκεκριμένη συντήρηση. Αυτό το λογισμικό και τα προγράμματα όπως αυτό έχουν μέτρια τιμή και δωρεάν να τα δοκιμάσετε εάν τα κατεβάσετε από το Διαδίκτυο. Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό, είναι καλή ιδέα να κρατάτε ένα απλό σπειροειδές σημειωματάριο στο ντουλαπάκι σας για να σημειώνετε τα χιλιόμετρα και τις λεπτομέρειες που μπορείτε αργότερα να καταχωρίσετε στο λογισμικό ή στο υπολογιστικό φύλλο.