Υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα στο “back office” μιας μεγάλης εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού, της κατασκευής, της διανομής, της αποστολής και της λογιστικής. Ο προγραμματισμός πόρων της επιχείρησης (ERP) είναι ένα σύστημα που ενσωματώνει όλες αυτές τις λειτουργίες σε ένα ενιαίο σύστημα, σχεδιασμένο για να εξυπηρετεί τις ανάγκες κάθε διαφορετικού τμήματος της επιχείρησης. Το ERP είναι περισσότερο μια μεθοδολογία παρά ένα κομμάτι λογισμικού, αν και ενσωματώνει πολλές εφαρμογές λογισμικού, συγκεντρωμένες κάτω από μια ενιαία, ενσωματωμένη διεπαφή.
Ένα σύστημα ERP εκτείνεται σε πολλά τμήματα σε μια εταιρεία και σε ορισμένες περιπτώσεις ένα ERP θα ξεπεράσει επίσης τα εταιρικά όρια για να ενσωματώσει συστήματα συνεργατών και προμηθευτών επίσης, για να φέρει πρόσθετες λειτουργίες όπως η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Επειδή είναι τόσο τεράστιο και περιεκτικό, το σύστημα ERP υπερβαίνει κατά πολύ το να είναι απλώς ένα απλό κομμάτι λογισμικού. Κάθε υλοποίηση είναι μοναδική και έχει σχεδιαστεί για να αντιστοιχεί στις διάφορες επιχειρηματικές διαδικασίες του υλοποιητή. Η δημιουργία μιας υλοποίησης ERP μπορεί να κοστίσει εκατομμύρια δολάρια και μπορεί να χρειαστούν αρκετά χρόνια για να ολοκληρωθεί.
Ένα σύστημα ERP πιθανότατα αντιπροσωπεύει τη μεγαλύτερη επένδυση πληροφορικής μιας εταιρείας, επομένως ορισμένες εταιρείες προτιμούν να εφαρμόζουν το ERP με πιο σταδιακό τρόπο και όχι με τη μία. Ορισμένοι προμηθευτές ERP παρέχουν αρθρωτές μονάδες λογισμικού μαζί με μια ενοποιημένη διεπαφή για να επιτρέπεται αυτή η σταδιακή προσέγγιση.
Ανεξάρτητα από το πώς το προσεγγίζει μια εταιρεία, το ERP είναι βέβαιο ότι θα φέρει σημαντικές αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας μιας εταιρείας. Συνδυάζει τις ροές εργασίας και αλλάζει τις μακροχρόνιες διαδικασίες. Οι εταιρείες συχνά συναντούν αντίσταση από την πλευρά των εργαζομένων που διστάζουν να εγκαταλείψουν τις δοκιμασμένες μεθόδους τους. Οι εργαζόμενοι μπορεί επίσης να φοβούνται για τη δουλειά τους. δεδομένου ότι το ERP κάνει τόσο ριζικές αλλαγές στις επιχειρηματικές διαδικασίες, δεν είναι ασυνήθιστο να αλλάζουν ή να εξαλείφονται εντελώς οι περιγραφές θέσεων εργασίας.
Μόλις εφαρμοστεί, ωστόσο, το σύστημα ERP φέρνει τεράστια πλεονεκτήματα. Επειδή όλα τα συστήματα είναι ενωμένα, όλα τα τμήματα μπορούν πιο εύκολα να μοιράζονται πληροφορίες. Η ροή εργασίας που λαμβάνει χώρα μεταξύ των τμημάτων μπορεί να γίνει πολύ πιο αυτοματοποιημένη και, τελικά, οι πελάτες εξυπηρετούνται καλύτερα επειδή το άτομο που χρησιμοποιεί τις εφαρμογές που απευθύνονται στους πελάτες θα έχει πρόσβαση σε κάθε πληροφορία σχετικά με κάθε σχετική διαδικασία. Για παράδειγμα, κάποιος στις πωλήσεις θα μπορούσε εύκολα να συνδεθεί σε ένα ενιαίο σύστημα για να προσδιορίσει την κατάσταση μιας παραγγελίας πελάτη που βρίσκεται ακόμη στην κατασκευή. Όλα αυτά έχουν κόστος όμως. Το κόστος εκπαίδευσης είναι υψηλό επειδή οι εργαζόμενοι πρέπει όχι μόνο να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν νέο λογισμικό, αλλά πρέπει επίσης να μάθουν νέες διαδικασίες.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που μια εταιρεία αναλαμβάνει μια υλοποίηση ERP. Το σύστημα ERP ενσωματώνει πληροφορίες, όπως πληροφορίες παραγγελίας και οικονομικά δεδομένα. Μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία κατασκευής αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες και τη ροή εργασιών, και ως αποτέλεσμα, μειώνει επίσης την ανάγκη μεταφοράς μεγάλων αποθεμάτων. Αν και το αρχικό κόστος μπορεί να είναι αρκετό για να δημιουργήσει εφιάλτες στον CFO, τελικά, εάν εφαρμοστεί σωστά, οι ανταμοιβές θα δώσουν στην εταιρεία που εφαρμόζει το σύστημα ένα σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
SmartAsset.