Οι διαγραφές είναι μια λογιστική στρατηγική που επιτρέπει τη μείωση της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου ή ως μέσο αφαίρεσης επισφαλών απαιτήσεων από τα οικονομικά αρχεία της επιχείρησης. Η χρήση μιας διαγραφής είναι μια εργασία που μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να διατηρήσει μια πιο ακριβή απογραφή της αξίας των κυκλοφορούντων περιουσιακών στοιχείων. Αυτό περιλαμβάνει το ποσό των κεφαλαίων που βρίσκονται επί του παρόντος στην ενότητα Λογαριασμοί Εισπρακτέοι των οικονομικών αρχείων.
Από καιρό σε καιρό, μια εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει μια κατάσταση όπου ένας πελάτης αντιμετωπίζει οικονομικές δυσκολίες και δεν είναι σε θέση να πληρώσει για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παρέχονται. Αυτό δημιουργεί μια κατάσταση όπου το τιμολόγιο για τις υπηρεσίες συνεχίζει να παραμένει στα βιβλία της εταιρείας ως περιουσιακό στοιχείο. Όταν καταστεί σαφές ότι δεν υπάρχει πιθανότητα είσπραξης στο ανεξόφλητο τιμολόγιο, είναι πλεονεκτικό για την εταιρεία να επιλέξει να διαγράψει το ποσό του τιμολογίου ως επισφαλή οφειλή.
Η διαγραφή λογαριασμού δεν είναι κάτι που συνήθως κάνει μια εταιρεία χωρίς να κάνει εύλογες προσπάθειες να εισπράξει το ανεξόφλητο χρέος. Μόλις καταβληθούν όλες οι εύλογες προσπάθειες και το χρέος παραμείνει απλήρωτο, η εταιρεία μπορεί να αποφασίσει ότι η συνέχιση του χρέους στα βιβλία θα κοστίσει τελικά περισσότερο σε φόρους, εργασία και άλλους πόρους από το συνολικό ποσό του χρέους. Όταν συμβαίνει αυτό, η εταιρεία θα επιλέξει να θεσπίσει διαγραφή. Αυτή η δήλωση μπορεί επίσης να έχει ως αποτέλεσμα τη χρήση του ποσού της επισφαλούς οφειλής ως διαγραφή φόρου, η οποία μπορεί με τη σειρά της να μειώσει το ποσό των οφειλόμενων φόρων για την περίοδο κατά την οποία έγινε η δήλωση.
Σε άλλες περιπτώσεις, οι διαγραφές μπορεί να επιτραπούν να μειώσουν την αξία ενός περιουσιακού στοιχείου ώστε να αντικατοπτρίζουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τη μείωση της αγοραίας αξίας καθώς το περιουσιακό στοιχείο μεγαλώνει. Η διαγραφή σε μηχανήματα παραγωγής ή εξοπλισμό γραφείου είναι παραδείγματα για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η διαγραφή, καθώς και τα δύο αυτά περιουσιακά στοιχεία μειώνονται σε αξία και λειτουργικότητα με την πάροδο του χρόνου. Η διαδικασία διαγραφής σε πολλές κατασκευαστικές εταιρείες θα απαιτήσει εσωτερικές διαδικασίες που ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη δήλωση του εξοπλισμού και των σχετικών εξαρτημάτων να είναι παρωχημένα, επιτρέποντας τη διαγραφή των στοιχείων ως έκπτωση στους φόρους.