Το καθολικό εξόδων είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από τους λογιστές και τους λογιστές για τη λεπτομερή περιγραφή των εξόδων που πραγματοποιήθηκαν από μια οντότητα ή ένα άτομο. Συνήθως, ένα καθολικό εξόδων αναφέρει λεπτομερώς τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, όπως μια εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο ή έτος. Σε πολλές χώρες, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται από το νόμο να τηρούν λογιστικά βιβλία δαπανών, ώστε η κυβέρνηση να μπορεί να αποτρέψει και να εντοπίσει παράνομες δραστηριότητες όπως το ξέπλυμα χρήματος ή η υπεξαίρεση επιχειρήσεων.
Αυτά μπορεί να έχουν τη μορφή ενός βιβλίου, ενός μόνο φύλλου χαρτιού ή ενός διαδικτυακού εγγράφου ή μιας εφαρμογής λογισμικού. Ένα καθολικό εξόδων συνήθως εκτίθεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο με μια σειρά από κεφαλίδες που παρατίθενται στην κορυφή του εγγράφου που αναλύουν την οικονομική συναλλαγή σε διάφορες ενότητες. Συνήθως, τα διάφορα τμήματα ενός καθολικού καταγράφουν πληροφορίες όπως ο τύπος της πληρωμής που πραγματοποιείται, το όνομα του παραλήπτη της πληρωμής και η ημερομηνία μιας συναλλαγής. Το καθολικό συνήθως περιλαμβάνει επίσης ένα μέρος για την καταγραφή των αριθμών τιμολογίων μαζί με τους αριθμούς απόκομμα επιταγών των κωδικών αναφοράς για ηλεκτρονικές πληρωμές.
Ένα καθολικό πρέπει να περιλαμβάνει ένα σύνολο εξόδων λειτουργίας και αυτό εμφανίζεται συνήθως σε κάθε γραμμή μαζί με κάθε καταγεγραμμένο έξοδο. Ο λογιστής συγκρίνει συνήθως το ενημερωμένο σύνολο εξόδων με τα έξοδα που αναφέρονται στις τραπεζικές καταστάσεις για να διασφαλίσει ότι οι συναλλαγές καταγράφονται με ακρίβεια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια συναλλαγή μπορεί να εμφανιστεί στο καθολικό πολύ πριν εμφανιστεί στο αντίγραφο κίνησης της τράπεζας, καθώς μπορεί να χρειαστούν αρκετές ημέρες για την επεξεργασία των επιταγών και άλλων τύπων συναλλαγών. Ο λογιστής είναι συνήθως υπεύθυνος για τον έλεγχο των εκκρεμών συναλλαγών έως ότου όλα τα στοιχεία έχουν εκκαθαριστεί από την τράπεζα.
Σε ορισμένα έθνη, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τα άτομα μπορούν να διεκδικήσουν ορισμένα είδη δαπανών ως φορολογικές εκπτώσεις. Γενικά, οι φορολογικές αρχές απαιτούν κάποιο είδος αποδεικτικών στοιχείων για να υποστηρίξουν αυτούς τους ισχυρισμούς. Ως εκ τούτου, αντίγραφα του καθολικού εξόδων μαζί με τα δικαιολογητικά όπως αποδείξεις και τιμολόγιο υποβάλλονται μερικές φορές στις φορολογικές αρχές. Σε ορισμένες χώρες, οι φορολογικοί υπάλληλοι μπορούν να ελέγχουν τους φορολογούμενους για προηγούμενα φορολογικά έτη. Κατά συνέπεια, υπάρχουν υφιστάμενοι νόμοι σε πολλές χώρες που απαιτούν από τους ανθρώπους να τηρούν τα οικονομικά έγγραφα, όπως τα λογιστικά βιβλία στο αρχείο για αρκετά χρόνια.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, επιχειρήσεις και ιδιώτες ενδέχεται να εμπλακούν σε διαφωνίες σχετικά με τις εκκρεμείς πληρωμές. Μια χαμένη επιταγή ή μια εσφαλμένη ηλεκτρονική πληρωμή μπορεί να οδηγήσει σε μη λήψη πληρωμής από έναν πάροχο υπηρεσιών. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τα άτομα που διατηρούν βιβλίο εξόδων μπορούν εύκολα να επιλύσουν τέτοια ζητήματα παρέχοντας πληροφορίες στην παρεχόμενη υπηρεσία, όπως το ποσό της πληρωμής και την ημερομηνία που έγινε η πληρωμή. Οι λογιστές μπορεί να αντιμετωπίσουν νομικά ζητήματα τόσο με τις φορολογικές αρχές όσο και με άλλους προμηθευτές όταν οι πληρωμές χαθούν ή λανθασμένα κατευθύνονται και δεν τηρούνται λογιστικά βιβλία εξόδων.