Ένα αρχείο υπηρεσίας μπορεί να αναφέρεται στο αρχείο εξυπηρέτησης ενός πελάτη που περιέχει στοιχεία χρέωσης και επικοινωνίας. Όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους, ένα αρχείο υπηρεσίας μπορεί να αναφέρεται στο γραπτό αρχείο ενός υπαλλήλου που περιγράφει λεπτομερώς το ιστορικό υπηρεσιών και επιδόσεων. Τα αρχεία εξυπηρέτησης μπορούν επίσης να είναι ηλεκτρονική ή γραπτή τεκμηρίωση του ιστορικού λογαριασμού ενός πελάτη, συμπεριλαμβανομένων παραγγελιών, αντιμετώπισης προβλημάτων και αιτημάτων υπηρεσιών.
Στη βιομηχανία τηλεπικοινωνιών, ένα αρχείο υπηρεσίας ονομάζεται επίσης αρχείο εξυπηρέτησης πελατών (ΕΚΕ). Η εγγραφή παραμένει στο αρχείο με την τηλεφωνική εταιρεία και συνδέει ορισμένες πληροφορίες πελατών με συγκεκριμένους αριθμούς τηλεφώνου. Περιέχει επίσης συγκεκριμένες τεχνικές παραμέτρους και καλωδίωση. Τα CSR χρησιμοποιούνται για την επικύρωση αιτημάτων υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς αριθμών τηλεφώνου μεταξύ των μεταφορέων.
Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά τα αρχεία μπορεί να είναι αρκετά συγκεκριμένες. Μπορεί να περιλαμβάνει πόσες γραμμές εξυπηρετούνται σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή τοποθεσία. Κάθε τύπος τηλεφωνικής γραμμής θα καθοριστεί, συμπεριλαμβανομένων των χρεώσεων που εισπράττει η εταιρεία τηλεφωνίας. Οι χρεώσεις ενδέχεται να κατανεμηθούν σε χρεώσεις υπηρεσιών και η κυβέρνηση να επιβάλει τέλη και φόρους.
Οι ΕΚΕ περιέχουν συνήθως τέσσερις κύριες ενότητες. Δεδομένα όπως αριθμοί λογαριασμού, αριθμοί πελατών και περιγραφές υπηρεσιών περιλαμβάνονται σε μια εγγραφή κεφαλίδας. Η ενότητα λίστας περιγράφει λεπτομερώς τις πληροφορίες καταλόγου της υπηρεσίας, συμπεριλαμβανομένου του κατάλογου συγκεκριμένων αριθμών τηλεφώνου και σε ποιους καταλόγους παρατίθενται. Οι ενότητες λογαριασμών και υπηρεσιών περιέχουν πληροφορίες χρέωσης και λειτουργίες τηλεφωνικής γραμμής.
Ένας άλλος ορισμός του αρχείου υπηρεσιών είναι ως τεκμηρίωση που διατηρούν οι περισσότερες εταιρείες σχετικά με τις θέσεις που βρίσκονταν οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια της θητείας τους. Τα άτομα που υπηρέτησαν στο στρατό έχουν συχνά ένα αρχείο υπηρεσίας που αναφέρει τις βαθμολογίες, τα ποσοστά αμοιβών, τις ημερομηνίες απαλλαγής και τους λόγους. Οι επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα μπορούν να διατηρούν βασικές πληροφορίες, ημερομηνίες απασχόλησης, θέσεις που κατέχονται, ποσοστά αμοιβών και αναθεωρήσεις επιδόσεων.
Κάποιες από τις πληροφορίες στα αρχεία των εργαζομένων μπορούν να δοθούν υπό συγκεκριμένες συνθήκες. Οι έλεγχοι αναφοράς μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επαλήθευση των πληροφοριών που περιέχονται στο αρχείο υπηρεσίας ενός υπαλλήλου μέσω τηλεφώνου ή μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων βάσεων δεδομένων. Ανάλογα με την τοπική νομοθεσία για την απασχόληση, μπορούν να δημοσιοποιηθούν μόνο δεδομένα σχετικά με τις ημερομηνίες απασχόλησης του εργαζομένου, την κατάσταση, τις θέσεις και την κατάσταση επαναπρόσληψης. Τα δεδομένα επανεξέτασης απόδοσης ενδέχεται να μην δημοσιοποιηθούν λόγω δυνητικής δυσφήμισης και αρνητικών επιπτώσεων αναφοράς.
Αρκετές εταιρείες υπηρεσιών τηρούν αρχεία όλων των επαφών μεταξύ πελατών και αντιπροσώπων τους. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων στις οποίες επιτρέπεται η πρόσβαση σε πολλούς εκπροσώπους. Οι πληροφορίες που περιέχονται στο αρχείο εξυπηρέτησης θα περιλαμβάνουν συνήθως λεπτομερή στοιχεία επικοινωνίας και χρέωσης πελατών. Το πιο σημαντικό, θα αναφέρει λεπτομερώς όλες τις συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν με έναν εκπρόσωπο υπηρεσιών, καθώς και μια επισήμανση των συνομιλιών που πραγματοποιήθηκαν.
SmartAsset.