Το λογισμικό εσωτερικού ελέγχου είναι ένα πρόγραμμα ή εφαρμογή υπολογιστή που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια εταιρεία για να ελέγξει οικονομικές πληροφορίες. Οι λογιστές της εταιρείας είναι συνήθως οι κύριοι χρήστες αυτού του προγράμματος, αν και η ανώτερη διεύθυνση της εταιρείας μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση. Πολλές εφαρμογές λογισμικού εσωτερικού ελέγχου επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθούν ελέγχους, να συλλέγουν πληροφορίες που απαιτούνται για τη διεξαγωγή επιτόπιων ερευνών, να ελέγχουν μηχανογραφικά μονοπάτια ελέγχου, να εφαρμόζουν ελέγχους και να αναθεωρούν τις πολιτικές ελέγχου σύμφωνα με τα εθνικά λογιστικά πρότυπα. Οι μεγάλοι οργανισμοί συχνά θα απασχολούν διάφορους λογιστές των οποίων η αποκλειστική ευθύνη είναι να ελέγχουν τις οικονομικές πληροφορίες και δεδομένα της εταιρείας.
Οι εταιρείες μπορούν να διενεργούν εσωτερικούς ελέγχους όσο συχνά επιθυμούν. Οι δημόσιες εταιρείες μπορεί να έχουν απαιτήσεις που να οδηγούν σε τριμηνιαίους εσωτερικούς ελέγχους από εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελεγκτές. Η χρήση λογισμικού εσωτερικού ελέγχου επιτρέπει στις εταιρείες να δημιουργούν μια ψηφιακή εγγραφή για κάθε έλεγχο. Οι εταιρείες μπορούν να απαριθμήσουν τα άτομα που έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες, μαζί με εκείνα που είναι υπεύθυνα για την ολοκλήρωση ορισμένων εργασιών ή δραστηριοτήτων. Οι εσωτερικοί ελεγκτές μπορεί επίσης να χρειαστεί να ανεβάσουν τα έγγραφά τους για επιτόπια εργασία ή άλλα στοιχεία που έχουν δοκιμαστεί στο πρόγραμμα λογισμικού για να δώσουν στην ανώτερη διοίκηση τη δυνατότητα να αναθεωρήσει τα έγγραφα ελέγχου.
Ορισμένο λογισμικό εσωτερικού ελέγχου επιτρέπει επίσης την ηλεκτρονική συλλογή πληροφοριών. Όταν χρησιμοποιούνται παράλληλα με άλλα προγράμματα λογισμικού της εταιρείας, όπως λογιστικά, χρηματοοικονομικά ή γενικά διοικητικά στελέχη, οι ελεγκτές μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές στις οποίες αναφέρονται οι οικονομικές πληροφορίες που θα ελέγξουν οι ελεγκτές. Η χρήση ενός ολοκληρωμένου συστήματος λογισμικού ελέγχου μπορεί να εξοικονομήσει άφθονο χρόνο, καθώς οι ελεγκτές μπορούν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στην πραγματική αναθεώρηση των πληροφοριών και όχι στη συλλογή των απαραίτητων δεδομένων. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας συλλογής πληροφοριών, οι ελεγκτές μπορούν επίσης να αναθεωρήσουν μηχανογραφημένα μονοπάτια ελέγχου. Αυτό το ίχνος αναφέρει όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες και έχουν κάνει αλλαγές στο λογιστικό σύστημα, το οποίο αποτελεί απαραίτητο μέρος της διαδικασίας ελέγχου.
Όταν χρησιμοποιούν λογισμικό εσωτερικού ελέγχου, οι εταιρείες μπορούν να ορίσουν εσωτερικούς ελέγχους που περιορίζουν τη δυνατότητα των χρηστών να έχουν πρόσβαση ή να αλλάζουν πληροφορίες. Οι περισσότερες εταιρείες πρέπει να διαχωρίσουν τα λογιστικά τους καθήκοντα μεταξύ διαφόρων διαφορετικών υπαλλήλων. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα λογισμικού επιτρέπει στους διαχειριστές λογιστικής και τους επόπτες να περιορίσουν τον αριθμό των ενοτήτων ή των δραστηριοτήτων που μπορεί να ολοκληρώσει ένα άτομο στο σύστημα λογισμικού της εταιρείας. Οι ελεγκτές συχνά δοκιμάζουν αυτούς τους μηχανογραφικούς ελέγχους για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία έχει διαχωρίσει με ακρίβεια τα λογιστικά καθήκοντα.
Οι εταιρείες μπορεί επίσης να είναι σε θέση να εφαρμόσουν λογιστικές ή ελεγκτικές οδηγίες στο λογισμικό εσωτερικού ελέγχου. Αυτό επιτρέπει την άμεση σύγκριση των λογιστικών οδηγιών της εταιρείας με τα εθνικά λογιστικά πρότυπα. Η διατήρηση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου των προηγούμενων εσωτερικών ελέγχων επιτρέπει επίσης στην εταιρεία να καθορίσει εάν βελτιώνεται ή χειροτερεύει σε όρους ή λογιστικές διαδικασίες. Οι εξωτερικοί ελεγκτές που χρειάζεται να ελέγξουν αυτές τις πληροφορίες μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό για πιο επίσημους σκοπούς ελέγχου.
SmartAsset.