Στη λογιστική ορολογία, ένα κανονικό υπόλοιπο αναφέρεται στο είδος του υπολοίπου που θεωρείται κανονικό ή αναμενόμενο για κάθε τύπο λογαριασμού. Μπορεί να είναι είτε χρεωστικό είτε πιστωτικό υπόλοιπο. Για λογαριασμούς περιουσιακών στοιχείων και εξόδων, το κανονικό υπόλοιπο είναι χρεωστικό υπόλοιπο. Για λογαριασμούς υποχρεώσεων, ίδια κεφάλαια και έσοδα, το κανονικό υπόλοιπο είναι ένα πιστωτικό υπόλοιπο.
Το αν το κανονικό υπόλοιπο είναι πιστωτικό ή χρεωστικό υπόλοιπο καθορίζεται από τις αυξήσεις που έχει το υπόλοιπο του συγκεκριμένου λογαριασμού. Ως εκ τούτου, σε έναν λογαριασμό μετρητών, οποιαδήποτε χρέωση θα αυξήσει το υπόλοιπο του λογαριασμού μετρητών, επομένως το κανονικό υπόλοιπό του είναι χρεωστικό. Το ίδιο ισχύει για όλους τους λογαριασμούς εξόδων, όπως ο λογαριασμός εξόδων κοινής ωφελείας. Αντίθετα, μια πίστωση, όχι μια χρέωση, είναι αυτό που αυξάνει έναν λογαριασμό εσόδων, επομένως για αυτόν τον τύπο λογαριασμού, το κανονικό υπόλοιπο είναι ένα πιστωτικό υπόλοιπο.
Όλα αυτά είναι βασικά και κοινή λογική για λογιστές, λογιστές και άλλα άτομα με εμπειρία στη μελέτη ισολογισμών, αλλά μπορούν να κάνουν έναν λαϊκό να ξύσει το κεφάλι του. Για να κατανοήσετε καλύτερα τα κανονικά υπόλοιπα, θα πρέπει πρώτα να εξοικειωθείτε με λογιστικούς όρους όπως χρεώσεις, πιστώσεις και τους διαφορετικούς τύπους λογαριασμών. Βασικά, μόλις μαθευτεί και κατανοηθεί η βασική λογιστική ορολογία, το κανονικό υπόλοιπο για κάθε συγκεκριμένο κλάδο θα γίνει δεύτερη φύση.
Κάθε επιχειρηματική συναλλαγή, όπως μια πώληση, μια αγορά ή μια πληρωμή, έχει είτε μια σχετική χρεωστική ή πιστωτική αξία. Γενικά, έχει χρεωστική αξία εάν συνεπάγεται μείωση των υποχρεώσεων ή αύξηση περιουσιακών στοιχείων. Εν τω μεταξύ, μια συναλλαγή έχει πιστωτική αξία εάν υποδηλώνει αύξηση των υποχρεώσεων ή μείωση περιουσιακών στοιχείων. Μια συναλλαγή θα πρέπει να αντιστοιχεί μόνο σε μια χρέωση ή μια πίστωση, ποτέ και στα δύο ταυτόχρονα. Σε γενικές γραμμές, οι χρεώσεις είναι πιο επιθυμητές σε μια επιχείρηση από τις πιστώσεις.
Σε ένα γενικό καθολικό ή σε οποιοδήποτε άλλο λογιστικό περιοδικό, βλέπει κανείς πάντα στήλες με την ένδειξη «χρεωστική» και «πίστωση». Η στήλη χρέωσης βρίσκεται πάντα στα αριστερά της στήλης πίστωσης. Δίπλα στις στήλες χρέωσης και πίστωσης υπάρχει συνήθως μια στήλη “υπόλοιπο”. Κάτω από αυτή τη στήλη καταγράφεται η διαφορά μεταξύ της χρέωσης και της πίστωσης. Εάν η χρέωση είναι μεγαλύτερη από την πίστωση, η προκύπτουσα διαφορά είναι χρέωση και αυτή αναγράφεται ως αριθμητικός αριθμός. Εάν η πίστωση είναι μεγαλύτερη από τη χρέωση, η διαφορά είναι πίστωση και αυτή καταγράφεται ως αρνητικός αριθμός ή, κατά λογιστικό τρόπο, αριθμός που περικλείεται σε παρένθεση, όπως για παράδειγμα (500). Έτσι, εάν η καταχώριση στη στήλη υπολοίπου είναι 1,200, αυτό αντικατοπτρίζει ένα χρεωστικό υπόλοιπο. Εάν εμφανίζεται ως (5000), τότε πρόκειται για πιστωτικό υπόλοιπο. Όπως αναφέρθηκε, τα κανονικά υπόλοιπα μπορεί να είναι είτε πιστωτικά είτε χρεωστικά, ανάλογα με τον τύπο του λογαριασμού.
Ο λογαριασμός T είναι ένα ειδικό και βασικό εργαλείο που χρησιμοποιούν και οι λογιστές για την ανάλυση των συναλλαγών. Έχει τις συνήθεις στήλες χρέωσης και πίστωσης, στην αριστερή και δεξιά πλευρά αντίστοιχα. Αλλά δεν έχει στήλη υπολοίπου, ούτε καν στήλη ημερομηνίας που συνήθως βρίσκεται σε άλλα λογιστικά αρχεία. Το αν έχει πιστωτικό ή χρεωστικό υπόλοιπο μπορεί να προσδιοριστεί από το πού αναγράφεται το υπόλοιπο: στην αριστερή στήλη για ένα χρεωστικό υπόλοιπο και στη δεξιά στήλη για ένα πιστωτικό υπόλοιπο.