Ένας εταιρικός προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί να είναι απαραίτητος για τον προγραμματισμό, την προετοιμασία, τον συντονισμό και τη διαχείριση μιας εταιρικής εκδήλωσης. Ορισμένες εκδηλώσεις είναι σε μεγάλη κλίμακα και μπορεί να κοστίσουν σε μια εταιρεία πολλά χρήματα. Εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας μπορεί να απαιτούν μια ομάδα σχεδιαστών. Άλλες εταιρικές εκδηλώσεις είναι μικρότερης φύσης και μπορεί να χρειάζονται μόνο ένα άτομο για να προγραμματίσουν την εκδήλωση.
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη εκδηλώσεων που πραγματοποιούνται από εταιρείες. Ορισμένοι έχουν μοναδικές πολιτιστικές ανάγκες για την εκδήλωσή τους και άλλοι έχουν συγκεκριμένο όραμα. Εναπόκειται στον προγραμματιστή εταιρικών εκδηλώσεων να καταλάβει τι είδους εκδήλωση θέλει να φιλοξενήσει ο επικεφαλής της εταιρείας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλουν ένα απλό οικογενειακό πικνίκ, ένα γκαλά με μαύρη γραβάτα, μια μοναδική καρναβαλική εμπειρία ή έναν έρανο διασημοτήτων.
Όλες οι σημαντικές αποφάσεις θα ληφθούν από τον εταιρικό οικοδεσπότη. Ωστόσο, ο προγραμματιστής θα δώσει στον οικοδεσπότη μερικές επιλογές. Για παράδειγμα, ο σχεδιαστής μπορεί να ενημερώσει τον οικοδεσπότη ότι μια εκδήλωση συγκέντρωσης φιλανθρωπικών πόρων μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ξενοδοχείο, ορόσημο της πόλης ή σε συνεδριακό κέντρο. Ο οικοδεσπότης θα επιλέξει μία επιλογή χώρου από τις επιλογές. Εάν ο οικοδεσπότης επιλέξει να έχει την εκδήλωση σε ένα ξενοδοχείο, ο σχεδιαστής θα επιλέξει στη συνέχεια μια σειρά από επιλογές ξενοδοχείων-δίνοντας ξανά την ευκαιρία στον οικοδεσπότη να κάνει μια καλά ενημερωμένη επιλογή.
Μόλις αποφασιστεί το είδος της εκδήλωσης, ο εταιρικός προγραμματιστής εκδηλώσεων πρέπει να προχωρήσει και να διαπραγματευτεί όλες τις πτυχές του γεγονότος. Εκτός από την κράτηση του χώρου, ένας υπεύθυνος σχεδιασμού εκδηλώσεων θα είναι υπεύθυνος για όλες τις λεπτομέρειες. Η επιλογή ενός καταστήματος εστίασης, η κράτηση της ψυχαγωγίας, η οργάνωση τοπικών εκδρομών, η διαχείριση της εκδήλωσης και η εγκατάσταση οπτικοακουστικού εξοπλισμού μπορεί να είναι όλες οι ευθύνες του προγραμματιστή. Επιπλέον, εάν υπάρχουν επισκέπτες εκτός πόλης για την εκδήλωση, ο σχεδιαστής μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ταξιδιωτικές ρυθμίσεις, όπως αεροπορικά εισιτήρια και επίγεια μεταφορά, και να βοηθήσει τους επισκέπτες να αποκτήσουν διαβατήριο ή βίζα.
Την ημέρα της εκδήλωσης, ο εταιρικός προγραμματιστής εκδηλώσεων θα βεβαιωθεί ότι όλα κυλούν ομαλά. Οποιεσδήποτε δυσλειτουργίες θα αντιμετωπιστούν και θα επιλυθούν από τον σχεδιαστή. Παρόλο που μπορεί να είναι αγχωτικό για τον προγραμματιστή, ο εταιρικός οικοδεσπότης δεν πρέπει να αισθάνεται καθόλου το άγχος.
Η πρόσληψη ενός προγραμματιστή εταιρικών εκδηλώσεων μπορεί στην αρχή να φαίνεται περιττή δαπάνη. Ωστόσο, μπορεί πραγματικά να εξοικονομήσει χρήματα από μια εταιρεία. Εάν ένα μέλος του προσωπικού έπρεπε να αφιερώσει χρόνο από την ημέρα της για να προγραμματίσει μια εκδήλωση, έστω και μια σε μικρή κλίμακα, τα εργασιακά της καθήκοντα μπορεί να έχουν χαμηλότερη προτεραιότητα. Ένας εταιρικός προγραμματιστής εκδηλώσεων εκπαιδεύεται να πραγματοποιεί αμέτρητα τηλεφωνήματα, να συναντιέται με διάφορους προμηθευτές και να ολοκληρώνει λεπτομερείς ρυθμίσεις, εξοικονομώντας τους εταιρικούς υπαλλήλους από την ταλαιπωρία.
SmartAsset.