Η επιστολή απόλυσης είναι ένα έγγραφο που λαμβάνει μια εργαζόμενη από τον εργοδότη της. Ενημερώνει την εργαζόμενη ότι τερματίζεται και πρέπει να αναφέρει τους λόγους για τους οποίους. Μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με προηγούμενα περιστατικά που συνέβαλαν σε αυτήν την απόφαση. Εάν υπάρχει η ευκαιρία για τον εργαζόμενο να ασκήσει έφεση για τον τερματισμό της, πρέπει να κοινοποιηθεί.
Οι εργοδότες εκδίδουν συνήθως μια επιστολή απόλυσης ως τυπικό για να βοηθήσουν στον περιορισμό των ισχυρισμών ότι ένας εργαζόμενος τερματίστηκε άδικα. Για να είναι αποτελεσματική σε αυτό το ρόλο, μια καλογραμμένη επιστολή απόλυσης συνήθως υπερβαίνει την ενημέρωση ενός ατόμου ότι ο χρόνος απασχόλησής του έχει λήξει. Θα πρέπει επίσης να κοινοποιεί άλλες σημαντικές πληροφορίες.
Η επιστολή απόλυσης θα πρέπει να ενημερώνει άμεσα και συγκεκριμένα ένα άτομο για τον λόγο που τερματίζεται η εργασία του. Εάν ένα άτομο απολύεται για κάπνισμα εκτός της καθορισμένης περιοχής, δεν πρέπει να υπάρχει αμφιβολία ότι αυτός είναι ο λόγος. Εκτός από τη δράση της εργαζόμενης, πολλοί συγγραφείς θα δηλώσουν την πολιτική που έχει παραβιαστεί και θα ενημερώσουν τον παραλήπτη όπου μπορεί να αναθεωρήσει αυτήν την πολιτική, αν το επιλέξει. Για παράδειγμα, η επιστολή απόλυσης μπορεί να λέει: “Αυτή η απόφαση λήφθηκε σύμφωνα με την πολιτική καθυστέρησης της εταιρείας, την οποία μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα 11 του εγχειριδίου εργαζομένων”.
Το πότε αυτό το έγγραφο μπορεί να εκδοθεί από έναν εργοδότη συνήθως καθορίζεται από την πολιτική πειθαρχίας μιας εταιρείας, επομένως μπορεί να διαφέρει από τη μια επιχείρηση στην άλλη. Ένας εργαζόμενος θα λάβει γενικά επιστολή απόλυσης μόνο αφού έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί άλλα πειθαρχικά μέτρα. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις που οι ενέργειες ενός ατόμου απαιτούν άμεση απόλυση.
Εάν έχουν γίνει άλλες ενέργειες, είναι σύνηθες να αναγράφονται λεπτομερώς. Μέσα στο σώμα της επιστολής απόλυσης, ο συγγραφέας πιθανότατα θα αναφέρει την ημερομηνία και το είδος της πειθαρχίας που χρησιμοποιήθηκε. Οι αιτίες που προκάλεσαν αυτές τις ενέργειες είναι επίσης πιθανό να αναφέρονται συγκεκριμένα. Εάν η υπάλληλος έδωσε υποσχέσεις, συμφωνίες ή αναγνώρισε ότι η δουλειά της κινδύνευε αν ενήργησε με κάποιο τρόπο στο μέλλον, είναι πιθανό να το θυμηθεί αυτό.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο τερματισμός που κοινοποιείται σε επιστολή απόλυσης δεν είναι απόλυτος και οριστικός. Ενδέχεται να υπάρξει ευκαιρία για τον παραλήπτη να ασκήσει έφεση. Εάν ναι, θα πρέπει να κοινοποιούνται ο τρόπος και το χρονικό πλαίσιο στο οποίο πρέπει να γίνει αυτό. Για χάρη του επαγγελματισμού και για να μην παρεξηγηθεί το έγγραφο ως φάρσα, είναι καλύτερο να τυπωθεί με επιστολόχαρτο μιας εταιρείας και να περιέχει το όνομα και τη θέση του ατόμου που το έγραψε.
SmartAsset.