Τα μητρώα μισθοδοσίας είναι έντυπα ή ηλεκτρονικά έγγραφα που καταγράφουν όλες τις κρατήσεις που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη περίοδο μισθοδοσίας. Οι λεπτομέρειες που περιλαμβάνονται σε ένα μητρώο μισθοδοσίας καθιστούν δυνατή την επιβεβαίωση του τρόπου υπολογισμού του ακαθάριστου μισθού και των αποδοχών, τα είδη των κρατήσεων που γίνονται για κάθε εργαζόμενο στη μισθοδοσία και το ποσό κάθε έκπτωσης. Ένα μητρώο μισθοδοσίας είναι συνήθως δομημένο σε μορφή πολλαπλών στηλών, καθιστώντας εύκολη την κατανόηση των δεδομένων χωρίς μεγάλο πρόβλημα.
Το μητρώο μισθοδοσίας καταγράφει τυχόν φορολογικές εκπτώσεις που γίνονται από την ακαθάριστη αμοιβή. Στις περισσότερες χώρες, το μητρώο θα περιλαμβάνει το ποσό των ομοσπονδιακών φόρων που παρακρατούνται από την αμοιβή για εκείνη την περίοδο. Σε περίπτωση που γίνουν άλλες ομοσπονδιακές κρατήσεις, όπως για ένα εθνικό σύστημα υγείας ή κάποιο είδος συνταξιοδοτικού προγράμματος με χρηματοδότηση από την κυβέρνηση, αυτά τα στοιχεία παρατίθενται επίσης ως στοιχεία γραμμής. Όταν οι κρατικοί ή τοπικοί φόροι υπολογίζονται επίσης από αυτές τις δικαιοδοσίες, οι εργοδότες συνήθως παρακρατούν αυτά τα ποσά για λογαριασμό του εργαζομένου και απαριθμούν αυτά τα στοιχεία και στο λογιστικό μητρώο μισθοδοσίας.
Μαζί με τους φόρους, ένα μητρώο μισθοδοσίας θα απαριθμεί επίσης τυχόν άλλες ισχύουσες κρατήσεις. Για παράδειγμα, εάν ο εργαζόμενος βρίσκεται υπό γαρνιτούρα για οποιονδήποτε λόγο, το ποσό αυτό αναφέρεται ως έκπτωση από την ακαθάριστη αμοιβή. Σε περιπτώσεις όπου ο υπάλληλος κάνει χρήση της άμεσης κατάθεσης για να τοποθετήσει ένα μέρος των κερδών του σε λογαριασμό ταμιευτηρίου, θα εμφανιστεί επίσης αυτή η λεπτομέρεια. Εάν ο εργαζόμενος έχει λάβει προκαταβολή για μισθό ή μισθούς, κάθε πληρωμή της προκαταβολής αυτής θα εμφανίζεται ως έκπτωση στο μητρώο.
Στο μητρώο μισθοδοσίας θα εμφανίζονται επίσης στοιχεία γραμμής όπως κρατήσεις για διάφορες παροχές που προσφέρει ο εργοδότης. Για παράδειγμα, εάν ο εργοδότης παρέχει κάλυψη ασφάλισης υγείας όταν ο εργαζόμενος πληρώνει ένα ποσοστό του ασφαλίστρου, η έκπτωση για το ποσοστό αυτό καταγράφεται στο έντυπο μητρώου μισθοδοσίας. Με τον ίδιο τρόπο, εάν ο εργαζόμενος συνεισφέρει σε οποιοδήποτε είδος συνταξιοδοτικού προγράμματος που προσφέρει ο εργοδότης, αυτές οι κρατήσεις θα εμφανίζονται επίσης ως στοιχεία γραμμής στο έγγραφο.
Σήμερα, το λογισμικό λογιστικής που χρησιμοποιείται για την επεξεργασία μισθοδοσίας είναι συνήθως ικανό να δημιουργήσει ένα μητρώο μισθοδοσίας μόλις ολοκληρωθεί η μισθοδοσία για την επιθυμητή περίοδο. Επιπλέον, το λογισμικό καθιστά δυνατή τη δημιουργία μιας αναφοράς μητρώου για οποιαδήποτε επιθυμητή περίοδο. Αυτό σημαίνει ότι η αναφορά μπορεί να καλύπτει μια μεμονωμένη περίοδο αμοιβής ή να συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με ολόκληρο μήνα, τρίμηνο, εξαμηνιαία ή ετήσια περίοδο με την ίδια ευκολία. Η δυνατότητα εύκολης δημιουργίας μητρώου για οποιαδήποτε διάρκεια μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη κατά τη διάρκεια των ελέγχων, καθώς και όταν οι υπάλληλοι επιθυμούν να εξετάσουν προσεκτικά το κόστος που σχετίζεται με τους μισθούς, τους μισθούς και τις παροχές για μεγάλο χρονικό διάστημα.
SmartAsset.