Το τιμολόγιο εντολής αγοράς είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται σε επιχειρηματικές συναλλαγές. Το όνομα αυτού του εγγράφου προέρχεται από το γεγονός ότι περιλαμβάνεται ένας αριθμός εντολής αγοράς. Αυτός ο αριθμός θα χρησιμοποιηθεί στη συνέχεια κατά τη διάρκεια της συναλλαγής. Είναι δυνατό να υπάρχουν πολλά τιμολόγια παραγγελίας αγοράς μεταξύ αγοραστή και πωλητή ανά πάσα στιγμή. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αγαθά ή για υπηρεσίες.
Για να είναι νόμιμη μια σύμβαση πρέπει να υπάρχει προσφορά και αποδοχή. Η ανταλλαγή χρημάτων και αγαθών μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή είναι σύμβαση. Σε μια τέτοια κατάσταση, το τιμολόγιο εντολής αγοράς μπορεί να θεωρηθεί ως προσφορά επειδή ο αγοραστής εκφράζει τη διάθεση να αγοράσει μια συγκεκριμένη ποσότητα ορισμένων αγαθών σε μια συγκεκριμένη τιμή. Ο προμηθευτής αποδέχεται με την εκπλήρωση της παραγγελίας, την έκδοση λογαριασμού και την πληρωμή.
Ένα τιμολόγιο εντολής αγοράς περιέχει γενικά πολλές πληροφορίες. Ο αγοραστής πρέπει να προσδιορίζεται με σαφήνεια, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας του. Εκτός από αυτό, συνήθως παρέχεται χώρος για τη διεύθυνση αποστολής, καθώς οι επιχειρήσεις ενδέχεται να έχουν περισσότερους από έναν τόπους λειτουργίας. Ο αριθμός εντολής αγοράς είναι μια πολύ σημαντική πληροφορία που συνήθως βρίσκεται στην κορυφή ή κοντά στην κορυφή του εγγράφου.
Το άτομο που κάνει την παραγγελία πρέπει να αναφέρεται στο τιμολόγιο. Γενικά περιλαμβάνονται ειδικοί όροι που ισχύουν για τη συναλλαγή. Η παραγγελία πρέπει να περιγράφεται διεξοδικά, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων των ειδών ή των υπηρεσιών, της ποσότητας, των αριθμών sku και των τιμών. Ο αγοραστής μπορεί επίσης να υπολογίσει φόρο, αποστολή και διακίνηση και άλλα έξοδα.
Ένα τιμολόγιο εντολής αγοράς μπορεί να προστατεύσει τόσο τον αγοραστή όσο και τον πωλητή. Για λογαριασμό του αγοραστή, υπάρχουν στοιχεία που ζήτησε συγκεκριμένο αριθμό συγκεκριμένων προϊόντων και περίμενε να πληρώσει μια καθορισμένη τιμή. Εάν ο πωλητής παρέχει άλλα προϊόντα ή υπηρεσίες ή προσπαθήσει να αυξήσει την τιμή, ο αγοραστής θα έχει ένα έγγραφο που καταγράφει την αρχική του προσφορά. Ο πωλητής προστατεύεται επειδή χωρίς ένα τέτοιο έγγραφο ο αγοραστής θα μπορούσε να ζητήσει αγαθά και στη συνέχεια να αρνηθεί να τα αποδεχτεί ή να τα πληρώσει.
Μπορεί να υπάρχουν πολλά τιμολόγια παραγγελίας αγοράς επειδή ένας αγοραστής μπορεί να κάνει νέες παραγγελίες πριν συμπληρωθούν οι προηγούμενες παραγγελίες. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι η συντήρηση του Charlie παίρνει συμβόλαιο για την αντικατάσταση μιας στέγης. Ο Τσάρλι μπορεί να χρησιμοποιήσει τιμολόγιο παραγγελίας αγοράς για να ζητήσει τις προμήθειες για τη δουλειά. Αργότερα εκείνη την ημέρα, ο Charlie’s Maintenance θα μπορούσε να πάρει άλλο συμβόλαιο για την επισκευή μιας αποβάθρας. Οι προμήθειες που απαιτούνται για αυτήν τη δουλειά πιθανότατα θα τοποθετηθούν σε διαφορετικό τιμολόγιο εντολής αγοράς.
Αυτό τονίζει τη σημασία του αριθμού εντολής αγοράς. Κάθε φορά που επικοινωνούν τα δύο μέρη, αυτός ο αριθμός θα χρησιμοποιείται γενικά για την εξάλειψη της σύγχυσης. Αυτό περιλαμβάνει όταν γίνονται ερωτήματα σχετικά με την κατάσταση της παραγγελίας, όταν αποστέλλονται ειδοποιήσεις για παραγγελία και όταν εκδίδονται λογαριασμοί.
SmartAsset.