Μία από τις τραπεζικές υπηρεσίες που μπορεί να φανούν χρήσιμες σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών είναι η υπηρεσία lockbox. Ουσιαστικά, ένα lockbox είναι απλώς ένα ταχυδρομικό κουτί που δημιουργεί η τράπεζά σας για την επιχείρησή σας και το οποίο θα ελέγχει η τράπεζα. Σας εκδίδεται ένα έμβασμα προς διεύθυνση που θα επιτρέπει στους πελάτες σας να στέλνουν την πληρωμή για όλα τα τιμολόγια που εκδίδονται από τον οργανισμό σας απευθείας στο lockbox. Με τη σειρά της, η τράπεζά σας θα ανοίξει όλη την αλληλογραφία, θα καταθέσει τις επιταγές στους λογαριασμούς σας και θα σας παρέχει ηλεκτρονική πρόσβαση που σας επιτρέπει να βλέπετε την καθημερινή δραστηριότητα. Εν ολίγοις, η τράπεζά σας γίνεται το μέσο με το οποίο εισπράττετε απαιτήσεις και τις καταθέτετε στο λειτουργικό, μισθολόγιο ή σε άλλο καθορισμένο επαγγελματικό λογαριασμό σας.
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στην ασφάλιση ενός κουτιού κλειδαριάς για την επιχείρησή σας. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι η ασφάλεια. Γενικά, τα κουτιά κλειδαριάς προστατεύονται πάνω και πέρα από τα συνήθη μέτρα ασφαλείας που σχετίζονται με την ύπαρξη ταχυδρομικής θυρίδας. Όταν μια πληρωμή φτάσει στο lockbox σας, οι πιθανότητες να πέσει σε λάθος χέρια είναι σχεδόν μηδενικές. Αυτό μπορεί να δώσει τόσο σε εσάς όσο και στην πελατειακή σας βάση μια αίσθηση άνεσης.
Δεύτερον, η διαδικασία lockbox μπορεί να σας διευκολύνει πολύ να καταχωρείτε πληρωμές στο λογιστικό σας σύστημα. Πολλές τράπεζες είναι σε θέση να παρέχουν λεπτομέρειες σχετικά με τις κατατεθειμένες πληρωμές που περιλαμβάνουν εικόνες των επιταγών και τυχόν άλλα έγγραφα που συνοδεύουν την επιταγή. Συχνά, μια ημερήσια παρτίδα αποδείξεων μπορεί να ληφθεί ως PDF και να χρησιμοποιηθεί για μη αυτόματη εισαγωγή στο σύστημά σας. Αυτή η μέθοδος εξοικονομεί την ομάδα λογιστηρίων σας από το να χρειάζεται να ανοίξει αλληλογραφία και να διευθετήσει τις επιταγές πριν εισαγάγετε τα δεδομένα. Επίσης, εξαλείφει την ανάγκη προετοιμασίας τραπεζικής κατάθεσης.
Ωστόσο, μπορεί να μπορέσετε να εξοικονομήσετε ακόμη περισσότερο χρόνο, ανάλογα με τον τύπο του λογιστικού λογισμικού που χρησιμοποιείτε. Πολλές τράπεζες μπορούν να παρέχουν μια οριοθετημένη αναφορά που μπορεί να εισαχθεί απευθείας σε ορισμένα συστήματα λογιστικού λογισμικού. Εάν είστε αρκετά τυχεροί να έχετε συμβατό λογισμικό, τότε η αποστολή πληρωμών μπορεί να διαρκέσει μερικά λεπτά, ακόμα κι αν η λίστα των πληρωμών φτάνει τις εκατοντάδες.
Ένα τρίτο πλεονέκτημα για το σύστημα lockbox είναι ότι έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του ιστορικού των εισπρακτέων σας. Σε περίπτωση που συμβεί κάτι σημαντικό με το λογιστικό σύστημα του λογισμικού σας και χάσετε ένα μέρος ή όλα τα δεδομένα, οι αναφορές ιστορικού σχετικά με τη δραστηριότητα του lockbox μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε τη διαδικασία ανακατασκευής. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ενημερώσετε γρήγορα τους λογαριασμούς των πελατών σας, καθώς και να ξεκινήσετε την ανακατασκευή της αναφοράς εσόδων και εξόδων μήνα με μήνα.
Ενώ ένα lockbox δεν εκτελεί καμία λειτουργία που δεν θα μπορούσε να κάνει η λογιστική σας ομάδα για εσάς, τα πλεονεκτήματα της εξοικονόμησης χρόνου, της εφεδρικής πηγής πληροφοριών και της βελτιωμένης ασφάλειας καθιστούν ένα σύστημα lockbox μια πολύ ελκυστική επιλογή. Ελέγξτε με την τράπεζά σας σήμερα και δείτε τι έχουν να προσφέρουν σε ένα πρόγραμμα lockbox.