Το καθολικό αποθέματος είναι ένα έγγραφο ή συλλογή εγγράφων που χρησιμοποιείται από μια εταιρεία για την παρακολούθηση προϊόντων με βάση την ποσότητα και την αξία. Αυτό επιτρέπει συχνά σε μια επιχείρηση να αξιολογήσει τον τρόπο με τον οποίο τα υλικά και τα αγαθά εισέρχονται στην εταιρεία, πόσο καλά μπορεί να μετακινηθούν λόγω πωλήσεων και να μετρήσει τυχόν απώλειες που μπορεί να προκύψουν. Ένας κοινός τύπος καθολικού αποθέματος είναι ο διαρκής, ενώ ορισμένες εταιρείες μπορεί να προτιμούν να χρησιμοποιούν περιοδικό καθολικό. Αυτοί οι δύο συνηθισμένοι τύποι καθολικού αποθέματος ποικίλλουν ανάλογα με τη συχνότητα των ενημερώσεων που εκτελούνται για τον καθένα.
Υπάρχει μια σειρά από διαφορετικές μορφές που μπορεί να λάβει ένα καθολικό απογραφής, αν και παραδοσιακά είναι ένα βιβλίο με πολλές σελίδες. Κάθε μία από αυτές τις σελίδες έχει μια διάταξη που συνήθως περιλαμβάνει πολλές στήλες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να σημειωθούν διαφορετικές πληροφορίες, όπως ποσότητα, αξία και περιγραφές στοιχείων. Μια επιχείρηση έχει συνήθως ένα καθολικό αποθέματος με ξεχωριστές σελίδες για συγκεκριμένους τύπους στοιχείων, όπως μεμονωμένους λογαριασμούς. Η σύγχρονη τεχνολογία έχει διευκολύνει τις εταιρείες να τηρούν τέτοια λογιστικά βιβλία και πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό ηλεκτρονικών υπολογιστών για τη διατήρηση ψηφιακών αρχείων αποθεμάτων και αγαθών για παραγωγή ή πώληση.
Ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους καθολικού αποθέματος είναι αυτός που αναφέρεται ως “διαρκής”, το οποίο ενημερώνεται σε συνεχή βάση. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτό το είδος καθολικού έχουν συνήθως ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που παρακολουθεί τη μεταφορά προϊόντων λόγω πωλήσεων ή εισερχόμενων παραγγελιών. Αυτό σημαίνει ότι καθώς τα αγαθά πωλούνται, το καθολικό αποθέματος ενημερώνεται αμέσως για να αντικατοπτρίζει αυτή τη μεταφορά και καθώς έρχονται νέα υλικά στην εταιρεία προστίθενται στο καθολικό. Αν και τέτοιες μέθοδοι δεν είναι πρακτικές για κάθε επιχείρηση, μπορούν να επιτρέψουν σε μια εταιρεία να παρακολουθεί γρήγορα το απόθεμά της και να προσαρμόζει τις παραγγελίες για υλικά ανάλογα με τις ανάγκες.
Η άλλη κοινή μορφή καθολικού αποθέματος ονομάζεται «περιοδική» και ενημερώνεται σε τακτική βάση, αλλά όχι αμέσως μετά τις αλλαγές στο απόθεμα. Αυτό συνήθως απαιτεί μια φυσική καταμέτρηση προϊόντων και αγαθών σε μια εταιρεία, η οποία στη συνέχεια χρησιμοποιείται για την προσαρμογή των εσωτερικών αριθμών σχετικά με τα υλικά που υπάρχουν. Τέτοιες μετρήσεις πραγματοποιούνται συνήθως σε ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα, το οποίο μπορεί να κυμαίνεται από ετήσια πλήρη καταμέτρηση αποθεμάτων έως εβδομαδιαίες αξιολογήσεις για είδη υψηλού κινδύνου. Ένα καθολικό αυτού του τύπου, που χρησιμοποιείται για περιοδικές μετρήσεις, ενημερώνεται συνήθως λιγότερο συχνά από ένα διαρκές, αλλά οι αλλαγές μπορεί να είναι πιο δραματικές ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο πωλούνται ή έρχονται τα προϊόντα με την πάροδο του χρόνου.