Ο διαχειριστής ιατρικών αρχείων είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη των συστημάτων ιατρικών αρχείων ενός νοσοκομείου, κλινικής ή ιατρικού κέντρου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διαχείριση προσωπικού που εκτελεί οποιοδήποτε αριθμό εργασιών για να διασφαλίσει ότι τα ιατρικά αρχεία είναι ασφαλή και διατηρούνται σύμφωνα με τυχόν ισχύοντα πρότυπα ή κανονισμούς. Οι διαχειριστές πρέπει να σχεδιάζουν και να κατευθύνουν το έργο των μελών του προσωπικού και να παρέχουν κάθε απαραίτητη εκπαίδευση. Ο τύπος τήρησης ιατρικών αρχείων και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται συχνά καθορίζονται από τον διαχειριστή. Ο διαχειριστής ιατρικών αρχείων πρέπει να είναι σε θέση να διατηρεί καλές σχέσεις εργασίας με δικηγόρους, νομικό προσωπικό, υπαλλήλους κρατικών υπηρεσιών και άλλους επαγγελματίες προκειμένου να εξασφαλίσει την πληρωμή.
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές αυτής της θέσης είναι ο σχεδιασμός, η διεύθυνση και η αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του προσωπικού των ιατρικών αρχείων. Ένας διαχειριστής ιατρικών αρχείων θα πάρει συνήθως συνεντεύξεις από άτομα για να καλύψει διάφορες θέσεις προσωπικού ή να κάνει συστάσεις για την πρόσληψη προσωπικού. Η παροχή καθοδήγησης ή η λήψη πειθαρχικών μέτρων αποτελούν επίσης μεγάλο μέρος των καθημερινών ευθυνών για αυτήν τη δουλειά. Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να εκπαιδεύσει τα μέλη του προσωπικού να εκτελούν τα ιδιαίτερα καθήκοντά τους και στους πολλούς κανονισμούς σχετικά με τη διατήρηση των ιατρικών αρχείων, την εμπιστευτικότητα, τη διατήρηση, την επεξεργασία και τη δημοσίευση των αρχείων.
Μια άλλη ευθύνη του διαχειριστή ιατρικών αρχείων είναι η διαμόρφωση κατάλληλων διαδικασιών και πολιτικών σχετικά με το περιεχόμενο, το απόρρητο και την επεξεργασία των ιατρικών αρχείων. Αυτό μπορεί να απαιτεί τη χρήση ψηφιακού ή αυτοματοποιημένου συστήματος αρχειοθέτησης ιατρικών αρχείων, προετοιμασία συνοπτικών αναφορών για τη διαχείριση και διατύπωση διαδικασιών σχετικά με τη διατήρηση ιατρικών αρχείων που παρέχονται από διαχειριζόμενους παρόχους φροντίδας. Ένας διαχειριστής ιατρικών αρχείων μπορεί επίσης να επιλέξει εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών προμηθευτή που είναι απαραίτητοι για την αντιγραφή και τη μεταγραφή ιατρικών αρχείων και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης αυτών των προμηθευτών με τους κανονισμούς σχετικά με το απόρρητο των πληροφοριών ασθενών. Για να ενημερωθείτε για τις τελευταίες μεθόδους και κανονισμούς που ισχύουν για τα ιατρικά αρχεία, ένας διαχειριστής μπορεί επίσης να χρειαστεί να παρακολουθήσει συνεχή εκπαίδευση και να διατηρήσει τα διαπιστευτήριά του ως εγγεγραμμένος διαχειριστής πληροφοριών υγείας.
Ο διαχειριστής ιατρικών αρχείων πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσει και να ερμηνεύσει τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς που αφορούν τις μεθόδους επεξεργασίας και το απόρρητο. Οι διαχειριστές πρέπει να είναι σε θέση να ασχολούνται με δικηγόρους, κυβερνητικούς αξιωματούχους, επαγγελματίες συνομηλίκους, ακόμη και με το ευρύ κοινό σε τακτική βάση. Αυτό απαιτεί από έναν διαχειριστή να μπορεί να επικοινωνεί αποτελεσματικά με πολλά διαφορετικά άτομα. Μία από τις μεγαλύτερες ευθύνες αυτής της εργασίας είναι η διασφάλιση του απορρήτου των πληροφοριών που περιέχονται στην ιατρική. Η συμμόρφωση με τους νόμους που αφορούν τους ιατρικούς φακέλους διασφαλίζει τη σωστή και έγκαιρη πληρωμή ή επιστροφή χρεώσεων και τελών από τρίτους πληρωτές.