Ένα μητρώο μετόχων είναι μια καταχώριση των σημερινών επενδυτών που κατέχουν μετοχές που έχουν εκδοθεί από μια συγκεκριμένη εταιρεία. Μια καταχώριση αυτού του τύπου ενημερώνεται συνήθως συνεχώς, καθώς οι μετοχές αγοράζονται και πωλούνται στην αγορά. Συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με κάθε επενδυτή διατηρούνται στο μητρώο, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος κάθε επενδυτή και του αριθμού των μετοχών που κατέχει επί του παρόντος. Ανάλογα με τις πρακτικές της εταιρείας και τυχόν απαιτήσεις που ορίζονται από τους τοπικούς νόμους και κανονισμούς, πρόσθετες πληροφορίες ενδέχεται επίσης να διατηρούνται στο μητρώο μετόχων.
Ενώ το εύρος των πληροφοριών σε ένα μητρώο μετόχων θα ποικίλλει κάπως από τη μια χώρα στην άλλη, οι περισσότερες θα περιέχουν τρέχουσες πληροφορίες επικοινωνίας για κάθε επενδυτή. Αυτό περιλαμβάνει το πλήρες νόμιμο όνομα του επενδυτή, μια φυσική διεύθυνση και μια ταχυδρομική διεύθυνση. Ο αριθμός των μετοχών που κατέχει επί του παρόντος κάθε επενδυτής είναι επίσης μέρος της βασικής λεπτομέρειας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το επάγγελμα του επενδυτή σημειώνεται στο μητρώο, καθώς και το τίμημα που καταβάλλεται για κάθε μία από τις μετοχές που έχει σήμερα στην κατοχή κάθε επενδυτής. Με την έλευση των διαδικτυακών επικοινωνιών, δεν είναι ασυνήθιστο τα δεδομένα σε ένα μητρώο μετόχων να περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες όπως μια διεύθυνση email και έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου, αν και πολλές εταιρείες θεωρούν αυτόν τον τύπο δεδομένων προαιρετικό παρά υποχρεωτικό.
Σε πολλά έθνη, κάποιος τύπος ρυθμιστικών οργανισμών θέτει βασικά κριτήρια για τις πληροφορίες που περιέχονται σε ένα μητρώο μετόχων. Για παράδειγμα, η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς των Ηνωμένων Πολιτειών απαιτεί τη διατήρηση ορισμένων δεδομένων στο μητρώο για τυχόν μετοχές που διαπραγματεύονται σε χρηματιστήρια στη συγκεκριμένη χώρα. Οι επιχειρήσεις δεν περιορίζονται μόνο στη συμπερίληψη των δεδομένων που απαιτούνται από μια ρυθμιστική αρχή. Αυτό σημαίνει ότι εάν η εταιρεία δεν απαιτεί τη συμπερίληψη των ταχυδρομικών διευθύνσεων των μετόχων, αλλά το καταστατικό της εταιρείας απαιτεί τη συμπερίληψη αυτών των πληροφοριών, οι ταχυδρομικές διευθύνσεις θα συμπεριληφθούν μαζί με οποιεσδήποτε πληροφορίες είναι απαραίτητες για τη συμμόρφωση με τα πρότυπα των ρυθμιστικών οργανισμών.
Δεδομένου ότι οι μετοχές των μετοχών διαπραγματεύονται καθημερινά, η διαδικασία διατήρησης ενημερωμένου μητρώου μετόχων μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία. Χάρη στην τεχνολογία των ηλεκτρονικών επικοινωνιών, η διαδικασία είναι πολύ πιο απλή από ό,τι στο παρελθόν. Αν και η ενημέρωση δεν πραγματοποιείται σε πραγματικό χρόνο σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες συνήθως ενημερώνουν τα μητρώα για να καταγράφουν τυχόν αγορές ή πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν τις τελευταίες είκοσι τέσσερις ώρες, αν και οι ρυθμιστικοί φορείς σε ορισμένες χώρες ενδέχεται να απαιτούν οι ενημερώσεις να γίνονται σε άλλα διαστήματα, όπως π. ως εβδομαδιαία ή μηνιαία.