Το βιβλίο αγορών είναι ένα αρχείο που τηρεί μια επιχείρηση για λογιστικούς σκοπούς για όλες τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν και τα χρήματα που οφείλονται επί του παρόντος στους πιστωτές. Σκοπός αυτού είναι να διατηρείτε ακριβή αρχεία και να γνωρίζετε πόσα χρήματα οφείλονται ανά πάσα στιγμή. Στο παρελθόν, τα βιβλία αγορών τηρούνταν με το χέρι, αλλά τώρα οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά λογιστικά βιβλία για να κρατούν τα αρχεία τους. Είναι σύνηθες το βιβλίο αγορών να περιέχει ατομικούς λογαριασμούς για κάθε προμηθευτή επιχείρησης μαζί με το υπόλοιπο που οφείλει στον καθένα.
Η λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης απαιτεί επιμελή τήρηση αρχείων, καθώς οι πληρωμές και οι εισπράξεις πληρωμών πραγματοποιούνται με συχνά ξέφρενους ρυθμούς κάθε μέρα. Μια επιχείρηση που χάνει τα ίχνη των ερχομένων και των πηγών αυτών των χρημάτων διατρέχει τον κίνδυνο να αποτύχει όταν έρθει η ώρα να ικανοποιήσει τα χρέη της. Για το λόγο αυτό, τηρείται βιβλίο αγορών με συγκεκριμένη πρόθεση να παρακολουθεί τόσο τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν όσο και τα χρήματα που οφείλονται σε αυτούς που παρέχουν στην επιχείρηση αγαθά και υπηρεσίες.
Οι επιχειρήσεις συνήθως συνάπτουν μια σχέση με τους προμηθευτές βάσει πίστωσης, πράγμα που σημαίνει ότι καμία πληρωμή δεν αλλάζει πραγματικά χέρια κατά τη στιγμή της αγοράς, αλλά τα χρήματα οφείλονται στους προμηθευτές για να καταβληθούν σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Το να γνωρίζετε πόσα χρήματα οφείλονται σε κάθε προμηθευτή είναι μια αναγκαιότητα και ένα βιβλίο αγορών λύνει αυτό το πρόβλημα. Κάθε μεμονωμένος προμηθευτής συνήθως αντιπροσωπεύεται σε ένα καθολικό από τον δικό του λογαριασμό, ο οποίος καταγράφει τις πραγματοποιηθείσες αγορές, τυχόν πληρωμές που έχει πραγματοποιήσει η επιχείρηση για αυτές τις αγορές και το οφειλόμενο υπόλοιπο στον προμηθευτή.
Είναι συνετό για τις επιχειρήσεις να ενημερώνουν τακτικά το βιβλίο αγορών τους για να παρακολουθούν στενά πόσα χρήματα οφείλονται στους πιστωτές. Επιπλέον, είναι απαραίτητο ένα σύστημα τήρησης αρχείων που να είναι εύκολο να ακολουθηθεί, έτσι ώστε η σύγχυση να μην έχει ως αποτέλεσμα την πληρωμή πολύ μικρής ή ακόμη και πολλών ποσών στους προμηθευτές σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την αρίθμηση κάθε αγοράς και πληρωμής, ώστε να είναι εύκολο να εντοπιστούν και να αναγνωριστούν.
Όλη αυτή η τήρηση αρχείων έχει γίνει πολύ πιο εύκολη για τις επιχειρήσεις με την πρόοδο που σημειώθηκε στην τεχνολογία των υπολογιστών. Λογισμικό είναι άμεσα διαθέσιμο που ουσιαστικά λειτουργεί ως ψηφιακό βιβλίο αγορών, με πληρωμές και αγορές να καταγράφονται με λίγες μόνο απλές πληκτρολογήσεις. Ακόμα κι αν μια επιχείρηση έχει μηχανογραφήσει τα αρχεία πληρωμών και αγορών της, πρέπει να φροντίζει να είναι επιμελής όσον αφορά την ενημέρωση των εγγραφών, ώστε να μην είναι χρονολογημένα τα αρχεία της.