Με την ευρεία έννοια, ένα προκαταρκτικό ενημερωτικό δελτίο είναι ένα έγγραφο που αποτελεί ένα πρώτο σχέδιο εγγράφου που περιλαμβάνει διατάξεις για την πραγματοποίηση αλλαγών σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Η κύρια λειτουργία αυτού του τύπου εγγράφων είναι να παρέχει βασικές πληροφορίες που σχετίζονται με μια επερχόμενη επιχειρηματική συναλλαγή, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων που σχετίζονται με την εταιρεία που εκτελεί τη συναλλαγή, πώς είναι οργανωμένη, ποιος είναι υπεύθυνος και πώς η εταιρεία οραματίζεται το υλοποίηση της προτεινόμενης δράσης. Ταυτόχρονα, ο προκαταρκτικός χαρακτήρας του εγγράφου αφήνει την πόρτα ανοιχτή για τη βελτίωση των δεδομένων που περιλαμβάνονται, όταν και όπως απαιτείται.
Μερικές φορές αναφέρεται ως προκαταρκτική δήλωση, μια από τις πιο κοινές χρήσεις ενός προκαταρκτικού ενημερωτικού δελτίου έχει να κάνει με τη δημιουργία μιας αρχικής δημόσιας προσφοράς. Σε αυτό το σενάριο, μια εταιρεία δημιουργεί μια δήλωση σχετικά με τα σχέδια να κάνει μια τέτοια προσφορά και την καταθέτει στην κατάλληλη κρατική υπηρεσία ή επιτροπή. Οι κυβερνητικοί κανονισμοί υπαγορεύουν το είδος των πληροφοριών που πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτήν την προκαταρκτική δήλωση, αλλά τα περισσότερα έθνη θα απαιτούσαν να συμπεριληφθεί υπόβαθρο σχετικά με την ιστορία, τη λειτουργική δομή και τη χρηματοοικονομική σταθερότητα της επιχείρησης. Ως μέρος της μορφής, πρέπει να συμπεριληφθεί κείμενο για να υποδείξει ότι μέρη του εγγράφου ενδέχεται να αλλάξουν σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται στις Ηνωμένες Πολιτείες θα υποβάλει ένα προκαταρκτικό ενημερωτικό δελτίο στην Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς για έλεγχο πριν προβεί σε οποιοδήποτε είδος δημόσιας προσφοράς. Επειδή η Επιτροπή απαιτεί παραδοσιακά να απαιτεί τη χρήση κόκκινου μελανιού για μέρη του κειμένου, αυτό έχει κερδίσει σε αυτόν τον τύπο ενημερωτικού δελτίου το ψευδώνυμο «κόκκινη ρέγγα». Το ψευδώνυμο χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει οτιδήποτε δεν είναι στην τελική του μορφή και εξακολουθεί να υπόκειται σε αλλαγές.
Είναι επίσης σύνηθες ένα προκαταρκτικό ενημερωτικό δελτίο να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πραγματοποιηθεί η δραστηριότητα. Στην περίπτωση μιας αρχικής δημόσιας πρότασης, αυτό θα περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με τον αριθμό των μετοχών που θα προσφερθούν, την αρχική τιμή δημόσιας προσφοράς και πώς η εταιρεία θα διαχειριστεί τη διανομή των μετοχών καθώς πωλούνται. Η ιδέα πίσω από τη συμπερίληψη αυτού του είδους λεπτομέρειας είναι να καθοριστεί εάν η πρωτοβουλία έχει σχεδιαστεί καλά και φαίνεται να συμμορφώνεται με τους ισχύοντες κανονισμούς.
Ενώ το προκαταρκτικό ενημερωτικό δελτίο αφήνει ανοιχτή τη δυνατότητα προσθήκης ή τροποποίησης του εγγράφου σε μεταγενέστερη ημερομηνία, οι περισσότερες εταιρείες θα προσπαθήσουν να κάνουν το έγγραφο όσο το δυνατόν πιο κοντά στο τελικό προσχέδιο. Για το λόγο αυτό, ακόμη και το προκαταρκτικό ενημερωτικό δελτίο μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά λεπτομερές έγγραφο που καθιστά πολύ προφανείς τις προθέσεις του εκδότη, καθώς και τη δομή της στρατηγικής που θα χρησιμοποιηθεί για την επίτευξη του επιθυμητού στόχου. Σε περίπτωση που ένα ενημερωτικό δελτίο δεν περιέχει αυτά που ο ρυθμιστικός οργανισμός θεωρεί βασικά δεδομένα, το ενημερωτικό δελτίο απορρίπτεται και πρέπει να τροποποιηθεί και να υποβληθεί εκ νέου πριν προχωρήσει η προσφορά.