Πολλοί ειδικοί στην εθιμοτυπία προτείνουν ότι τα ευχαριστήρια σημειώματα χρησιμοποιούνται λιγότερο συχνά από ό,τι απαιτεί η ευγένεια. Παραπονιούνται ότι η πρακτική της συγγραφής ενός σημειώματος κατά την παραλαβή ενός δώρου είναι σε παρακμή και ενθαρρύνεται ελάχιστα στα παιδιά που θα καθορίσουν το μέλλον μιας τέτοιας εθιμοτυπίας. Οι περισσότεροι άνθρωποι πιθανότατα δεν γράφουν τόσα ευχαριστήρια σημειώματα όπως λέει η εθιμοτυπία ότι θα έπρεπε, και πολλοί άνθρωποι δεν είναι σίγουροι για το πώς να γράψουν ένα κατάλληλο, ευγενικό μήνυμα.
Φυσικά, θα πρέπει να γράψετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα όταν λαμβάνετε ένα δώρο, ιδιαίτερα εάν το δώρο ταχυδρομείται. Αυτό σας επιτρέπει να αναγνωρίσετε αμέσως ότι λάβατε το δώρο και επίσης να διαβεβαιώσετε τον δωρητή ότι το αντικείμενο/μετρητά/πιστοποιητικό δώρου είναι ακριβώς αυτό που θέλατε. Οι κανόνες σχετικά με την αποστολή ενός ευχαριστήριου σημειώματος ενδέχεται να είναι κάπως χαλαροί σε οικογενειακά περιβάλλοντα. Για παράδειγμα, ένα πάρτι γενεθλίων για ένα παιδί στο οποίο παρευρίσκεται μόνο η οικογένεια μπορεί να μην απαιτεί την αποστολή σημειώσεων. Πολλοί ειδικοί της εθιμοτυπίας διαφωνούν, ωστόσο, και πιστεύουν ότι είναι πάντα η κατάλληλη απάντηση.
Δεν στέλνουν όλες οι οικογένειες ευχαριστήρια σημειώματα σε άλλα μέλη της οικογένειας. Εάν η οικογένειά σας παραιτηθεί από αυτήν την παράδοση, τότε δεν απαιτείται αποστολή. Τα νέα ενήλικα μέλη μιας οικογένειας, ιδιαίτερα οι σύζυγοι, θα πρέπει να στείλουν ένα ευχαριστήριο σημείωμα, εκτός εάν τους ζητηθεί να μην το κάνουν. Επιπλέον, ορισμένα μέλη της οικογένειας μπορεί να θέλουν να τους ευχαριστήσουν με ένα σημείωμα, ενώ άλλα το θεωρούν περιττό. Το να μάθετε ποιος χρειάζεται ένα σημείωμα, όπως η γιαγιά, η οποία μπορεί να είναι κολλητή στην εθιμοτυπία, μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε μέλος μιας νέας οικογένειας.
Δεν υπάρχει καλή δικαιολογία για να μην στείλετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα σε όσους δεν είναι μέλη της οικογένειας. Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα δώρο ή σας παρέχεται μια υπηρεσία, ένα ευχαριστήριο σημείωμα είναι η κατάλληλη χειρονομία. Εάν έχετε κάνει λάθος με το να μην στείλετε ευχαριστίες στο παρελθόν, είναι προτιμότερο να στείλετε μια καθυστερημένη και απολογητική σημείωση παρά να μην στείλετε ποτέ. Έτσι, αν ντρέπεστε από μια έλλειψη εθιμοτυπίας, προσπαθήστε να μην επιτρέψετε σε αυτή την αμηχανία να εμποδίσει να κάνετε το «σωστό».
Εκτός από την αποστολή ευχαριστήριου σημείωμα σε όσους στέλνουν δώρα, θα πρέπει να αποστέλλονται σημειώσεις σε πιθανούς εργοδότες μετά από συνέντευξη. Ακόμα κι αν δεν λάβετε τη δουλειά, η εταιρεία – και ιδιαίτερα οι συνεντευξιαζόμενοι – θα πρέπει να ευχαριστηθούν. Εάν είναι δυνατόν, κάντε συγκεκριμένη αναφορά σε ένα θέμα που συζητήθηκε στη συνέντευξη ή σε ένα σημείο ενδιαφέροντος. Το σημείωμα δεν έχει σκοπό να είναι δουλοπρεπές, αλλά απλώς να ευχαριστήσει τον συνεντευκτή για το χρόνο του/της. Οι ειδικοί στον τομέα της απασχόλησης πιστεύουν ότι μια τέτοια σημείωση μπορεί να προσθέσει ένα επιπλέον φινίρισμα στην εφαρμογή κάποιου και επίσης μπορεί να δημιουργήσει καλές σχέσεις με τους εργοδότες ή με αυτούς με τους οποίους μπορεί να συνεργαστείτε στο μέλλον.
Τα άτομα που λαμβάνουν μεγάλο αριθμό δώρων ταυτόχρονα, όπως οι νεόνυμφοι, θα πρέπει να προσπαθήσουν να εξατομικεύσουν κάθε ευχαριστήριο σημείωμα. Το να αναφερόμαστε συγκεκριμένα στο δώρο είναι πολύ καλύτερο από ένα τυπικό, «Σας ευχαριστώ για το δώρο σας». Οι σημειώσεις που αποστέλλονται μέσω email δεν υπολογίζονται. Εκτός κι αν το χειρόγραφό σας είναι εντελώς δυσανάγνωστο, οι σημειώσεις πρέπει πάντα να γράφονται με το χέρι.
Η ιδιαιτερότητα στη σημείωση επιτρέπει στον δωρητή να γνωρίζει ότι πραγματικά σκεφτήκατε το δώρο και το απολαμβάνετε. Ακόμα κι αν αυτό σημαίνει περιστασιακά ένα ευγενικό ψέμα από την πλευρά του παραλήπτη, τα δώρα που λαμβάνονται θα πρέπει πάντα να αναγνωρίζονται με ένα σημείωμα που είναι προσωπικό και αντικατοπτρίζει το γούστο του δωρητή. Εάν έχει ληφθεί ένα πιστοποιητικό δώρου ή μετρητά, το ευχαριστήριο σημείωμα μπορεί να περιλαμβάνει ευχαριστίες για τη «γενναιοδωρία» του δωρητή και ίσως μια ιδέα για το πώς μπορούν να δαπανηθούν τα χρήματα, ακόμα κι αν αυτό περιλαμβάνει μια άλλη ευγενική μυθοπλασία.
Στους περισσότερους ανθρώπους αρέσει να αναγνωρίζεται η ευγενική τους προσοχή. Ένα ευχαριστήριο σημείωμα σε έναν δάσκαλο, ένα χρήσιμο άτομο σε ένα κατάστημα ή σε οποιονδήποτε παρέχει σε εσάς ή την οικογένειά σας μια υπηρεσία είναι πάντα κατάλληλη. Η ευγνωμοσύνη κάνει ένα άτομο πιο πιθανό να είναι χρήσιμο στο μέλλον, καθώς προάγει καλά συναισθήματα. Έτσι, σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, θα πρέπει να στέλνετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα κάθε φορά που ένα άτομο αξίζει ευχαριστίες.