Ο κύκλος ζωής των αρχείων περιγράφει κάθε φάση ενός εγγράφου, από τη δημιουργία έως την καταστροφή. Βοηθά τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να σχεδιάσουν την αποθήκευση, την προστασία, την ανάκτηση και την καταστροφή πληροφοριών σε διάφορα στάδια. Καταγράφει συστήματα διαχείρισης κύκλου ζωής που συνήθως ελέγχουν άφθονες ποσότητες πληροφοριών με βολικό και ασφαλή τρόπο.
Ο προγραμματισμός λαμβάνει χώρα συνήθως πριν από την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης του κύκλου ζωής των αρχείων. Η ενσωμάτωση διαδικασιών στις καθημερινές ρουτίνες διατηρεί τα αρχεία υπό έλεγχο και ασφαλή. Αυτός ο προγραμματισμός περιλαμβάνει συνήθως τεχνικές συλλογής, οργάνωσης, συντήρησης και διάθεσης καθ ‘όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των αρχείων.
Ο ορισμός των αρχείων περιλαμβάνει φωτογραφίες, γραφικά, χάρτες, ταινίες και κασέτες, τόσο ηχητικά όσο και οπτικά. Ένας δίσκος ισοδυναμεί με οτιδήποτε μπορεί να αναπαραχθεί, συνήθως με τη βοήθεια άλλου εξοπλισμού. Ορίζει δεδομένα από έναν οργανισμό ή από εξωτερικές πηγές και ένα αρχείο μπορεί να θεωρηθεί επίσημο ή ανεπίσημο. Τα επίσημα αρχεία συνήθως υποδηλώνουν πληροφορίες με καθορισμένη διάρκεια ζωής.
Τα επίσημα αρχεία περιλαμβάνουν οικονομικά έγγραφα δημόσιας υπηρεσίας, μαζί με οποιαδήποτε άλλη πληροφορία ορίζεται από το νόμο ως δημόσιο αρχείο. Οι νομικές πληροφορίες που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο ενδέχεται επίσης να εμπίπτουν στην κατάταξη ενός επίσημου αρχείου που πρέπει να τηρείται. Οι νόμοι σε πολλές δικαιοδοσίες επιβάλλουν χρονοδιαγράμματα για τη διατήρηση των επίσημων αρχείων, όπως τα δικαστικά αρχεία.
Οι εγγραφές δημιουργούνται από e-mail, ηχογραφημένες τηλεφωνικές κλήσεις, έντυπα έγγραφα και άλλα δεδομένα που δείχνουν πώς εξελίχθηκαν οι αποφάσεις. Οτιδήποτε μπορεί να είναι χρήσιμο για μια επιχείρηση ή οργανισμό στο μέλλον, συνήθως διατηρείται σύμφωνα με τον κύκλο ζωής των αρχείων. Με την πρόοδο της τεχνολογίας, οι οντότητες συνήθως αποθηκεύουν ηλεκτρονικά αρχεία για να εξαλείψουν την ανάγκη για χώρους αποθήκευσης χαρτιού.
Οργάνωση πληροφοριών και καθορισμός των παραγόντων χρήσης τους για τη διαχείριση του κύκλου ζωής των αρχείων. Μια εγγραφή θα πρέπει να καταγραφεί ή να κατατεθεί για εύκολη ανάκτηση όταν χρειάζεται ή ζητηθεί. Οι φόρμες, η αλληλογραφία και τα διπλά αντίγραφα συνήθως αποθηκεύονται χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης που είναι εύκολο να κατανοηθεί και να περιηγηθεί.
Αυτά τα αρχεία απαιτούν επίσης ένα σχέδιο συντήρησης και προστασίας, ειδικά για δεδομένα που αντιπροσωπεύουν πολύτιμες πληροφορίες με έναν μόνιμο κύκλο ζωής αρχείων. Σε πολλές περιοχές, αρχεία με ιστορική αξία αρχειοθετούνται σε κυβερνητικά αποθετήρια. Παραδείγματα αυτών των εγγράφων περιλαμβάνουν αρχεία γεννήσεων και θανάτων και προεδρικά έγγραφα.
Όταν τα δεδομένα φτάσουν στο τέλος του κύκλου ζωής τους, επιτρέπεται η καταστροφή. Η απόρριψη μπορεί να είναι κατάλληλη για σχέδια εγγράφων ή υλικών που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία επίσημων αρχείων. Τα διπλότυπα μπορεί επίσης να καταστραφούν αφού διατηρηθεί το πρωτότυπο σε κάποια μορφή. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ανεξάρτητους παρόχους υπηρεσιών για την παρακολούθηση της διάρκειας ζωής ενός ρεκόρ.
SmartAsset.