Οι “ημέρες οφειλετών” είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει το μέσο χρονικό διάστημα που απαιτείται για τους πελάτες μιας δεδομένης εταιρείας για να διακανονίσουν τους λογαριασμούς τους με τον πάροχο. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν έναν τύπο που απαιτεί τη διαίρεση του αριθμού των οφειλετών με τις πωλήσεις που παράγονται, στη συνέχεια πολλαπλασιάζοντας τον αριθμό με 365. Μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση περιλαμβάνει τη διαίρεση του αριθμού των οφειλετών με τις πωλήσεις και στη συνέχεια πολλαπλασιάζοντας το αποτέλεσμα με το 100. Ως επί το πλείστον , ο υπολογισμός των ημερών οφειλέτη είναι χρήσιμος όσον αφορά την αξιολόγηση των αλλαγών στα μοτίβα εμβασμάτων με την πελατειακή βάση μιας εταιρείας, αλλά συνήθως δεν χρησιμοποιείται ως μέσο αξιολόγησης της κατάστασης πολλών εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον ίδιο κλάδο.
Η ιδέα πίσω από τον υπολογισμό των ημερών οφειλετών είναι να εντοπιστούν οι τάσεις στις συνήθειες πληρωμής των πελατών μιας εταιρείας. Όταν ο αριθμός των ημερών που καθορίζεται από τον τύπο μειώνεται από τη μια περίοδο στην άλλη, αυτό αποτελεί ένδειξη ότι οι πελάτες πληρώνουν γρηγορότερα, μια κατάσταση που οι περισσότερες εταιρείες θα θεωρούσαν ευνοϊκή. Ταυτόχρονα, εάν τα αποτελέσματα του υπολογισμού υποδεικνύουν ότι κατά μέσο όρο οι πελάτες χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να αποσύρουν το χρέος τους προς την εταιρεία, αυτό θα μπορούσε να αποτελεί ένδειξη επερχόμενων ζητημάτων εντός της πελατειακής βάσης. Σε εκείνο το σημείο, τα στελέχη και τα διευθυντικά στελέχη της εταιρείας θα ήθελαν να εξετάσουν τις τάσεις πληρωμών μεμονωμένων πελατών για να προσδιορίσουν ποιοι χρειάζονται πραγματικά περισσότερο χρόνο για να πληρώσουν και πόσο από το εισόδημα από τις πωλήσεις που πληρώνουν αυτοί οι πιο αργοί αντιπροσωπεύουν στη συνολική ροή εσόδων.
Από αυτή την άποψη, η παρακολούθηση των ημερών οφειλέτη από τη μια περίοδο στην άλλη μπορεί να ωφελήσει την εταιρεία με διάφορους τρόπους. Αυτό περιλαμβάνει τον εντοπισμό αναδυόμενων τάσεων που θα έχουν τελικά αξιοσημείωτο αντίκτυπο στις ταμειακές ροές και στην ικανότητα της εταιρείας να διακανονίζει χρέη με τους πωλητές και τους προμηθευτές της. Ενώ κάποια μικρή διακύμανση είναι πιθανό να προκύψει από τη μια περίοδο στην άλλη, οι σταθερές αυξήσεις στις ημέρες του οφειλέτη σε πολλές περιόδους συνήθως υποδηλώνουν ότι κάτι συμβαίνει με έναν ή περισσότερους πελάτες και ότι η επιχείρηση θα πρέπει να εντοπίσει τρόπους για να ελαχιστοποιήσει αυτόν τον αντίκτυπο πριν αρχίσει να επηρεάζει αρνητικά τη λειτουργία.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις ανάγκη να υπολογίζουν τις ημέρες οφειλετών. Οποιαδήποτε επιχείρηση λειτουργεί σε αυστηρά ταμειακή βάση, που σημαίνει ότι η πληρωμή γίνεται κατά τη στιγμή της αγοράς, δεν χρειάζεται να ανησυχεί για αθετήσεις πληρωμών από πελάτες. Οι εταιρείες που επιτρέπουν στους πελάτες να λαμβάνουν αγαθά ή υπηρεσίες τώρα και να πληρώνουν για αυτά σε μεταγενέστερη ημερομηνία, αναλαμβάνουν ένα επιπλέον στοιχείο κινδύνου, καθώς υπάρχει πάντα η πιθανότητα ένας ή περισσότεροι πελάτες να αθετήσουν αυτές τις χρεωστικές υποχρεώσεις. Για κάθε εταιρεία που χορηγεί πίστωση για οποιαδήποτε χρονική περίοδο, ο υπολογισμός των ημερών οφειλέτη είναι σημαντικός για τον εντοπισμό των δυσμενών τάσεων από νωρίς και την ελαχιστοποίηση των πιθανοτήτων αθέτησης υποχρεώσεων σε σημαντικό ποσό των εισπρακτέων λογαριασμών σε μια χρονική περίοδο.