Ο εικονικός τηλεφωνητής είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που χρησιμοποιείται από υπαλλήλους εξυπηρέτησης πελατών, όπως εικονικούς ρεσεψιονίστ, πράκτορες τηλεφωνικών κέντρων ή εκπροσώπους υπηρεσιών τηλεμάρκετινγκ, το οποίο τους δίνει τη δυνατότητα να πραγματοποιούν εξερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις χωρίς να εισάγουν αριθμό τηλεφώνου για κάθε κλήση. Αυτή η ηλεκτρονική συσκευή μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να καλεί έναν αριθμό τηλεφώνου πατώντας ένα συγκεκριμένο κουμπί. Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αυτόματης κλήσης για την αυτόματη επικοινωνία μεταξύ οποιωνδήποτε δύο σημείων σε ένα τηλεφωνικό δίκτυο, ο αντιπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να περιμένει μέχρι να ακούσει μια προκαθορισμένη απόκριση πριν χειριστεί την τηλεφωνική κλήση.
Οι εικονικοί τηλεφωνητές μπορούν να παρέχουν πολλές επιλογές λογισμικού, όπως η κατανόηση ενός ζωντανού ατόμου, τα σήματα απασχολημένου και η πρόσβαση σε ένα σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, ο τηλεφωνητής μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να συνεχίζει να καλεί ένα σήμα κατειλημμένου μέχρι να απαντήσει ένα ζωντανό άτομο. Επίσης, τα τηλεφωνικά μενού μπορούν να παρέχουν την επιλογή να μπουν στη λίστα «Μη Κλήσεις» και να αποφευχθεί η πιθανότητα επιβολής κυρώσεων σε μια εταιρεία. Ένα σύστημα χρονοδιαγράμματος μπορεί να δείχνει την ακριβή ημερομηνία και ώρα που πραγματοποιήθηκε μια τηλεφωνική κλήση και εάν η κλήση αντιμετωπίστηκε σωστά σύμφωνα με τις οδηγίες της εταιρείας.
Τα οικονομικά πλεονεκτήματα επιτυγχάνονται όταν χρησιμοποιείτε εικονικό dialer. Η παραγωγικότητα αυξάνεται καθώς πραγματοποιούνται περιορισμένες επαναλαμβανόμενες τηλεφωνικές κλήσεις από το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών σε ένα τηλεφωνικό κέντρο. Το προσωπικό του τηλεφωνικού κέντρου μπορεί να ανατεθεί σε διάφορους λογαριασμούς πελατών κατά τη διάρκεια μιας προγραμματισμένης βάρδιας εργασίας αντί για έναν μικρό αριθμό πελατών. Οι τιμές λογισμικού αυτόματης κλήσης μπορεί να κυμαίνονται ως προς το κόστος και τη διάρκεια υπηρεσίας με βάση τις ιδιαίτερες ανάγκες μιας εταιρείας.
Υπάρχουν διαφορετικές χρήσεις για ένα εικονικό dialer. Ένα προηχογραφημένο μήνυμα μπορεί να αναπαραχθεί χρησιμοποιώντας έναν εικονικό dialer μέχρι να δημιουργηθεί μια σύνδεση και ένας πιθανός πελάτης μπορεί να ακούσει μια λίστα επιλογών μενού πριν απαντήσει. Αυτή είναι μια κοινή επιλογή για δυνητικούς πελάτες πωλήσεων, όπως δυνητικούς πελάτες ασφάλισης, δυνητικούς πελάτες στεγαστικών δανείων και δυνητικούς πελάτες ακινήτων, ώστε να δοθεί σε έναν πιθανό πελάτη την ευκαιρία να μάθει περισσότερα για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μιας εταιρείας. Αυτό θα μείωνε τα έξοδα μιας εταιρείας, καθώς δημιουργείται μια στοχευμένη λίστα πελατών για μελλοντικές εκστρατείες μάρκετινγκ.
Μια άλλη επιλογή για έναν εικονικό τηλεφωνητή είναι μια μικρή επιχείρηση, όπως ένα ανθοπωλείο, ένας επαγγελματίας διοργανωτής ή ένα εστιατόριο που νοικιάζει σε μια πιθανή λίστα πελατών για να αυξήσει τις δραστηριότητες των διακοπών. Μπορείτε να καλέσετε πολλούς αριθμούς τηλεφώνου ταυτόχρονα έως ότου ένας πελάτης παραλάβει το τηλέφωνό του και ένας εκπρόσωπος της εταιρείας εξηγήσει τυχόν εκπτώσεις για τις διακοπές.
Η χρήση ενός εικονικού dialer εξοικονομεί χρόνο και χρήμα σε έναν οργανισμό που μπορεί να του επιτρέψει να εξορθολογίσει τις λειτουργίες του και να επενδύσει σε περισσότερο προσωπικό και τεχνολογία και να ανταγωνιστεί αποτελεσματικά σε μια παγκόσμια αγορά.