Γνωστός και ως διαχειριστής εφοδιαστικής αλυσίδας, ο διαχειριστής εφοδιασμού είναι επαγγελματίας που επιβλέπει τη διαδικασία εντοπισμού και ασφάλισης υλικών που απαιτούνται για τη διατήρηση της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, ο διαχειριστής συνήθως συμμετέχει στην επιλογή των προμηθευτών, στον καθορισμό οδηγιών για την παραγγελία και τη διανομή υλικών και στη διαχείριση της διαδικασίας που χρησιμοποιείται για τη διανομή αυτή. Συχνά, ένας διευθυντής επιδιώκει να κατανοήσει τη ροή της προσφοράς και της ζήτησης μέσα στην εταιρεία και να προσαρμόσει ανάλογα τη διαδικασία παραγγελίας και διανομής.
Η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας συνήθως επιδιώκει να διαχειριστεί την απόκτηση και την πιο αποτελεσματική χρήση υλικών, έτσι ώστε η εταιρεία να επωφεληθεί από τη σταθερή παραγωγή χωρίς να χρειάζεται να διατηρήσει υψηλά αποθέματα που υπόκεινται σε φόρους. Για το λόγο αυτό, ο διαχειριστής προμηθειών θα αναπτύξει συχνά διαδικασίες αγοράς που βασίζονται στο ποσοστό χρήσης των υλικών που αποκτήθηκαν κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης περιόδου παραγωγής. Αυτό βοηθά τον διευθυντή να γνωρίζει πότε πρέπει να αναδιατάξει οποιοδήποτε από τα υλικά που χρειάζονται, ώστε να φτάσουν εγκαίρως για να διατηρήσουν το ρυθμό παραγωγής, αλλά όχι τόσο νωρίτερα ώστε να δημιουργήσουν φορολογική υποχρέωση για την επιχείρηση.
Η διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού περιλαμβάνει συνήθως στενή αλληλεπίδραση μεταξύ του διαχειριστή εφοδιασμού και των διαφόρων περιοχών ή τμημάτων που εμπλέκονται στη διαδικασία παραγωγής. Αυτή η επικοινωνία είναι το κλειδί για να βεβαιωθείτε ότι οι τρέχουσες οδηγίες αγορών συμβαδίζουν με τις ανάγκες για πρώτες ύλες. Εάν η παραγωγή περιοριστεί για κάποιο λόγο, ο διαχειριστής θα προσαρμόσει τις οδηγίες αγοράς είτε για να αγοράσει λιγότερο από ένα δεδομένο υλικό είτε για να αγοράσει το ίδιο ποσό σπανιότερα. Με τον ίδιο τρόπο, ο διευθυντής προμήθειας θα προσαρμόσει προς τα πάνω τον αριθμό των μονάδων που αγοράστηκαν ή τη συχνότητα των παραγγελιών εάν ενημερωθεί ότι η παραγωγή θα αυξηθεί.
Προκειμένου να διαχειριστεί τη διαδικασία της προσφοράς και της ζήτησης εντός της λειτουργίας, ένας διευθυντής εφοδιασμού δημιουργεί θετικές σχέσεις εργασίας με πωλητές και προμηθευτές. Η σημασία αυτών των σχέσεων απεικονίζεται εύκολα όταν προκύπτουν ασυνήθιστες συνθήκες που απαιτούν κάποιο είδος δράσης εκτός του κανόνα. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρηση λάβει μια μεγάλη παραγγελία πελάτη που πρέπει να συμπληρωθεί σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα, ο διευθυντής μπορεί να απευθυνθεί σε έναν προμηθευτή με αίτημα ειδικής παραγγελίας πρώτων υλών που απαιτεί ταχεία παράδοση. Αν υποθέσουμε ότι η σχέση είναι ισχυρή μεταξύ του διαχειριστή και του πωλητή, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ο πωλητής να είναι πιο ευγενικός να λάβει μέτρα για να τιμήσει αυτό το ασυνήθιστο αίτημα.
Επειδή οι ανάγκες παραγωγής είναι πιθανό να αλλάξουν γρήγορα, ένας διαχειριστής προμήθειας αξιολογεί συνεχώς τον τρέχοντα ρυθμό χρήσης όλων των προμηθειών και προσαρμόζει ανάλογα την παραγγελία. Με αυτόν τον τρόπο αποτρέπεται η συσσώρευση υλικών που δεν είναι πιθανό να χρειαστούν για μεγάλα χρονικά διαστήματα, ενώ βεβαιώνεστε ότι τα υλικά που χρειάζεστε πιο συχνά είναι πάντα στο χέρι. Εκτός από τη διατήρηση χαμηλών αποθεμάτων για φορολογικούς σκοπούς, αυτή η διαδικασία συμβάλλει επίσης στη διατήρηση του γενικού χρέους της επιχείρησης εντός λογικής.
Ένας διαχειριστής προμήθειας είναι επίσης πιθανό να επιβλέπει αυτό που είναι γνωστό σε πολλές βιομηχανίες ως απογραφή κύκλου. Ουσιαστικά, πρόκειται για περιοδική φυσική καταμέτρηση διαφόρων υλικών με εσωτερικούς κωδικούς ή ονομασίες. Αυτή η διαδικασία καθιστά δυνατή την προσαρμογή των υπολοίπων αποθέματος που μπορεί να προκύψουν λόγω της αποτυχίας των τμημάτων να τηρούν τις κατάλληλες διαδικασίες για τη συλλογή πρώτων υλών από την αποθήκευση, υλικά που έχουν υποστεί ζημιά κατά την αποθήκευση ή άλλους παράγοντες που επηρεάζουν τον αριθμό των χρησιμοποιούμενων υλικών. Η προσαρμογή βοηθά στη διατήρηση του χρονοδιαγράμματος παραγγελιών σε καλό δρόμο και διασφαλίζει ότι δεν θα παρεμποδιστεί η παραγωγή λόγω έλλειψης διαθέσιμων πρώτων υλών.