Προκειμένου να επιλέξετε το καλύτερο πρότυπο παραγγελίας αγοράς, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι ενημερωτικές ανάγκες όλων των μερών που θα χρησιμοποιήσουν ή θα αναφερθούν στην εντολή αγοράς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιχείρηση ή ένας μεμονωμένος ιδιοκτήτης θα μπορεί να κάνει λήψη ενός βασικού προτύπου εντολής αγοράς που θα καλύπτει τις ανάγκες όλων των μερών που θα έρθουν σε επαφή με το έγγραφο. Σε άλλες περιπτώσεις, ένα πρότυπο παραγγελίας αγοράς μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει από τη βασική του μορφή ή να δημιουργηθεί από την αρχή, προκειμένου να καλυφθούν οι μοναδικές ανάγκες της εταιρείας που δημιουργεί εντολές αγοράς, καθώς και των μερών που θα λάβουν ή θα επεξεργαστούν την εντολή αγοράς. Εάν η παραγγελία αγοράς απαιτεί πολύ λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τα είδη που αγοράζονται – συμπεριλαμβανομένων στοιχείων όπως διαγράμματα ή άλλες παρόμοιες υποστηρικτικές πληροφορίες – το πρότυπο εντολής αγοράς μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει προκειμένου να δημιουργηθεί χώρος για αυτές τις πληροφορίες.
Υπάρχουν μερικές βασικές πληροφορίες που πρέπει να υπάρχουν σε κάθε πρότυπο παραγγελίας αγοράς. Πρώτον, θα πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον δύο διευθύνσεις στο πρότυπο εντολής αγοράς: η διεύθυνση του γραφείου που διαχειρίζεται εντολές αγοράς και η διεύθυνση της εταιρείας ή του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται η εντολή αγοράς. Εάν τα αντικείμενα που αγοράζονται πρέπει να αποσταλούν σε διεύθυνση διαφορετική από τη διεύθυνση του γραφείου, αυτή η διεύθυνση πρέπει να σημειώνεται επίσης στην επικεφαλίδα “Αποστολή προς”. Άλλες σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια παραγγελία αγοράς είναι το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας για το άτομο που κάνει την παραγγελία αγοράς, η ημερομηνία της παραγγελίας αγοράς, λεπτομερείς πληροφορίες για τα είδη που αγοράζονται και το συνολικό ποσό δολαρίου της παραγγελίας. Είναι επίσης σύνηθες για τις εταιρείες να χρησιμοποιούν αριθμούς παραγγελίας αγοράς για να παρακολουθούν τις παραγγελίες αγοράς τους, οπότε θα πρέπει να υπάρχει χώρος και για αυτές τις πληροφορίες.
Είναι επίσης σύνηθες για ένα πρότυπο εντολής αγοράς να περιλαμβάνει χώρο για την υπογραφή του αγοραστή. Ορισμένα πρότυπα περιλαμβάνουν επίσης μια ενότητα για σημειώσεις. Τέλος, ορισμένα πρότυπα παραγγελίας αγοράς περιλαμβάνουν επίσης μια θέση για την ημερομηνία ολοκλήρωσης της παραγγελίας. Εάν τα στοιχεία της παραγγελίας αγοράς πρέπει να παραδοθούν μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μέσα σε μια συγκεκριμένη οργή ημερομηνίας, μπορεί να υπάρχει χώρος για αυτό σε ένα πρότυπο εντολής αγοράς. Μόλις μια εταιρεία ή οργανισμός χρησιμοποιεί παραγγελίες αγοράς για κάποιο χρονικό διάστημα, μπορούν να αρχίσουν να τροποποιούν το πρότυπό τους μέχρι να καταλάβουν τι λειτουργεί καλύτερα.
SmartAsset.