Όταν μια εταιρεία αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες, συνήθως γίνεται μέσω εντολής αγοράς. Δεδομένου ότι μια εντολή αγοράς είναι μια νομική συμφωνία μεταξύ ενός αγοραστή και ενός πωλητή, είναι σημαντικό οι όροι της παραγγελίας να ορίζονται με σαφήνεια και ακρίβεια, προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν διαφωνίες μεταξύ των δύο μερών. Οι συνήθεις όροι παραγγελίας αγοράς περιλαμβάνουν το κόστος, την περιγραφή των υλικών, την αναμενόμενη ημερομηνία και τις υποχρεώσεις μεταφοράς.
Ένας από τους πιο σημαντικούς όρους της παραγγελίας αγοράς είναι το κόστος του αντικειμένου, το οποίο δείχνει πόσα είναι διατεθειμένος να πληρώσει ο αγοραστής για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες. Εάν ο παραλήπτης της παραγγελίας δεν μπορεί ή δεν πρόκειται να καλύψει το κόστος της παραγγελίας αγοράς, πρέπει να το δηλώσει στον αγοραστή. Εάν ο πωλητής προχωρήσει στην παραγγελία, υποχρεούται να πουλήσει το προϊόν στον αγοραστή στην τιμή που αναγράφεται στην εντολή αγοράς.
Μια καλή παραγγελία αγοράς έχει μια περιγραφή των υλικών που δεν αφήνει κανένα στοιχείο αμφιβολίας. Ο εκδότης μιας εντολής αγοράς θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένος για να αποφευχθεί οποιαδήποτε σύγχυση αργότερα. Τα αναμενόμενα αγαθά ή υπηρεσίες πρέπει να περιγράφονται με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες στο σώμα της παραγγελίας αγοράς.
Ο χρόνος διεκπεραίωσης είναι ένας άλλος από τους όρους της παραγγελίας αγοράς. Οι μεγάλοι κατασκευαστές, ή ακόμα και οι μικροί κατασκευαστές με απόθεμα ακριβώς στην ώρα τους, απαιτούν συχνά μεγάλους χρόνους παράδοσης για να διεκπεραιώσουν μια παραγγελία. Εάν ένας πωλητής δεν μπορεί να τηρήσει μια καθορισμένη προθεσμία, πρέπει να το υποδείξει στον αγοραστή και να μην αποδεχτεί την παραγγελία εκτός εάν ο χρόνος προθεσμίας είναι διαπραγματεύσιμος.
Το Freight On Board (FOB) είναι μια δημοφιλής συνθήκη παραγγελιών αγοράς. Αυτό υποδεικνύει ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη για το κόστος του ναύλου και από ποια τοποθεσία. Εάν ένας αγοραστής στη Νέα Υόρκη αγοράσει ένα φορτηγό με χαλιά από το Σαν Φρανσίσκο, οι όροι μπορεί να είναι “FOB New York City” που σημαίνει ότι ο πωλητής πρέπει να πληρώσει για το ναύλο για να φτάσει στη Νέα Υόρκη. Εάν οι όροι είναι “FOB San Francisco”, αυτό σημαίνει ότι ο αγοραστής είναι υπεύθυνος για το κόστος μεταφοράς. Οι όροι ναύλων είναι ιδιαίτερα δύσκολοι όταν πρόκειται για διεθνή ναυτιλία και ο αγοραστής και ο πωλητής πρέπει να είναι ξεκάθαροι για το ποιος πληρώνει δασμούς και φόρους καθώς και για την πραγματική διαμετακόμιση εμπορευμάτων.
Οι τυπικοί όροι πληρωμής στις ΗΠΑ είναι “Net 30”, που σημαίνει ότι ένα τιμολόγιο πρέπει να εξοφληθεί εντός 30 ημερών. Άλλοι τυπικοί όροι είναι «Net 15», «Net 60», «Net 90» ή «Lare On Receipt». Εάν μια παραγγελία αγοράς πληρώνεται με πιστωτική κάρτα, συνήθως δεν χρειάζεται να καθοριστούν οι όροι πληρωμής, αλλά θα πρέπει να διευκρινιστεί πότε γίνεται η επεξεργασία της πιστωτικής κάρτας για την παραγγελία.
Οι όροι παραγγελίας είναι διαπραγματεύσιμοι τις περισσότερες φορές. Με ένα μικρό δόσιμο και λαβή από τα μέρη τόσο του αγοραστή όσο και του πωλητή, οι όροι μιας παραγγελίας μπορούν να τροποποιηθούν για να κατευνάσουν κάθε μέρος. Ορισμένοι όροι παραγγελίας αγοράς είναι αδιαπραγμάτευτοι και ο αγοραστής ή ο πωλητής θα πρέπει να το υποδείξουν κατά την έναρξη της διαπραγμάτευσης.