Μερικές φορές αναφέρεται ως αιώνια απογραφή, η συνεχής απογραφή είναι ένα μέσο διατήρησης μιας συστηματοποιημένης διαδικασίας τεκμηρίωσης που είναι πάντα σε συμφωνία με το φυσικό απόθεμα που υπάρχει. Καθώς τα αντικείμενα αφαιρούνται από το απόθεμα ή την περιοχή προμήθειας για χρήση ή κατανάλωση, η συνεχής λεπτομέρεια αποθέματος προσαρμόζεται για να σημειωθεί η μείωση του φυσικού αποθέματος. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτήν τη μέθοδο για να διασφαλίσουν ότι τα απαραίτητα αγαθά είναι πάντα διαθέσιμα και ως υπενθύμιση για την παραγγελία ορισμένων βασικών προϊόντων όταν είναι απαραίτητο.
Η συντήρηση ενός συνεχούς αποθέματος είναι κοινή με τις εγκαταστάσεις παραγωγής, όπου υπάρχει συνεχής ανάγκη αντικατάστασης φθαρμένων εξαρτημάτων σε μηχανήματα παραγωγής. Γενικά, μια περιοχή προμηθειών δημιουργείται κάπου στον τόπο παραγωγής και ένας διαχειριστής προμηθειών επιβαρύνεται με την επίβλεψη τόσο των φυσικών καταστάσεων όσο και των καταστάσεων αποθεμάτων βιβλίων. Συχνά, άτομα που πρέπει να προμηθευτούν ανταλλακτικά ή άλλες προμήθειες στο πλαίσιο των εργασιών συντήρησης και επισκευής, θα απευθυνθούν στον διαχειριστή με γραπτό αίτημα για το τι χρειάζεται. Ο διαχειριστής εισέρχεται στην περιοχή αποθήκευσης για το φυσικό απόθεμα, ανακτά το αντικείμενο ή τα στοιχεία και τα παραδίδει στο αιτούν μέρος. Σε αυτή τη συγκυρία, ο διαχειριστής προμηθειών μπορεί να χρησιμοποιήσει το γραπτό αίτημα προϊόντος για να αφαιρέσει τα αντικείμενα από το απόθεμα βιβλίων, επαναφέροντας το φυσικό και το γραπτό απόθεμα ξανά σε συγχρονισμό.
Σε πολλές καταστάσεις παραγωγής, υπάρχουν περιοδικές διαδικασίες συμφιλίωσης που ελέγχουν διπλά το απόθεμα βιβλίων έναντι του φυσικού αποθέματος. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να απαιτήσει να υπάρχει φυσική καταμέτρηση όλων των αγαθών στη φυσική απογραφή τουλάχιστον δύο φορές ανά ημερολογιακό έτος. Τα αποτελέσματα της καταμέτρησης των χεριών συγκρίνονται με την απογραφή βιβλίων και τις προσαρμογές που γίνονται ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτή η διαδικασία λειτουργεί ως δευτερεύον σύστημα ελέγχου και ισορροπίας για να διασφαλιστεί η σταθερότητα ενός συνεχούς αποθέματος.
Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της συνεχούς προσέγγισης απογραφής είναι ότι διευκολύνει τον προγραμματισμό της αναδιάταξης βασικών εξαρτημάτων και προμηθειών μόλις το επίπεδο αποθέματος φτάσει σε ένα καθορισμένο χαμηλό σημείο. Κατά τη δημοσίευση πρόσφατων εκταμιεύσεων στο απόθεμα βιβλίων, ο διαχειριστής προμηθειών θα σημειώσει πότε ο αριθμός των μονάδων στο φυσικό απόθεμα πέσει κάτω από ένα συγκεκριμένο σημείο και θα ξεκινήσει τη διαδικασία εκτέλεσης μιας παραγγελίας για επιπλέον μονάδες. Αυτή η διαδικασία συμβάλλει στη διασφάλιση ότι υπάρχουν πάντα αρκετά μέρη και προμήθειες για να διατηρηθεί η σωστή λειτουργία των μηχανημάτων παραγωγής.
SmartAsset.