Ένα μπροστινό γραφείο είναι ένας προσδιορισμός που περιγράφει μια περιοχή μιας επιχείρησης όπου αλληλεπιδρούν πελάτες και προσωπικό της εταιρείας. Τα μπροστινά γραφεία συνήθως ονομάζονται έτσι επειδή βρίσκονται στο μπροστινό μέρος ή στην είσοδο μιας επιχείρησης, δίνοντας στους πελάτες εύκολη πρόσβαση στους υπαλλήλους γραφείου. Αυτό το ζωτικής σημασίας τμήμα της επιχείρησης μπορεί να εξυπηρετήσει πολλούς σκοπούς, ανάλογα με την εταιρεία, και είναι συχνά το καλύτερο μέρος για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες.
Τα γραφεία της ρεσεψιόν μπορεί να έχουν ένα γραφείο εισόδου στελεχωμένο με γραμματέα ή διοικητικό υπάλληλο. Αυτό το κεντρικό γραφείο μπορεί να προσφέρει βοήθεια σε εισερχόμενους πελάτες ή πελάτες και μπορεί να απευθύνει ερωτήματα στο διορθωμένο προσωπικό. Εναλλακτικά, όλο το προσωπικό του τμήματος μπορεί να εκπαιδευτεί στη βοήθεια πελατών. Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι σε αυτόν τον τομέα της επιχείρησης μπορεί να έχουν πολλά καθήκοντα, η εκπαίδευση όλων τους στην εξυπηρέτηση πελατών σημαίνει ότι κάποιος θα είναι σχεδόν πάντα διαθέσιμος για να βοηθήσει έναν πελάτη.
Εκτός από το σημείο επαφής για τους πελάτες, αυτός ο τομέας μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως ο κύριος κόμβος επικοινωνίας για ολόκληρη την εταιρεία. Οι υπάλληλοι γραφείου συχνά εκτελούν γραμματειακές λειτουργίες και μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη λήψη μηνυμάτων, το χειρισμό εντολών και τη διαβίβαση πληροφοριών σε διαφορετικά τμήματα. Πολλά γραφεία συνεργάζονται σε συνεργασία με τμήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ προκειμένου να δημιουργήσουν και να διανείμουν πληροφορίες στους πελάτες.
Ανάλογα με το μέγεθος και τη λειτουργία της επιχείρησης, το γραφείο μπορεί να χρησιμεύσει ως γρύλος όλων των επαγγελμάτων. Οι εργαζόμενοι σε αυτόν τον τομέα μπορούν να χειρίζονται την καθημερινή ταξινόμηση και διανομή αλληλογραφίας, να παρέχουν υπηρεσίες αντιγραφής και φαξ σε άλλα τμήματα, να εργάζονται απευθείας με πελάτες και να εκτελούν καθήκοντα εισαγωγής δεδομένων. Ένας τυπικός εργαζόμενος σε αυτή τη θέση θα έχει ένα μείγμα δεξιοτήτων εξυπηρέτησης πελατών και δεξιοτήτων γραφείου. Οι οργανωτικές δεξιότητες, η γνώση ηλεκτρονικών υπολογιστών και η πληκτρολόγηση είναι συχνά ζωτικής σημασίας για την επιβίωση της ταραχώδους ατμόσφαιρας αυτής της περιοχής.
Το μπροστινό γραφείο μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως σπίτι για μηχανήματα γραφείου. Οι κοινές συσκευές που βρίσκονται σε αυτήν την περιοχή περιλαμβάνουν φωτοαντιγραφικά, μηχανήματα φαξ, τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών, μηχανήματα ταχυδρομικών τελών και ζυγαριά για αλληλογραφία και υπολογιστές γραφείου. Πολλοί ειδικοί προτείνουν ότι είναι συνετό να ζητάτε τη βοήθεια των εργαζομένων πριν επιχειρήσετε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα μηχανήματα. ένα σπασμένο ή μπλοκαρισμένο μηχάνημα μπορεί να προκαλέσει ώρες πονοκεφάλους και αργή παραγωγή για μια ολόκληρη εταιρεία.
Ο υπεύθυνος αυτής της ενεργειακής περιοχής μπορεί να έχει ποικίλους διαφορετικούς τίτλους, όπως επικεφαλής γραμματέα, διευθυντή γραφείου, επόπτη γραφείου ή διαχειριστή. Αυτό το άτομο είναι γενικά υπεύθυνο για την εκπαίδευση και τη διαχείριση βοηθών και υπηρετεί ως επικεφαλής τμήματος. Οι διευθυντές front office έχουν συνήθως άριστες διοικητικές δεξιότητες καθώς και σαφή κατανόηση της εταιρείας και της λειτουργίας της.
SmartAsset.