Υπάρχουν πολλές θέσεις γραφείου στον ιατρικό τομέα. Ένας επόπτης ιατρικών αρχείων είναι υπεύθυνος για την οργάνωση και τη συντήρηση τμήματος ιατρικών αρχείων. Συντονίζει όλες τις δραστηριότητες του προσωπικού του τμήματος, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης, χρέωσης, κωδικοποίησης, εξυπηρέτησης πελατών και πολλών άλλων έργων.
Ένας επόπτης ιατρικών αρχείων μπορεί να προγραμματίσει βάρδιες εργασίας του προσωπικού, να προσλάβει προσωπικό και να εκπαιδεύσει προσωπικό. Η συνέντευξη με πιθανό προσωπικό είναι ένα συστατικό της εργασίας. Η ανάθεση ή η μετατόπιση καθηκόντων και ο προγραμματισμός των καθημερινών λειτουργιών ενός γραφείου είναι τυπικά καθήκοντα που μπορεί να κάνει ο επόπτης. Συνήθως συνεργάζεται με ιατρικούς κωδικοποιητές, ιατρικούς λογαριασμούς και άλλους επαγγελματίες στον ιατρικό τομέα σε τακτική βάση.
Η επίβλεψη όλων των καθηκόντων των εργαζομένων είναι ένα θεμελιώδες μέρος της εργασίας του επόπτη ιατρικών αρχείων. Πρέπει να προσπαθήσει να διατηρήσει τον ποιοτικό έλεγχο, καθώς και το ηθικό των εργαζομένων στο χώρο εργασίας. Αν και συνήθως έχουν πτυχίο πληροφοριών υγείας ή υψηλότερα προσόντα, οι επόπτες συχνά σχεδιάζουν τις δικές τους στρατηγικές για την επιτυχή ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων.
Όπως και οι περισσότερες άλλες ιατρικές εργασίες, αυτή περιλαμβάνει μια σταθερή ροή γραφειοκρατίας. Τεκμηρίωση καθημερινών δραστηριοτήτων, παράπονα, απουσίες εργαζομένων και άλλα θέματα σημειώνονται σε καθημερινή βάση. Οι αξιολογήσεις των επιδόσεων για τους εργαζόμενους πραγματοποιούνται τακτικά. Οι επόπτες συνήθως ελέγχουν τις αναλύσεις γραφημάτων και άλλα έγγραφα για σφάλματα καθώς και την επικαιρότητα. Τεκμηριώνουν επίσης διάφορες παρατυπίες, όπως ελλιπείς ιατρικούς χάρτες.
Όταν ένα τμήμα ιατρικών αρχείων αντιμετωπίζει μια καταγγελία πελατών, ο επιβλέπων ιατρικών αρχείων είναι συνήθως υπεύθυνος για την επίλυση. Τέτοιες καταγγελίες μπορεί να προέρχονται από παράβαση του νόμου περί φορητότητας και λογοδοσίας για την ασφάλιση υγείας ή HIPPA. Μια παράβαση του HIPAA μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές νομικές διαδικασίες, επομένως η επιβλέπουσα θα πρέπει να κάνει ό, τι περνά από το χέρι της για να αποτρέψει ένα τέτοιο περιστατικό.
Εκτός από τη συμπλήρωση εντύπων, οι επόπτες ιατρικών αρχείων συχνά βοηθούν στη δημιουργία ή την αναθεώρησή τους. Αυτές οι εξελίξεις ή αναθεωρήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν γενικές τροποποιήσεις, προσθήκη νέων οδηγιών ή νόμων ή δημιουργία εντελώς νέων εγγράφων για νέες διαδικασίες ή γιατρούς. Είναι επίσης συχνά υπεύθυνοι για τη διασφάλιση ότι όλοι οι ισχύοντες ομοσπονδιακοί, πολιτειακοί και πρακτορικοί νόμοι, καθώς και οι κανονισμοί που έχουν θεσπιστεί από τρίτους πληρωτές, τηρούνται όλοι εντός μιας εγκατάστασης.
Κατά τη διάρκεια δικαστικών διαδικασιών, οι επόπτες ιατρικών αρχείων είναι μερικές φορές υπεύθυνοι για την παροχή αποδεικτικών στοιχείων. Μπορεί να τους ζητηθεί να υποβάλουν καταθέσεις ή να καταθέσουν για την εγκυρότητα οποιωνδήποτε ιατρικών αρχείων. Στο εργαστήριο, ένας επόπτης ιατρικών αρχείων μπορεί να επιβλέπει τις διαγνωστικές εργασίες, την εγγραφή και τις μεταγραφές που διεξάγονται.