Ένας ανώτερος διευθυντής αγορών επιβλέπει τη διαδικασία προμήθειας μιας εταιρείας. Καθορίζει τις πολιτικές και τις διαδικασίες με τις οποίες το προσωπικό μπορεί να αγοράζει αγαθά και υπηρεσίες από εξουσιοδοτημένους προμηθευτές. Ως ανώτερος διευθυντής, είναι υπεύθυνος για την ομαλή λειτουργία της απόκτησης αγαθών και υπηρεσιών από την εταιρεία που χρειάζεται για να λειτουργήσει, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού διαδικασιών, των διαγωνισμών, της ανάθεσης συμβάσεων και της αξιολόγησης.
Η προμήθεια είναι η επισημοποίηση της διαδικασίας αγοράς ενός οργανισμού. Αντί να επιτρέπει στο προσωπικό να κάνει αγορές από διάφορες πηγές κατά την κρίση τους, η εταιρεία δημιουργεί μια ομάδα εξουσιοδοτημένων προμηθευτών από τους οποίους το προσωπικό μπορεί να κάνει αγορές. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να διαπραγματευτεί τις καλύτερες τιμές, να δημιουργήσει ένα σταθερό επίπεδο ποιότητας και να αποτρέψει τη σύγκρουση συμφερόντων. Επιπλέον, η προμήθεια απλοποιεί τις αγορές, αφού οι εξουσιοδοτημένοι προμηθευτές τοποθετούνται σε μια βάση δεδομένων της εταιρείας και διαχειρίζονται κεντρικά.
Το τμήμα αγορών ή προμηθειών της εταιρείας καθοδηγείται συνήθως από έναν ανώτερο διευθυντή αγορών που εποπτεύει ένα προσωπικό αντιπροσώπων ή διαχειριστών αγορών. Αυτός ο ανώτερος διευθυντής είναι υπεύθυνος για τον καθορισμό των πολιτικών και διαδικασιών αγοράς της εταιρείας, οι οποίες συνήθως κωδικοποιούνται σε ένα εγχειρίδιο της εταιρείας. Αναμένεται να ενημερώνεται για τις βέλτιστες πρακτικές στον τομέα των προμηθειών και να εφαρμόζει αυτά τα πρότυπα στο σύστημα αγορών της εταιρείας. Ο ανώτερος διευθυντής προμηθειών ασχολείται επίσης συχνά με την εκπαίδευση του προσωπικού του τμήματος αγορών και την εκπαίδευση του τακτικού προσωπικού στη σωστή διαδικασία αγοράς.
Λειτουργικά, ο ανώτερος διευθυντής αγορών και το προσωπικό του είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη πηγών εφοδιασμού ανταποκρινόμενων στις επιχειρηματικές ανάγκες. Πρέπει να δημιουργήσει ένα σύστημα για τον εντοπισμό των αγοραστικών αναγκών της εταιρείας σε συνεχή βάση και στη συνέχεια να ερευνήσει προμηθευτές που μπορούν να καλύψουν αυτές τις ανάγκες. Η διαδικασία εντοπισμού νέων πηγών αγορών συνεχίζεται ακόμη και μετά την επιλογή ενός προμηθευτή. Υπάρχει επίσης η πιθανότητα ένας νέος προμηθευτής να προσφέρει καλύτερη τιμή ή εμπορεύματα υψηλότερης ποιότητας, οπότε ο ανώτερος διαχειριστής αγορών πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις πιο πρόσφατες επιλογές.
Οι ανώτεροι διαχειριστές αγορών εποπτεύουν επίσης ολόκληρη τη ροή εργασιών προμηθειών. Αυτό περιλαμβάνει προγραμματισμό αγορών, θέτοντας τις λεπτομέρειες των αναγκών αγοράς της εταιρείας στους πωλητές για προσφορές και ανάθεση συμβάσεων. Ο ανώτερος διευθυντής πιθανότατα θα εμπλακεί προσωπικά στις διαπραγματεύσεις για την ενίσχυση των όρων της σύμβασης, διασφαλίζοντας ότι η εταιρεία λαμβάνει την καλύτερη δυνατή τιμή.
Στο τέλος, οι διαχειριστές αγορών σε ανώτερα επίπεδα τείνουν να εμπλέκονται στην αξιολόγηση των πωλητών μόλις ανατεθεί η σύμβαση. Ο ανώτερος διαχειριστής αγορών διασφαλίζει ότι οι εγκεκριμένοι προμηθευτές συμμορφώνονται με τις διατάξεις σχετικά με το κόστος, το χρονοδιάγραμμα παράδοσης και τα πρότυπα ποιότητας που καθορίζονται στη σύμβαση. Παρακολουθεί την ικανοποίηση του προσωπικού από εγκεκριμένους προμηθευτές και αναπτύσσει ένα σύστημα αξιολόγησης, ώστε να υπάρχει ένας ποσοτικός μηχανισμός για την αξιολόγηση της απόδοσης όταν αναμένεται ανανέωση της σύμβασης ενός προμηθευτή.