Το μητρώο περιουσιακών στοιχείων είναι ένα λογιστικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και των περιουσιακών στοιχείων ενός ατόμου ή ενός οργανισμού. Υπάρχουν μερικά διαφορετικά στυλ και ποικιλίες και το μητρώο θα φαίνεται αναγκαστικά διαφορετικό ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες του τι έχει καταγραφεί. Τα πιο βασικά παραδείγματα είναι κάτι περισσότερο από κούτσουρα, και αυτά μπορούν να καταγραφούν σε χαρτί ή σε σημειωματάριο. Πιο εξελιγμένα μητρώα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά, συχνά με τη χρήση ενός εξελιγμένου λογισμικού παρακολούθησης που μπορεί να αντιπροσωπεύει πράγματα όπως διακυμάνσεις της αξίας με την πάροδο του χρόνου και προβλεπόμενες φορολογικές υποχρεώσεις. Ο πιο συνηθισμένος τύπος μητρώου είναι πιθανώς ένα μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων (FAR), το οποίο παρακολουθεί μόνο πάγια στοιχεία ενεργητικού. Μια εναλλακτική λύση είναι ένα «τρέχον» μητρώο, το οποίο παρακολουθεί περισσότερα ρευστά περιουσιακά στοιχεία, όπως μετρητά στο ταμείο, τα οποία εισέρχονται και εξέρχονται με περισσότερη τακτική.
Κατανόηση των παγίων στοιχείων ενεργητικού
Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία γενικά ορίζονται ως περιουσιακά στοιχεία που δεν είναι εύκολο να μετατραπούν σε μετρητά. Οικόπεδα, κτίρια, μηχανές και οχήματα είναι μερικά από τα πιο κοινά παραδείγματα. Περιλαμβάνεται συνήθως και η πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό αναφέρεται σε περιουσιακά στοιχεία που δεν είναι υλικά, συμπεριλαμβανομένων των διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, των πνευματικών δικαιωμάτων, των εμπορικών σημάτων και της υπεραξίας. Ενώ ένα τρέχον μητρώο θα περιέχει στοιχεία όπως προμήθειες, προπληρωμένα περιουσιακά στοιχεία και μετρητά, μόνο τα περιουσιακά στοιχεία που αποτελούν τυπικό μέρος των δραστηριοτήτων απόσβεσης ενός οργανισμού περιλαμβάνονται σε ένα FAR.
Κύριος σκοπός
Ένας από τους πιο σημαντικούς σκοπούς ενός μητρώου περιουσιακών στοιχείων είναι η απλούστευση της τήρησης αρχείων. Το έγγραφο γίνεται αναφορά για επιχειρηματικούς σκοπούς και για παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς απόσβεσης. Όταν οι οργανισμοί υπολογίζουν τις αποσβέσεις για τα πάγια στοιχεία, το μητρώο ενημερώνεται. Προσφέρει μια πλήρη λίστα σε μια τοποθεσία όλων των περιουσιακών στοιχείων, η οποία παρέχει έναν εύκολο τρόπο στους λογιστές να βρουν πληροφορίες σχετικά με τα περιουσιακά στοιχεία και τις αξίες τους.
Τα μητρώα είναι επίσης ιδιαίτερα χρήσιμα όταν μια εταιρεία υπολογίζει τις αποσβέσεις. Αυτό είναι ένα τυπικό μέρος της λογιστικής στο οποίο ένα μέρος της αξίας κάθε περιουσιακού στοιχείου εξοδοποιείται για μια συγκεκριμένη περίοδο. Οι αποσβέσεις υπολογίζονται γενικά ετησίως για φορολογικούς και ασφαλιστικούς σκοπούς. Ένα FAR περιέχει το όνομα κάθε περιουσιακού στοιχείου και τη λογιστική αξία του περιουσιακού στοιχείου. Στη λογιστική, η «λογιστική αξία» ενός περιουσιακού στοιχείου είναι η αρχική αξία του περιουσιακού στοιχείου μείον το συνολικό ποσό που αποσβένεται.
Παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και απογραφή
Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μητρώα ως τρόπο παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων σε πολλά τμήματα και τμήματα. Οι οργανισμοί κάνουν περιστασιακά απογραφή για να επαληθεύσουν την ύπαρξη όλων των περιουσιακών στοιχείων και να διατηρήσουν μια κύρια λίστα με το τι φυλάσσεται και πού. Στην ιδανική περίπτωση, λοιπόν, το μητρώο θα πρέπει να περιέχει κάθε περιουσιακό στοιχείο που κατέχει η εταιρεία. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας υπάλληλος αντιστοιχίζει κάθε στοιχείο στο μητρώο με το πραγματικό περιουσιακό στοιχείο που ανήκει.
Χρησιμότητα στον έλεγχο
Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν επίσης αυτά τα μητρώα ως μέρος των τυπικών ελεγκτικών διαδικασιών. Είναι ζωτικής σημασίας στους οργανισμούς το μητρώο να είναι απολύτως ακριβές. Οι ελεγκτές επαληθεύουν την ύπαρξη περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιώντας τυχαίες μεθόδους. Όταν συμβεί αυτό, ο ελεγκτής επιλέγει ένα περιουσιακό στοιχείο από τη λίστα και επιθεωρεί φυσικά το περιουσιακό στοιχείο. Αυτή η διαδικασία επαλήθευσης χρησιμοποιείται για να διασφαλιστεί ότι τα λογιστικά βιβλία του οργανισμού είναι ακριβή.
Βασικά στοιχεία δημιουργίας
Κατά τη δημιουργία μητρώων αρχικά, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν συνήθως μια συστηματική προσέγγιση με στοιχεία ενεργητικού που παρατίθενται με αλφαβητική σειρά ή, ίσως, κατά τοποθεσία. Όποια και αν είναι η μέθοδος που επιλέγεται, συχνά απαιτείται σύστημα επισήμανσης. Αυτό αποτελείται από την επισήμανση στοιχείων με ευανάγνωστους αριθμούς. Αυτοί οι αριθμοί αναφέρονται επίσης στο μητρώο για να διευκολυνθεί ο προσδιορισμός της φυσικής θέσης των περιουσιακών στοιχείων. Όταν οι εταιρείες κατέχουν μεγάλο αριθμό διαφορετικών περιουσιακών στοιχείων, η επισήμανση των περιουσιακών στοιχείων είναι ζωτικής σημασίας στις διαδικασίες επαλήθευσης περιουσιακών στοιχείων.
Οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα λογισμικού ειδικά σχεδιασμένο για την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων. Ένα πρόγραμμα λογισμικού βοηθά στην οργάνωση της λίστας περιουσιακών στοιχείων και δημιουργείται μοναδικά για να επιτρέπει στους λογιστές τη δυνατότητα να παρακολουθούν κάθε στοιχείο και την αξία του καθενός. Άλλοι οργανισμοί παρακολουθούν τις κατοχές μέσω ενός προγράμματος υπολογιστικών φύλλων ή ενός προτύπου μητρώου περιουσιακών στοιχείων.